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Plano de Atividades QUAR Serviços Administrativos da Provedoria de Justiça (março de 2023) 1  ÍNDICE • Introdução • Valores • Organograma • Recursos Recursos Humanos Recursos Financeiros Recursos Tecnológicos • Objetivos dos Serviços SG QUAR - Objetivos Estratégicos e Operacionais 2  INTRODUÇÃO De acordo com o disposto na Lei Orgânica da Provedoria de Justiça – Decreto-Lei n.º 80/2021, de 6/10 - o Secretário-Geral coadjuva o Provedor de Justiça na gestão administrativa e financeira da Provedoria de Justiça. Nos termos do mesmo diploma, os serviços administrativos estão na dependência do Secretário-Geral, com exceção dos que prestam apoio pessoal ao Gabinete do Provedor de Justiça e aos Provedores-adjuntos. O regime dos serviços administrativos na dependência direta do Secretário-Geral encontra-se desenvolvido no Regulamento n.º 246/2022, de 11/03. A atividade dos serviços administrativos, sem prejuízo da especificidade da organização da Provedoria de Justiça, deve obedecer a um enquadramento antecipado e sistematizado na linha de atuação da generalidade dos serviços da Administração Pública. Esta planificação permite a previsão de recursos necessários à execução das atividades previstas, incluindo os recursos financeiros e a sua distribuição pelas respetivas rúbricas orçamentais. Permite também a avaliação do serviço enquanto tal e a avaliação dos seus trabalhadores, como uma cadeia de ações interligadas e indissociáveis. Com efeito, a avaliação dos dirigentes e restantes trabalhadores só se compreende na perspetiva das atividades do serviço que dirigem e onde se encontram integrados, assim se podendo enquadrar as respetivas responsabilidades individuais e os objetivos a atingir por cada um e por todos na prossecução de uma missão comum. A sistematização prévia das atividades permite, em suma, uma avaliação objetiva e lógica. A elaboração do presente documento configura, pois, um guia orientador que, não deixando de salvaguardar as especialidades que decorrem da natureza e organização próprias dos serviços de apoio do Provedor de Justiça, é elaborado de acordo com os princípios inscritos no Decreto-Lei n.º 183/96, de 27 de setembro, que regula os termos a que deve obedecer a elaboração do plano de atividades dos serviços e organismos da Administração Pública, e na Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, que estabelece o sistema integrado de gestão e avaliação do desempenho na Administração Pública. Este documento foi elaborado tendo igualmente presentes as normas da Lei do Orçamento de 2023 e os recursos humanos, tecnológicos, documentais e financeiros de que a Provedoria de Justiça dispõe. E, constituindo uma primeira experiência, teve como especiais preocupações ser simples, congregador, realista e servir como um ponto de partida, sujeito, também por isso, a um contínuo aperfeiçoamento. A sua formulação resulta dos contributos de todos os dirigentes e coordenadora técnica dos serviços administrativos da Provedoria de Justiça. A recente mudança de titular do cargo de Secretário-Geral da Provedoria de Justiça não permitiu a aprovação do documento em presença em tempo mais recuado e oportuno, mas, dada a relevância do QUAR e do Plano de Atividades, não se prescindiu da sua elaboração. 3  VALORES Na prossecução das suas funções, os serviços administrativos pautam a sua ação pelos seguintes valores e princípios: • Visão Os serviços administrativos atuam no único sentido de apoio à atividade do Provedor de Justiça e dos restantes serviços de apoio a este órgão do Estado. E esse apoio deve ser oportuno, fundamentado, legal e eficiente. • Boas práticas: O trabalho acompanha os desafios, novas metodologias e novos meios para a sua realização no respeito pelas boas práticas que o devem pautar num esforço de melhoria contínua, quer do trabalhador, quer da organização. • Transparência e Imparcialidade: A transparência implica a prestação da informação exigida para a resolução de cada processo, e essa exigida ação transparente, e também imparcial, abrange as relações internas e as relações com entidades exteriores. • Trabalho em Equipa: O trabalho em equipa constitui a base de concretização dos objetivos de serviço, porque permite o fluir do conhecimento e informação e deste modo motiva cada um pela consciência de participar no mesmo sentido de obtenção de resultados comuns e na sua efetiva realização. • Trabalho autónomo e responsável: O trabalho exige uma responsabilização individual, donde, o trabalho em equipa não pode deixar de privilegiar a autonomia e o sentido individual do dever e da realização. 4  RECURSOS DA PROVEDORIA DE JUSTIÇA Correntes Capital Recursos Financeiros 6.225.433,00€ 4.974.567,00€ Dotação orçamental 2023 Lugares Lugares Ocupados Recursos Humanos previstos (Mapa de Pessoal/recursos humanos disponíveis) 118 89 31/12/2022 Recursos da infraestrutura informática Servidores, comunicações, redes, computadores, sítio na internet e intranet. Aplicações Informáticas SINGAP (QUIDGEST) - Gestão de RH e Financeiros mais relevantes EDOCLINK 5  ORGANOGRAMA PROVEDOR DE JUSTIÇA Gabinete (Chefe de Provedores Gabinete, Adjuntos Adjuntos (3), Técnicos (2) Especialistas (3), Secretariado, Motoristas. Departamentos AIG MNP GRI GEP Mecanismo Gabinete de Gabinete de Área de Secretário-Geral Nacional de Direito e Estudos e Intervenção Prevenção Relações Projetos Geral Internacionais Unidade A Unidade B Unidade D Unidade C Direitos, Trabalho e Direitos Liberdades Direitos Direitos Culturais e Triagem e Garantias Sociais Económicos Direitos das DSA e Fiscalidade Futuras Gerações Direção de Serviços de Administração Dotação de 6 Coordenadores e 40 assessores Apoio administrativo à AIG, Triagem e Unidades temáticas DRPAI N-CID DGITIC DBDA DRHE DCPA Divisão de Linhas de Divisão de Gestão atendimento Divisão de Divisão de Divisão de Relações Informática e Biblioteca, Recursos Contabilidade Públicas, Criança Tecnologias de Documentação Humanos e Património e Atendimento e Cidadão Idoso Informação e e Arquivo Expediente Aprovisionamento Informação Cidadão com Comunicação Deficiência 6  MAPA DE PESSOAL DOS SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS - Lugares previstos SECRETARIA GERAL CARGOS LUGARES PREVISTOS DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE Diretor de Serviços 1 ADMINISTRAÇÃO Técnico Superior 3 DIVISÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS, Chefe de Divisão 1 ATENDIMENTO E INFORMAÇÃO Técnico superior 5 Linha da Criança, do Idoso e do Cidadão com Técnico superior 2 Deficiência – N-Cid Chefe de Divisão 1 DIVISÃO DE BIBLIOTECA, DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO Técnico superior 1 Assistente técnico 1 DIVISÃO DE GESTÃO INFORMÁTICA E Chefe de Divisão 1 TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO Especialista de Informática 3 Técnico de Informática 2 DIVISÃO DE RECURSOS HUMANOS E Chefe de Divisão 1 EXPEDIENTE Técnico superior 1 Assistente técnico 5 DIVISÃO DE CONTABILIDADE, Chefe de Divisão 1 PATRIMÓNIO E APROVISIONAMENTO Técnico superior 2 Assistente técnico 2 Coordenador técnico 1 SERVIÇOS DE APOIO ADMINISTRATIVO Assistente técnico 17 Assistente operacional 4 SECÇÃO DE APOIO À EXTENSÃO DA MADEIRA Assistente técnico 1 7  Objetivos Estratégicos (OE) Define-se para os serviços administrativos um conjunto de objetivos estratégicos, que configuram objetivos plurianuais por corresponderem a orientações que não se esgotarão num ano e que guiarão as suas atividades até que ocorra a sua alteração. OE 1 – Valorização das pessoas - Valorizar as competências internas através do desenvolvimento do potencial humano: contínua promoção do conhecimento e capacitação dos dirigentes, chefias e restantes trabalhadores e sua mobilização e envolvimento para a contínua melhoria de procedimentos e atuações. A valorização das pessoas também inclui a daquelas que se dirigem à Provedoria de Justiça, incluindo-se neste OE o acolhimento que é realizado no serviço de Relações Públicas, Atendimento e Informação, bem como o atendimento e encaminhamento nas linhas de apoio da Provedoria de Justiça e ainda na receção e tratamento administrativo dos processos das unidades temáticas pela secção de processos. Inclui ainda todos os que contactam e interagem com as unidades transversais dos serviços administrativos, sejam pessoas individuais ou coletivas e independentemente da sua natureza pública ou privada e seja qual for o motivo. OE 2 – Valorização da Gestão/Qualidade dos serviços administrativos - Melhorar a qualidade dos serviços prestados em cumprimento das competências, procedimentos e formalidades exigidas e facilitação de canais de cooperação enquanto unidades de apoio ao órgão Provedor de Justiça, aos Provedores Adjuntos, ao Gabinete e aos Departamentos; planear os recursos humanos e financeiros de forma integrada e direcionada aos objetivos definidos, seguindo os princípios da racionalização, da simplificação administrativa e da inovação; modernização da base de dados da biblioteca para uso interno e uniformização de processos de trabalho na utilização de aplicações informáticas comuns. OE 3 – Valorização da conservação documental e da inovação - Apostar na conservação do acervo documental e na sua divulgação e reforçar a atualização tecnológica e segurança informática - Reforçar o tratamento dos recursos documentais e de arquivo para divulgação interna e externa, bem como robustecer a utilização integrada e segura das tecnologias e da rede informática, propiciando a interoperabilidade entre serviços. 8  Objetivos Operacionais (OO) Os objetivos operacionais encontram-se definidos no Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) dos serviços administrativos. A sua classificação encontra-se distribuída pelos parâmetros de Eficácia, Eficiência e Qualidade. No QUAR e no Plano de Atividades não estão especificamente nomeadas duas vertentes que correspondem a grandes prioridades de 2023 com impacto nas exigências de resposta dos serviços administrativos: mudança de instalações e reestruturação interna decorrente da Lei Orgânica, em especial dos Departamentos. Sem prejuízo, a atuação que venha a ser requerida nestas áreas encontra-se distribuída pelos objetivos fixados para qualquer das unidades orgânicas, sem necessidade de referência expressa a cada uma das referidas vertentes. A mudança de instalações exige a concertação de esforços de todos para a realização das tarefas necessárias a uma transição com a menor perturbação na execução das funções desenvolvidas na Provedoria de Justiça. Implica apuramento de múltiplas, e em muitos casos, novas, necessidades e adequada resposta, o que obrigatoriamente envolve coesão, co- responsabilização, organização, e especial atenção à necessidade de conter a despesa no perímetro da legalidade e da racionalidade. Quanto à concretização da reestruturação interna, embora seja expectável que tenha impacto nas exigências de resposta dos serviços administrativos, tais exigências não deixam de estar inseridas no âmbito geral das suas funções. Assim, num caso e noutro, a multiplicidade de ações, embora dependentes de planificação, não podem ser antecipadas à data da elaboração do presente documento para autonomização de concretos objetivos operacionais. A atuação que venha a ser requerida aos serviços administrativos não deixa, no entanto, de estar plasmada e distribuída pelos objetivos que se fixam no presente documento. 9  Objetivos Operacionais Unidade Orgânica Meta Tolerância Valor crítico Ind 1 – Utilização da 90% 5% 20% DCPA plataforma eletrónica de contratação pública para os novos procedimentos sempre que exigido na lei (a partir do 3.º trimestre) Ind 2 – Planificação e 100% 10% 20% DRHE concretização de pelo menos duas ações de formação/capacitação para cada trabalhador dos serviços Eficácia administrativos, de (55%) acordo com as suas funções Ind 3 – celeridade e 24h 48h Igual ou DGITIC resolução dos superior problemas reportados a 72h em help desk Ind 4 – n.º de ações de 100% 10% 30% DBDA catalogação, registo e arquivamento e de divulgação do património bibliográfico na mesma semana da sua entrada Ind 5 – n.º de 95% 5% 20% DRPAI atendimentos E LINHAS presenciais e telefónicos sem queixas formalizadas dos utentes a que seja superiormente dada continuidade; n.º de atendimentos com o encaminhamento realizado na mesma semana (Linhas) 10  Ind 6 – atividade 90% 10% 20% Secção processual da secção (exceciona-se o de de processos: n.º de n.º de entradas Processos fluxos tratados no cujo mês deve ser igual ao processamento n.º dos entrados obedeceu a nesse mesmo mês. orientações diversas do respetivo coordenador. Ind 1 – Orientações no 90% 10% 20% DCPA âmbito da realização de despesa com vista à sua racionalização e à poupança; utilização de dois exemplos com resultados positivos. Ind 2 – Realização do 100% 20% 30% DGITIC Eficiência plano de (30%) cibersegurança com ações de melhoria nos procedimentos de segurança informática Ind.3 – 100% - - DRHE Implementação de serviço de medicina, saúde e segurança no trabalho Ind 4 – veiculação de 100% 10% 20% DBDA orientações aos colaboradores para utilização da base de dados na versão tecnológica Ind 5 - a) Mensal: 5% 20% DRPAI a) Esclarecimentos considerando o E sem necessidade de n.º total de LINHAS recurso ao assessor atendimentos, o (DRPAI) n.º de respostas b) Diminuição do sem recurso às tempo de assessorias há de encaminhamento do ser maior do que assunto (Linhas) o n.º de atendimentos com aquele recurso; b) mensal: tempo médio avaliado em maio de 2023 e tempo médio em 11  cada mês seguinte (devendo este ser menor). Ind 6 – Melhorar a 95% 5% 10% Secção avaliação do número de de entradas e tempos Processos de processamento a cargo da secção. Ind 1 – Apresentação 100% - - DRHE de manual sobre formação e de levantamento de necessidades Ind 2 – Apresentação 100% - - DCPA de manual boas Qualidade práticas na (15%) contratação pública Ind 3 – Gestão 100% 10% 20% DBDA tecnológica da base de dados da Biblioteca Ind 4 – Otimização do 80% 5% 10% Secção trabalho com ganhos de de tempo com Processos utilização das novas funcionalidades do EDOC Ind 5 – Apoio à 100% 10% 20% DGITIC utilização do EDOC (correspondendo para aproveitamento à ausência de de todas as suas insistências de funcionalidades apoio ou queixas) Ind 6 – sistematização 90% 5% 20% DRPAI de exemplos de boas E práticas para LINHAS realização de manual do atendimento e encaminhamento 12