Diário da República n.º 68, 1.º suplemento

I SÉRIE DIÁRIO DA REPÚBLICA Quinta-feira, 5 de Abril de 2007 Número 68 ÍNDICE SUPLEMENTO Ministérios das Finanças e da Administração Pública e da Cultura Portaria n.o 401-A/2007: Aprova o Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral do Orçamento . . . . . . . . . . . . . . . . . 2218-(2) 2218-(2) Diário da República, 1.a série — N.o 68 — 5 de Abril de 2007 MINISTÉRIOS DAS FINANÇAS E DA ADMINISTRAÇÃO 3.o PÚBLICA E DA CULTURA Selecção 1 — A selecção dos documentos a conservar perma- o Portaria n. 401-A/2007 nentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGO, de acordo com as orientações estabelecidas de 5 de Abril na tabela de selecção. O crescente aumento da documentação produzida e 2 — Os documentos aos quais for reconhecido valor recebida na Direcção-Geral do Orçamento justifica a arquivístico devem ser conservados em arquivo no adopção de critérios específicos de conservação perma- suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja nente e de inutilização de documentos, em ordem ade- previamente autorizada, nos termos do n.o 2 do quada à gestão dos espaços de arquivo e à salvaguarda artigo 10.o do presente Regulamento. de documentação com interesse histórico. Nestes termos e ao abrigo das disposições conjugadas 4.o da alínea a) do n.o 1 do artigo 1.o do Decreto-Lei Tabela de selecção n.o 447/88, de 10 de Dezembro, do n.o 2 do artigo 2.o do Decreto-Lei n.o 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) 1 — A tabela de selecção consigna e sintetiza as dis- do artigo 3.o do Decreto-Lei n.o 16/93, de 23 de Janeiro, posições relativas à avaliação documental. ouvido o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do 2 — A tabela de selecção deve ser submetida a revi- Tombo: sões, com vista à sua adequação às alterações da pro- Manda o Governo, pelos Ministros das Finanças e dução documental. da Administração Pública e da Cultura, o seguinte: 3 — Para efeitos do disposto no n.o 2, deve a DGO 1.o É aprovado o Regulamento Arquivístico da Direc- obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto orga- ção-Geral do Orçamento no que se refere à avaliação, nismo coordenador da política arquivística nacional, selecção e eliminação da sua documentação, em anexo mediante proposta devidamente fundamentada. à presente portaria e da qual faz parte integrante. 2.o A presente portaria entra em vigor no dia seguinte 5.o ao da sua publicação. Remessas para arquivo intermédio O Ministro de Estado e das Finanças, Fernando Tei- xeira dos Santos, em 7 de Março de 2007. — A Ministra 1 — Findos os prazos de conservação em fase activa, da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima, em a documentação com reduzidas taxas de utilização 26 de Fevereiro de 2007. deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selec- ção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo ANEXO intermédio. 2 — As remessas dos documentos para arquivo inter- REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA DIRECÇÃO-GERAL médio devem ser efectuadas de acordo com a perio- DO ORÇAMENTO dicidade que a DGO vier a determinar. 1.o 6.o Âmbito de aplicação Remessas para arquivo definitivo O presente Regulamento é aplicável a toda a docu- 1 — Os documentos e ou a informação cujo valor mentação produzida e recebida no âmbito das suas atri- arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, buições e competências pela Direcção-Geral do Orça- de acordo com a tabela de selecção, deverão ser reme- mento, adiante designada por DGO. tidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação. 2.o 2 — As remessas não podem pôr em causa a inte- Avaliação gridade dos conjuntos documentais. 1 — O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DGO tem por objectivo a determinação do 7.o seu valor para efeitos da respectiva conservação per- Formalidades das remessas manente ou eliminação, findos os respectivos prazos de 1 — As remessas dos documentos mencionados nos conservação em fase activa e semi-activa. artigos 5.o e 6.o devem obedecer às seguintes for- 2 — É da responsabilidade da DGO a atribuição dos malidades: prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi-activa. a) Ser acompanhadas de um auto de entrega a título 3 — Os prazos de conservação são os que constam de prova; da tabela de selecção do anexo I do presente Regu- b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia lamento. de remessa destinada à identificação e controlo da docu- 4 — Os referidos prazos de conservação são contados mentação remetida, obrigatoriamente rubricada e a partir do momento em que os processos, colecções, autenticada pelas partes envolvidas no processo; registos ou dossiers encerram em termos administrativos. c) A guia de remessa é feita em triplicado, ficando 5 — Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre o original no serviço destinatário, sendo o duplicado do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determi- devolvido ao serviço de origem; nação do destino final dos documentos, sob proposta d) O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo da DGO. intermédio ou definitivo como instrumento de descrição Diário da República, 1.a série — N.o 68 — 5 de Abril de 2007 2218-(3) documental, após ter sido conferido e completado com b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo diri- as referências topográficas e demais informação per- gente do serviço ou organismo em causa, bem como tinente, só podendo ser eliminado após a elaboração pelo responsável do arquivo; do respectivo inventário. c) O referido auto é feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o 2 — Os modelos referidos nas alíneas anteriores são duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento. os que constam do anexo II do presente Regulamento. 2 — O modelo de auto de eliminação referido nas 8.o alíneas anteriores consta do anexo III do presente Eliminação Regulamento. 1 — A eliminação dos documentos aos quais não for 10.o reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua Substituição do suporte conservação permanente, deve ser efectuada logo após 1 — A substituição do suporte dos documentos é feita o cumprimento dos respectivos prazos de conservação de forma que fique clara, expressa e inequivocamente fixados na tabela de selecção. 2 — Sem embargo da definição dos prazos mínimos garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, de conservação estabelecidos na tabela de selecção, as durabilidade e consulta de acordo com as normas téc- instituições podem conservar por prazos mais dilatados, nicas da International Standard Organization, abrevia- a título permanente ou temporário, global ou parcial- damente designada por ISO. mente, as séries documentais que entenderem, desde 2 — A substituição de suporte dos documentos a que que não prejudique o bom funcionamento dos serviços. alude o n.o 2 do artigo 3.o só pode ser efectuada mediante 3 — A eliminação dos documentos que não estejam parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.o 2 do mencionados na tabela de selecção carece de autori- artigo 5.o do Decreto-Lei n.o 121/92, de 2 de Junho. zação expressa no IAN/TT. 4 — A decisão sobre o processo de eliminação deve 11.o atender a critérios de confidencialidade e racionalidade Acessibilidade e comunicabilidade de meios utilizados, custos envolvidos e metodologias ecológicas de preservação do ambiente. O acesso e comunicabilidade do arquivo da DGO atenderá a critérios de confidencialidade da informação, 9.o definidos internamente, em conformidade com a lei Formalidades da eliminação geral. 1 — As eliminações dos documentos mencionados no 12.o artigo 8.o devem obedecer às seguintes formalidades: Fiscalização a) Ser acompanhadas de um auto de eliminação que Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução fará prova do abate patrimonial; do disposto no presente Regulamento. ANEXO I Tabela de selecção de documentos Nº Subdivisão Funcional Série e subsérie Documental Prazo de Destino Ref. Conservação Final Fase Fase Activa Semi- activa SERVIÇOS CENTRAIS Organização e Regulamentação Projectos de diploma e de instruções 1 Preparação da Lei do Orçamento de Estado E1 1 ano 2 anos C2 2 Preparação do Decreto-Lei de Execução Orçamental 1 ano 2 anos E 3 Preparação de Outros Diplomas legais 1 ano 2 anos E 4 Circulares DGO 3 anos 2 anos C 5 Despachos 3 anos 2 anos C 6 Notas e informações 3 anos 2 anos C 2218-(4) Diário da República, 1.a série — N.o 68 — 5 de Abril de 2007 Nº Subdivisão Funcional Série e subsérie Documental Prazo de Destino Ref. Conservação Final Fase Fase Activa Semi- activa SERVIÇOS CENTRAIS Informações e pareceres 7 3 anos 3 anos C Pareceres Jurídicos 8 3 anos 3 anos C3 Contencioso - elementos 9 1 ano 2 anos E Conselhos, Comis-sões e Grupos de Trabalho Participação em Conselhos, Comissões e Grupos de Trabalho 10 2 anos 3 anos E4 C5 Planeamento e Controlo de Actividades 11 Planos de actividades 2 anos 1 ano C6 12 Relatórios de actividades 2 anos 1 ano C6 Estudos de Finanças Públicas Elaboração das Contas das Administrações Públicas Óptica Contabilidade Pública Elaboração do Orçamento do Estado 13 4 anos 3 anos E1 Quadros e análises C2 14 Inputs dos Organismos 4 anos 3 anos E Elaboração da Conta Geral do Estado 15 4 anos 3 anos E1 Quadros e análises C2 16 Inputs dos Organismos 4 anos 3 anos E Óptica Contabilidade Nacional Reportes no âmbito do Procedimento dos Défices excessivos 17 Quadros e análises 4 anos 3 anos C 18 Inputs dos Organismos 4 anos 3 anos E Reportes no âmbito da Dívida trimestral 19 Quadros e análises 4 anos 3 anos E 20 Inputs dos Organismos 4 anos 3 anos E Acompanhamento da Execução Orçamental 21 Quadros e análises 4 anos 3 anos E 22 Inputs dos Organismos 4 anos 3 anos E 23 Fornecimento de dados estatísticos 4 anos 3 anos E 24 Estudos e pareceres 4 anos 3 anos C Diário da República, 1.a série — N.o 68 — 5 de Abril de 2007 2218-(5) Nº Subdivisão Funcional Série e subsérie Documental Prazo de Destino Ref. Conservação Final Fase Fase Activa Semi- activa SERVIÇOS CENTRAIS Orçamento do Estado 25 1 ano 2 anos E1 Documentação de suporte à preparação do OE C2 26 Projectos de orçamento 1 ano 2 anos E Execução orçamental 27 1 ano 2 anos E7 Acompanhamento e controlo da execução orçamental C8 Conta Geral do Estado 28 E1 Documentos preparatórios da elaboração da CGE 2 anos 3 anos C2 29 2 anos 3 anos E1 Relatório da CGE C2 Contas de Gerên-cia da Administra-ção Local 30 Contas de Gerência 1 ano 3 anos E Auditoria 31 Processos de auditorias 1 ano 2 anos E 32 Relatórios de auditorias, intervenções temáticas e outras acções de 2 anos 3 anos C3 auditoria 33 Súmulas de auditorias 2 anos 3 anos C3 34 Planos de auditorias 2 anos 3 anos C3 35 Processos gerais – pedidos de informação 1 ano 1 ano E Expediente 36 Copiadores do Gabinete DGO 3 anos 2 anos C 37 Copiadores: Órgãos e Serviços da DGO 3 anos 2 anos E 38 Copiadores de ofícios dos Serviços 1 ano 2 anos E 39 Copiadores de informações 1 ano 2 anos E 40 Copiadores de notas internas 1 ano 2 anos E 41 1 ano 1 ano E Guias de remessa do correio Arquivo 42 Guias de Remessa 3 anos 2 anos C 43 Autos de Entrega 3 anos 2 anos C 44 Autos de Eliminação 3 anos 2 anos C Recursos Humanos: Planeamento Recrutamento e selecção de pessoal 45 Candidaturas espontâneas 1 ano 1 ano E 2218-(6) Diário da República, 1.a série — N.o 68 — 5 de Abril de 2007 Nº Subdivisão Funcional Série e subsérie Documental Prazo de Destino Ref. Conservação Final Fase Fase Activa Semi- activa SERVIÇOS CENTRAIS 46 Concursos de pessoal 3 anos 2 anos E 47 Balanço Social 3 anos 2 anos C 48 Situação e movimentação de pessoal 3 anos 2 anos E 49 Pareceres jurídicos 2 anos 4 anos C3 Formação 50 Planos de formação 2 anos 1 ano C E9 51 Relatórios de execução da formação 2 anos 1 ano C10 Acções de formação Processo de acreditação como entidade 52 3 anos 3 anos E formadora Dossiers de candidatura a financiamentos 53 2 anos 1 ano C comunitários Dossiers técnico-pedagógicos no âmbito das 54 2 anos 1 ano E11 candidaturas a financiamentos comunitários 55 Dossiers contabilísticos no âmbito das 2 anos 1 ano E candidaturas a financiamentos Comunitários 56 Manuais de formação 2 anos 1 ano E Recursos Humanos: Controlo e Gestão E12 57 Processos individuais de funcionários 4 anos 7 anos C13 58 Listas de antiguidade 2 anos 3 anos C 59 Fichas de assiduidade 2 anos 1 ano E6 60 IRS 1 ano 1 ano E 61 ADSE 2 anos 1 ano E 62 Arquivo geral de pessoal 1 ano 1 ano E Recursos Materiais e Financeiros Orçamento de funcionamento 63 Preparação do orçamento 3 anos 7 anos C14 64 Execução orçamental: alterações orçamentais 3 anos 7 anos E PIDDAC 65 Processo do orçamento 3 anos 7 anos C14 66 Alterações orçamentais 3 anos 7 anos E Processos de despesas 67 Propostas OE, PIDDAC e Fundos Comunitários 3 anos 7 anos E Diário da República, 1.a série — N.o 68 — 5 de Abril de 2007 2218-(7) Nº Subdivisão Funcional Série e subsérie Documental Prazo de Destino Ref. Conservação Final Fase Fase Activa Semi- activa SERVIÇOS CENTRAIS Fundos Comunitários 2 anos 1 ano E Autorizações de pagamento OE, PIDDAC e Fundos 68 3 anos 7 anos E Comunitários 69 Mapas mensais do sistema – OE e PIDDAC 3 anos 7 anos E15 70 Ficheiro de dados SIC - OE e PIDDAC - envio 1 ano 2 anos E 71 Ficheiro de dados SIC – OE e PIDDAC - retorno 3 anos 7 anos E 72 Cabimentação dos concursos 2 anos 3 anos E 73 Guias de reposição 2 anos 3 anos E 74 PLC – Pedidos de libertação de créditos 3 anos 7 anos E15 Fundo de maneio 75 Processos de despesas 3 anos 7 anos E 76 Autorizações de pagamento 3 anos 7 anos E 77 Extractos bancários 3 anos 7 anos E 78 Mapas de controlo 3 anos 7 anos E 79 Conta de Gerência 3 anos 7 anos C Economato e Património 80 Aquisições de bens e serviços 3 anos 7 anos E11 81 Requisições internas 1 ano 1 ano E6 82 Inventário 3 anos 2 anos E6 83 Cedência e abate de bens 3 anos 2 anos E 84 Contratos 3 anos 2 anos E 85 Contratos de assistência técnica 3 anos 2 anos E 86 Viaturas 3 anos 2 anos E 87 Segurança Social: mapas de remunerações 3 anos 7 anos E Correspondência 88 Correspondência com a Secretaria Geral 1 ano 2 anos E 89 Correspondência com fornecedores 1 ano 2 anos E 1 Eliminar a documentação de suporte de carácter provisório e perecível. 2 Conservação permanente da versão objecto de publicação. 3 Conservação permanente em suporte digital. 4 Eliminar a documentação de suporte. 5 Conservação permanente das actas e relatórios finais. 6 As cópias de controlo existentes nas Delegações deverão ser eliminadas ao fim de um ano. 7 Eliminar a documentação em suporte papel. 8 Conservar o Boletim Informativo de Síntese da Execução Orçamental; Conservação permanente em suporte digital dos restantes trabalhos. 9 Eliminar os relatórios trimestrais. 10 Conservar permanentemente os relatórios anuais. 11 As cópias de controlo existentes nos serviços devem ser anualmente eliminadas. 12 Eliminar os elementos enquadrados em dados pessoais, abonos diversos, férias, faltas, faltas e licenças, acções de formação, ADSE, Serviços Sociais e Declarações. Note-se ainda que as cópias de controlo existentes nas Delegações bem como a documentação atinente a Juntas Médicas deverão ser eliminadas ao fim de dois anos uma vez que os originais, objecto de conservação permanente, se encontram na Divisão de Pessoal. 13 Conservar permanentemente a documentação síntese da história biográfica e profissional de cada funcionário. 14 Conservar permanentemente a versão final. 15 Estes prazos reportam-se aos mapas acumulados de Dezembro devendo todos os outros ser eliminados anualmente. 2218-(8) Diário da República, 1.a série — N.o 68 — 5 de Abril de 2007 Tabela de selecção de documentos Nº Subdivisão Funcional Série e subsérie Documental Prazo de Destino Ref. Conservação Final Fase Fase Activa Semi- activa DELEGAÇÕES Elaboração do orçamento 90 Elaboração do orçamento: orçamentos dos Serviços 1 ano 2 anos E Execução do orçamento 91 2 anos 1 ano E3 Pedidos de libertação de créditos Alterações orçamentais/ antecipações de duodécimos/ realização e 92 1 ano 2 anos E classificação de despesas Cativos da Lei 93 Descativações 2 anos 1 ano E 94 Reafectações 2 anos 1 ano E Estornos 95 2 anos 1 ano E 96 Vistos do DPP 2 anos 1 ano E 97 Fundos Comunitários 2 anos 1 ano E 98 Contratos a termo certo 2 anos 1 ano E 99 Pagamentos mensais 2 anos 1 ano E 100 Balancetes mensais 2 anos 1 ano C1 101 Certidões de receita 2 anos 1 ano E Conta Geral do Estado Contas provisórias 102 1 ano 2 anos E Publicações trimestrais ou relações das alterações orçamentais 103 1 ano 2 anos E Encerramento da Conta Geral do Estado 104 1 ano 2 anos E Expediente Copiadores de ofícios 105 1 ano 2 anos E Copiadores de informações dos Serviços Centrais 106 1 ano 2 anos E Copiadores de informações das Delegações 107 1 ano 2 anos E 1 Estes prazos reportam-se aos mapas acumulados de Dezembro devendo todos os outros ser eliminados anualmente. Diário da República, 1.a série — N.o 68 — 5 de Abril de 2007 2218-(9) ANEXO II Auto de Entrega e Guia de Remessa Auto de Entrega Aos ........ dias do mês de ....................... de .............. (1), no ............................ (2) perante ....................... (3) e ............................. (4), dando cumprimento ............................. (5) , procedeu-se à ............................ (6) da documentação proveniente de ........................... (7) conforme consta na Guia de Remessa em anexo que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto. O identificado conjunto documental ficará sob a custódia de .......................... (8) e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação. Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado, e assinado pelos representantes das duas entidades. .............................. (9) , ......... de .............................. de ................ (10) O representante de O representante de (11) (12) Assinatura Assinatura (1) - Data. (2) - Designação da entidade destinatária. (3) - Nome e cargo do responsável da entidade remetente. (4) - Nome e cargo do responsável da entidade destinatária. (5) - Diploma legal ou despacho que autoriza o acto. (6) - Natureza do acto: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc. (7) - Designação da entidade remetente. (8) - Designação da entidade destinatária. (9) - Local. (10) - Data. (11) - Designação da entidade remetente. (12) - Designação da entidade destinatária. OBS: Feito em DUPLICADO 2218-(10) Diário da República, 1.a série — N.o 68 — 5 de Abril de 2007 Guia de Remessa OBS: Feito em TRIPLICADO Entidade Remetente Entidade Destinatária Remessa de Saída nº: Remessa de Entrada nº: Data:   /   /     Data:   /   /     Responsável: Responsável: Identificação Fundo e/ou Sub-fundo Arquivístico: Série e/ou Sub-série: Classificação: Tabela de Selecção − Refª: Datas Extremas:     /     Número e Tipo de Unidades de Instalação Suporte Documental Dimensão Total Pastas Caixas Livros Maços Rolos Outros Papel Microfilme Magnético Outro − metros lineares − ❑ ❑ ❑ ❑ Unidades de Instalação Cota N.º Tipo Título Datas Extremas Data de Eliminação Data de Transferência Original Actual / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / ANEXO III Auto de Eliminação ç (1) (2) (3) Aos ........ dias do mês de .............. de .......... , no(a) .................... , em ............... , na presença dos abaixo assinados, procedeu-se à venda / inutilização (4) (5) por .................... , de acordo com o(s) artigo(s) .......... da Portaria n.º ......../..... de ................... , e disposições da Tabela de Selecção, dos documentos a seguir identificados: Identificação Fundo e/ou Sub-fundo Arquivístico: Série e/ou Sub-série: Classificação: Tabela de Selecção − Refª: Datas Extremas: / Número e Tipo de Unidades de Instalação Suporte Documental Dimensão Total Pastas Caixas Livros Maços Rolos Outros Papel Microfilme Magnético Outro − metros lineares − ❑ ❑ ❑ ❑ Unidades de Instalação Título Datas Extremas Cota / / / / / / / O Responsável pelo Arquivo O Director-Geral Assinatura Assinatura (1) - Data. (2) - Designação do serviço responsável pela custódia da documentação – arquivo. (3) - Local. (4) - Forma de inutilização utilizada: trituração, maceração, incineração. (5) - Diploma legal que autoriza o acto. 2218-(12) Diário da República, 1.a série — N.o 68 — 5 de Abril de 2007 I SÉRIE Preço deste número (IVA incluído 5%) DIÁRIO G 0,84 DA REPÚBLICA Depósito legal n.º 8814/85 ISSN 0870-9963 Diário da República Electrónico: Endereço Internet: http://dre.pt Correio electrónico: dre@incm.pt • Linha azul: 808 200 110 • Fax: 21 394 5750 Toda a correspondência sobre assinaturas deverá ser dirigida para a Imprensa Nacional-Casa da Moeda, S. A., Departamento Comercial, Sector de Publicações Oficiais, Rua de D. Francisco Manuel de Melo, 5, 1099-002 Lisboa