Portaria n.º 1197/2010

Portaria n.º 1197/2010 iii) Para a Escócia: de 26 de Novembro Governo Escocês, UE & Ramo do Direito Interna- cional, 2W St. Andrew’s House, Edinburgh EH 1 3DG, O crescente aumento da documentação arquivada na Escócia, Reino Unido; telefone: + 44(131)2444827; fax: Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça justifica a adopção + 44(131)2444848. de critérios específicos de conservação permanente e de inutili- zação de documentos, em ordem à adequada gestão dos espaços Pessoa a contactar: de arquivo e à salvaguarda da documentação com interesse. Martin McPheely; telefone + 44(131)2444827; e-mail: A possibilidade de proceder à eliminação de conjuntos martin.mcpheely@scotland.gsi.gov.uk. documentais sem interesse representa inúmeras vantagens, Diário da República, 1.ª série — N.º 230 — 26 de Novembro de 2010 5357 quer em termos de racionalização dos procedimentos de mente as leis, despachos e regulamentos, cujos prazos de gestão documental e de gestão de espaços quer em termos conservação são contados a partir do momento em que o de eficácia e de rentabilização de meios. documento deixa de estar em vigor. Neste contexto, a presente portaria visa, assim, regulamentar a avaliação, selecção, determinação dos prazos de conservação 4.º administrativa e a eliminação dos documentos produzidos Tabela de selecção pela Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados. 1 — A tabela de selecção, que constitui o anexo I da pre- Nestes termos, e ao abrigo do disposto na alínea a) do sente portaria, fixa os prazos de conservação administrativa n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de e consigna de forma sintetizada as disposições relativas ao Dezembro: destino final dos documentos de arquivo da IGSJ. Manda o Governo, pelos Ministros da Justiça e da Cul- 2 — A tabela de selecção deve ser submetida a revi- tura, o seguinte: sões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental. Artigo 1.º 3 — Para efeitos do disposto nos n.ºs 1 e 2, deve a IGSJ É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivís- obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo tica da Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça, que se coordenador da política arquivística nacional, mediante publica em anexo à presente portaria e da qual faz parte proposta devidamente fundamentada e expressa nas folhas integrante. de recolha de dados, adiante designadas FRD, remetidas em formato electrónico. Artigo 2.º 5.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação. Selecção O Ministro da Justiça, Alberto de Sousa Martins, em 1 — A selecção dos documentos a conservar permanen- 12 de Novembro de 2010. — A Ministra da Cultura, Maria temente em arquivo definitivo deve ser efectuada de acordo Gabriela da Silveira Ferreira Canavilhas, em 16 de com as orientações estabelecidas na tabela de selecção. Novembro de 2010. 2 — Deve ser sempre conservado o exemplar principal da série, excepto se vier expressa indicação contrária na REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA tabela de selecção. DA INSPECÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DE JUSTIÇA 3 — Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte 1.º original, excepto nos casos cuja substituição seja previa- mente autorizada nos termos do n.º 3 do artigo 10.º Âmbito de aplicação O presente Regulamento é aplicável à documentação 6.º produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e Remessa de documentos competências pela Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça adiante designada por IGSJ. 1 — As remessas dos documentos para o serviço de arquivo intermédio, da entidade ou em sistema de exter- 2.º nalização, devem ser efectuadas de acordo com a periodi- Avaliação cidade que a IGSJ vier a determinar, expressa no manual de arquivo. 1 — O processo de avaliação dos documentos do 2 — Os documentos e ou a informação contida em su- arquivo da IGSJ tem por objectivo a determinação do seu porte de substituição cujo valor arquivístico justifiquem valor arquivístico, com vista à fixação do seu destino final: a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de a conservação permanente ou eliminação. selecção, devem ser remetidos para o serviço de arquivo 2 — Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante de- definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de signada por DGARQ, a determinação do destino final dos conservação administrativa. documentos, sob proposta da IGSJ. 3 — As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais. 3.º 4 — Nas remessas devem ser assegurados os pressu- Prazos de conservação administrativa postos técnicos de conservação dos documentos das etapas subsequentes. 1 — Por prazo de conservação administrativa entende- -se o período sob o qual os documentos ficam sob respon- 7.º sabilidade da IGSJ. 2 — Cabe à IGSJ a atribuição dos prazos de conservação Formalidades das remessas administrativa dos documentos. 1 — As remessas dos documentos mencionados no 3 — Os referidos prazos de conservação administrativa artigo anterior devem obedecer às seguintes formalidades: são contados a partir da conclusão dos processos ou da data dos documentos, quando se trate de documentos integrados a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título em colecção, de registos ou de dossiers. de prova; 4 — Para efeitos do disposto no número anterior, b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de exceptuam-se os documentos dispositivos, nomeada- remessa destinada à identificação e controlo da documen- 5358 Diário da República, 1.ª série — N.º 230 — 26 de Novembro de 2010 tação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada sível mediante autorização expressa da DGARQ, a quem pelas partes envolvidas no processo; compete a definição dos seus pressupostos técnicos. c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devol- 11.º vido ao serviço de origem; Microfilme para substituição do suporte d) O triplicado será provisoriamente utilizado no serviço de arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de 1 — A microfilmagem é feita na observância das normas descrição documental, após ter sido conferido e comple- técnicas definidas pela ISO (International Organization tado com as referências topográficas e demais informação for Standardization), de forma a garantir a integridade, pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do autenticidade, segurança e durabilidade da informação respectivo inventário. no novo suporte. 2 — Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emen- 2 — Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os das nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que constam do anexo II da presente portaria. que ponham em causa a sua integridade e autenticidade. 3 — Os microfilmes devem conter termos de abertura 8.º e de encerramento, autenticados com assinatura e carimbo Eliminação de documentos do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de 1 — A eliminação dos documentos aos quais não for suportes, bem como a descrição dos documentos e todos reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade conservação permanente, deve ser efectuada logo após definidos pela ISO. o cumprimento dos respectivos prazos de conservação 4 — De todos os rolos produzidos deve ser elaborada: administrativa fixados na tabela de selecção. 2 — A eliminação dos documentos pode ser feita antes a) Ficha descritiva com os dados relativos à documen- de decorridos os prazos referidos no número anterior, desde tação microfilmada; que os documentos sejam microfilmados de acordo com b) Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, quí- o disposto no artigo 11.º mico e arquivístico do novo suporte documental produzido. 3 — Sempre que os documentos a eliminar não estejam mencionados na tabela de selecção é necessária autorização 5 — Os procedimentos da microfilmagem, conservação expressa da DGARQ. e consulta dos microfilmes devem ser definidos em regu- 4 — A decisão sobre o processo de eliminação deve lamento próprio da IGSJ. atender a critérios de confidencialidade e racionalidade 6 — A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se de meios e custos. o direito de realizar testes aos filmes executados. 7 — As cópias obtidas a partir de microcópia auten- 9.º ticada têm a força probatória do original, nos termos do Formalidades da eliminação disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro. 1 — A eliminação de documentos deve obedecer às seguintes formalidades: 12.º a) Ser acompanhada de um auto de eliminação que fará Documentação electrónica prova do abate patrimonial; b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo diri- 1 — Os documentos gerados em meio electrónico aos gente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo quais for reconhecido valor arquivístico definido na tabela responsável do arquivo; de selecção são conservados nesse meio desde que seja c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o expressa e inequivocamente assegurada a sua preservação, original no serviço que procede à eliminação, sendo o fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e duplicado remetido à DGARQ. acessibilidade. 2 — No cumprimento do disposto no número anterior, 2 — O modelo do auto de eliminação é o constante do deve a IGSJ obter, mediante um plano de preservação anexo III da presente portaria. digital elaborado de acordo com as recomendações para a gestão de arquivos electrónicos da DGARQ, o parecer 10.º favorável desta Direcção-Geral. Substituição do suporte 13.º 1 — A substituição de documentos originais, em suporte Acessibilidade e comunicabilidade de papel, por outro suporte, deve ser realizada quando funcionalmente justificável. O acesso e comunicabilidade do arquivo da IGSJ devem 2 — A selecção do suporte de substituição é da res- atender a critérios de confidencialidade da informação, ponsabilidade da IGSJ devendo ter em consideração o definidos internamente, em conformidade com a lei geral. valor probatório do suporte e as garantias de preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e 14.º acessibilidade. Auditoria 3 — Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de Compete à DGARQ auditar a execução do disposto na documentação de conservação permanente apenas é pos- presente portaria.  ANEXO I Diário da República, 1.ª série — N.º 230 — 26 de Novembro de 2010 Tabela de selecção Classe e subclasse Número de Prazo de conservação Título da Série e Subsérie Destino final Observações referência administrativa ORGANIZAÇÂO E FUNCIONAMENTO 1 Processo de leis orgânicas e diplomas complementares 1 C Estrutura orgânica e funcional Conservar uma 2 Despachos 3 C colecção no serviço emissor 3 Delegações de competências 1 C Conservar uma 4 Ordens de serviço 3 C colecção no serviço emissor Conservar uma 5 Circulares 3 C colecção no serviço emissor 6 Notas de serviço internas 3 E Actos de Direcção Conservar uma 7 Regulamentos Internos 1 C colecção no serviço emissor 8 Actas de reuniões 3 C 9 Processos de reuniões 3 E PLANEAMENTO Conservar actas e Planos, Programas e Projectos 10 Projectos internos 2 CP relatório final de cada projecto Conservar versão 11 Candidaturas a programas governamentais 1 CP final Planeamento de actividades 12 Planos anuais de actividades 2 C 13 Processo de definição de objectivos das unidades orgânicas 2 C Controlo Interno de Actividades 14 Relatórios anuais de actividades 2 C 15 Relatórios indicadores de gestão 3 C Planeamento de Recursos Humanos 16 Balanço social 2 C CONSULTADORIA E ASSESSORIA TÉCNICA 17 Informações e pareceres 3 C Assessoria Jurídica 18 Estudos 3 C 19 Pareceres sobre reclamações e recursos hierárquicos 2 C ACTIVIDADES DE CONTROLO 20 Processos de inspecções 3 C 5359 Inspecções e Auditorias 21 Processos de auditorias 3 C  5360 Classe e subclasse Número de Prazo de conservação Título da Série e Subsérie Destino final Observações referência administrativa Inquéritos, SindicânciasÂe Peritagens Conservar 22 Processos de inquéritos e/ou sindicâncias 3 CP relatório final Acção Disciplinar a) Após trânsito 23 Processos disciplinares 1 a) C em julgado RELAÇÕES INSTITUCIONAIS 24 Queixas, reclamações e denúncias 5 C Relação Estado/Cidadão Queixas, reclamações e denúncias dos estabelecimentos 25 5 C prisionais Relação com outros Organismos e Pessoas 26 Acordos 1 C Colectivas 27 Protocolos 1 C INFORMAÇÂO E DOCUMENTAÇÂO Processos de divulgação de informação na página institucional 28 5 E Gestão de Conteúdos sítio/web 29 Processos de divulgação de informação na intranet 3 E Gestão de Documentação Arquivo 30 Processo de elaboração de portaria de gestão de documentos 1 E b)Após elaboração 31 Autos de entrega e guias de remessa 1b) E de inventário final 32 Autos de eliminação 1 C 33 Manuais de procedimentos para gestão de arquivos 2 E Diário da República, 1.ª série — N.º 230 — 26 de Novembro de 2010 34 Requisições de documentos de arquivo 2 E Copiador de correspondência expedida e recebida 35 3 E 36 Protocolos de correspondência 2 E 37 Registo de correspondência entrada (Base de dados) 2 C 38 Registo de correspondência saída (Base de dados) 2 C SISTEMAS E TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO 39 Apoio ao utilizador (help desk) 2 E Apoio à Gestão do STIC Gestão de Produtos c)Após a 40 Licenças de software 1c) E caducidade da licença Infra-estrutura Tecnológica e da Cópias de segurança dos sistemas operativos e das bases de 41 2 meses E Informação e Comunicação dados RECURSOS HUMANOS Conservar actas e Recrutamento e Progressão Processos de concursos internos e externos de pessoal lista de ordenação 42 1 CP final 43 Processos de contratos individuais de trabalho 1 C Diplomas de provimento, termos de posse, aceitação e 44 1 C nomeação 45 Processos de destacamento, requisição, transferência 2 E 46 Progressões de escalão 5 E 47 Louvores 1 E  Diário da República, 1.ª série — N.º 230 — 26 de Novembro de 2010 Classe e subclasse Número de Prazo de conservação Título da Série e Subsérie Destino final Observações referência administrativa  Processos de reclassificação e reconversão de funcionários Informação 48 2 E recuperada na série 49 Candidaturas espontâneas 2 E Avaliação e Desempenho 50 Processos do conselho coordenador de avaliação 5 C 51 Processo de avaliação de funcionários 5 C 52 Processos de reclamação e recurso da avaliação 2 E 53 Dossier de apoio de implementação do SIADAP 2 E Processos, Registos e Meios de Processos individuais de funcionários d)Após 54 d) 10 E Identificação aposentação Processos individuais de pessoal contratado 55 1 C Processos individuais de estagiários 56 1 E Prestação, Suspensão e Cessação do Listas mensais de assiduidade 2 E 57 Trabalho 58 Mapas anuais de assiduidade 2 E 59 Livro de ponto 2 E 60 Faltas e licenças 2 E 61 Atestados médicos 2 E 62 Mapas de férias 2 E 63 Lista de antiguidade 3 C 64 Pedidos de aposentação 2 E Acidentes em serviço Processos de acidentes em serviço 5 CP Informação recuperável na 65 série processos individuais Desenvolvimento de carreiras Planeamento de efectivos 2 C 66 Relações laborais 67 Relações sindicais 2 C Remunerações, abonos e descontos Processo de vencimentos 68 10 E 69 Ajudas de custo 5 E 70 Guias de vencimento 10 E 71 Descontos: ADSE 10 E 72 Descontos: CGA 10 E 73 Descontos: IRS 10 E 74 Penhoras judiciais 10 C 75 Alterações de vencimentos 10 E PATRIMÓNIO, INSTALAÇÕES E 76 Processos de aquisições de bens e serviços 15 E RECURSOS MATERIAIS Aprovisionamento 77 Inventários Em actualização permanente E Gestão de bens móveis 78 Processos de transferência de bens 3 E 5361  5362 Classe e subclasse Número de Prazo de conservação Título da Série e Subsérie Destino final Observações referência administrativa  Conservar auto de 79 Processo de cedência de bens móveis 3 CP cedência 80 Guias de transporte 2 E Conservar auto de 81 Processo de abate de bens móveis 5 CP abate Gestão de veículos e) Após abate da 82 Processos de viaturas 1e) E viatura Conservar auto de 83 Processos de abate de viaturas 3 CP abate Gestão de imóveis 84 Inventários e plantas de instalações 2 C 85 Seguros 2 E Manutenção e Conservação de imóveis e 86 Processos de reparação/manutenção 3 E instalações 87 Processo de obras 5 E 88 Requisições de material 2 E GESTÃO ORÇAMENTAL 89 Preparação do Orçamento 5 C Recursos Financeiros 90 Execução Orçamental 10 E 91 Alterações orçamentais 10 E 92 Pedidos de autorização de pagamentos (PAP) 10 C 93 Pedidos de libertação de créditos (PLC) 10 E Diário da República, 1.ª série — N.º 230 — 26 de Novembro de 2010 94 Mapas e documentos justificativos das despesas efectuadas 10 E 95 Extractos bancários 10 E 96 Processos de deslocações 10 E Constituição, reconstituição, liquidação e gestão dos fundos de 97 10 E maneio 98 Conta de gerência 10 C Diário da República, 1.ª série — N.º 230 — 26 de Novembro de 2010 5363 ANEXO II Dimensão Total (em metros lineares) Auto de entrega N.º Tipo Título Cota Datas Extremas (a preencher em duplicado) Aos …… dias do mês de ……………... de .............. (1), no ............................ (2) perante ....................... (3) e ............................. (4), dando cumprimento ............................. (5) , procedeu-se à ............................ (6) da documentação proveniente de ........................... (7) conforme consta na Guia de Remessa em anexo que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto. O identificado conjunto documental ficará sob a custódia de ......................... (8) e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação. Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado, e assinado pelos representantes das duas entidades. .............................. (9) , ......... de .............................. de ................ (10) O representante de O representante de (11) (12) ANEXO III (Assinatura) (Assinatura) Auto de eliminação ____________________________ (1) - Data. (2) - Designação da entidade destinatária. (3) - Nome e cargo do responsável da entidade remetente. (4) - Nome e cargo do responsável da entidade destinatária. (5) - Diploma legal ou despacho que autoriza o acto. (6) - Natureza do acto: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc. (7) - Designação da entidade remetente. (8) - Designação da entidade destinatária. (9) - Local. (10) - Data. (11) - Designação da entidade remetente. (12) - Designação da entidade destinatária. Guia de remessa de documentos (a preencher em triplicado) Entidade Remetente Entidade Destinatária Remessa de Saída n.º: Remessa de Saída n.º: Data: Data: Responsável: Responsável: Identificação do Arquivo Fundo: Série: Tabela de Selecção  Refª: Datas Extremas: Número e Tipo de Unidades de Instalação Pastas Caixas Livros Maços Rolos Outros Suporte Documental Papel Microfilme Magnético Outro 5364 Diário da República, 1.ª série — N.º 230 — 26 de Novembro de 2010 MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, DO DESENVOLVIMENTO RURAL E DAS PESCAS