Diário da República n.º 214

I SÉRIE DIÁRIO DA REPÚBLICA Quarta-feira, 4 de Novembro de 2009 Número 214 ÍNDICE Ministérios do Trabalho e da Solidariedade Social e da Cultura Portaria n.º 1383/2009: Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística do Instituto da Segurança Social, I. P. . . . 8332 8332 Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 MINISTÉRIOS DO TRABALHO E DA SOLIDARIEDADE dos serviços centrais (SC), do Centro Nacional de Pensões SOCIAL E DA CULTURA (CNP), do Centro Nacional de Protecção contra os Riscos Profissionais (CNPRP) e dos centros distritais. Para além do espólio documental estar vertido em tabela Portaria n.º 1383/2009 única, adopta-se um plano de classificação, hierarquizando de 4 de Novembro as diferentes séries documentais de acordo com a natu- reza funcional da documentação, associada a processos A informação constitui, nas sociedades modernas, factor de negócio e suporte do ISS, I. P., facilitando um melhor determinante e um dos activos mais importantes da vida das entendimento e implementação por parte dos colaboradores organizações, residindo essa informação em documentos da organização. de diferentes suportes. Nestes termos, e ao abrigo do preconizado no artigo 1.º, O Instituto da Segurança Social, I. P. (ISS, I. P.), dada a n.º 1, alínea a), do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de De- sua dimensão e abrangência, elegeu, como uma das prin- zembro: cipais preocupações e prioridades, a gestão documental, quer na perspectiva da avaliação do real interesse histórico Manda o Governo, pelos Ministros do Trabalho e da e retrospectivo da produção e preservação de documentos, Solidariedade Social e da Cultura, o seguinte: quer do ponto de vista da organização e utilização dos 1.º É aprovado o Regulamento de Conservação Ar- arquivos existentes e em crescimento. quivística do Instituto da Segurança Social, I. P., que O ISS, I. P., é detentor de um rico e vasto acervo docu- consta em anexo à presente portaria e dela faz parte in- mental, disperso por todo o país, que dá testemunho dos tegrante. vários esquemas de protecção social, que foram surgindo 2.º A presente portaria entra em vigor no dia 1 do mês desde os anos 30 do século passado, e reflecte a evolução seguinte ao da publicação. organizativa e funcional de todo o sistema. Pelo Ministro do Trabalho e da Solidariedade Social, Muito embora o Centro Nacional de Protecção contra Pedro Manuel Dias de Jesus Marques, Secretário de Es- os Riscos Profissionais (CNPRP), organismo que faz tado da Segurança Social, em 21 de Outubro de 2009. — parte integrante do ISS, I. P., dispusesse, desde 2004, de O Ministro da Cultura, José António de Melo Pinto Ribeiro, um regulamento arquivístico consentâneo com as res- em 23 de Outubro de 2009. pectivas necessidades e características, pode afirmar-se que, apenas em 2006, o ISS, I. P., passou a dispor de um verdadeiro instrumento de gestão documental ao ver ANEXO aprovado, através da Portaria n.º 95/2006, de 30 de Ja- neiro, o primeiro Regulamento Arquivístico do Centro REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA Nacional de Pensões, dos Centros Distritais de Segurança DO INSTITUTO DA SEGURANÇA SOCIAL, I. P. Social e Serviços de Fiscalização. Apesar da existência de algumas omissões motivadas pela dispersão geográfica Artigo 1.º e diversidade dos organismos integrados e pelas diver- Âmbito sas alterações orgânico/funcionais verificadas, há que reconhecer que esse instrumento regulador possibilitou O presente Regulamento é aplicável à documentação que fossem dados passos significativos na selecção, eli- produzida e recebida no domínio das atribuições e com- minação, organização e preservação da documentação petências do Instituto da Segurança Social, I. P., adiante acumulada nos arquivos existentes. designado por ISS, I. P., que compreende, nos termos dos Esta experiência permitiu conhecer, em detalhe e pro- respectivos estatutos, os serviços centrais (SC), os serviços fundidade, os problemas com que os vários arquivos se de âmbito nacional (Centro Nacional de Pensões e Centro deparam no quotidiano das suas actividades para, na exi- Nacional de Protecção contra os Riscos Profissionais) guidade das instalações, responder às solicitações dos e os serviços territorialmente desconcentrados (centros respectivos serviços. Fazendo uso das tecnologias hoje distritais). colocadas à nossa disposição, é viável enfrentar o desafio de conceber um regulamento que, controlando a produção Artigo 2.º documental, evite, por um lado, o crescimento da massa documental com o correspondente aumento de custos de Definições e fixação de termos tratamento e conservação e, por outro, a diminuição da Para efeito do presente Regulamento, entende-se por: qualidade de pesquisa e dificuldade de acesso à informa- ção pertinente. «Regulamento de Conservação Arquivística» o con- Assim: junto de normas reguladoras da gestão documental de um Tornando-se necessário encontrar formas de melhorar organismo ou serviço, determinado, mediante avaliação, os sistemas de organização e recuperação de documentos, as fases do ciclo de vida dos documentos; proporcionar o seu armazenamento no arquivo intermédio, «Documento de arquivo» o documento produzido a a baixo custo, e assegurar o expurgo, eliminação e conser- fim de provar e ou informar um procedimento adminis- vação, determinou o conselho directivo do ISS, I. P., no trativo, independentemente da sua data, forma e suporte âmbito da acção do Programa START — Gestão Docu- material; mental e Arquivo, proceder-se à revisão do Regulamento «Série documental» a unidade arquivística constitu- Arquivístico anexo à Portaria n.º 95/2006, de 30 de Janeiro, ída por um conjunto de documentos simples ou com- de acordo com o previsto no seu artigo 14.º, consubstan- postos a que, originariamente, foi dada uma ordenação ciando, em tabela única, de forma integrada e segundo sequencial, de acordo com um sistema de recuperação critérios uniformes de avaliação, as séries documentais da informação; Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 8333 «Tabela de selecção» o instrumento que fixa os prazos do anexo I ao presente Regulamento, do qual faz parte e condições da conservação permanente e ou eliminação integrante. dos documentos de um arquivo; 4 — Os prazos de conservação a que se refere o n.º 2 «Fase activa» o arquivo constituído por documentos são contados a partir da conclusão dos processos ou da data correspondentes a procedimentos administrativos ou ju- dos documentos, quando se trate de documentos integrados diciais ainda não concluídos; em colecções, de registos ou de dossiers. As excepções «Fase semiactiva» o arquivo constituído por docu- são indicadas, caso a caso, na tabela. mentos correspondentes a procedimentos administrativos 5 — Aquando da recepção/produção de documentação ou judiciais já concluídos, mas ainda susceptíveis de não prevista na tabela de selecção, constante no anexo reabertura; I ao presente Regulamento, o ISS, I. P., deve submeter «Arquivo corrente» a área responsável pela custódia, à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por conservação e comunicação dos documentos de arquivo DGARQ, uma proposta para determinação do prazo de de consulta frequente pela administração produtora; conservação e destino final dos documentos. «Arquivo intermédio» a entidade ou área responsável pela custódia, conservação e comunicação dos documen- Artigo 5.º tos de arquivo de consulta esporádica pela administração produtora; Selecção «Arquivo definitivo ou histórico» a entidade ou área 1 — A selecção dos documentos a conservar perma- responsável pela custódia, conservação e comunicação dos nentemente em arquivo definitivo ou histórico deve ser documentos de arquivo de conservação permanente; efectuada pelo ISS, I. P., de acordo com as orientações «Arquivos locais» os arquivos geridos pelas áreas fun- estabelecidas na tabela de selecção. cionais com responsabilidade ao nível de arquivo corrente; 2 — Deve ser sempre conservado o exemplar principal «Arquivos centrais» os arquivos funcionalmente depen- da série, salvo se, expressamente, for indicado o contrário dentes da estrutura central do ISS, I. P., com responsabili- na tabela de selecção. dade ao nível de arquivo intermédio e histórico. Artigo 6.º Artigo 3.º Tabela de selecção Sistema de arquivos do ISS, I. P., 1 — A tabela de selecção, que constitui o anexo I à pre- 1 — O sistema integrado de arquivos do ISS, I. P., é cons- sente portaria, fixa os prazos de conservação administrativa tituído por arquivos locais (AL) e arquivos centrais (AC). e consigna de forma sintetizada as disposições relativas ao 2 — Os arquivos locais são responsáveis por toda destino final dos documentos de arquivo do ISS, I. P. a produção documental do organismo, cumprindo as 2 — A tabela de selecção deve ser submetida a revisões regras definidas para a organização, utilização e conser- periódicas, de molde a poder adequar-se às alterações de vação dos documentos em fase activa e ou de consulta produção documental. frequente. 3 — Para efeitos do disposto no n.º 2, o ISS, I. P., deve 3 — Os arquivos centrais guardam os documentos de obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo consulta pouco frequente ou rara pelos produtores e de coordenador da política arquivística nacional, mediante conservação permanente, executando as tarefas que lhes proposta devidamente fundamentada. estão cometidas no âmbito da recolha, disponibilização da informação, selecção, conservação, eliminação e substi- Artigo 7.º tuição de suportes. 4 — A gestão e coordenação do sistema integrado de Remessa de documentos arquivos são cometidas à estrutura central do ISS, I. P., 1 — As remessas dos documentos (originais ou em com competências no domínio do arquivo, cabendo-lhe suporte de substituição) para o arquivo central, ou em desenvolver a função arquivística através de instrumentos sistema de externalização, devem ser efectuadas após o de normalização, gestão, organização, descrição e conser- cumprimento dos respectivos prazos de conservação ad- vação, devendo, para o efeito, ser dotados dos meios mate- ministrativa de acordo com a periodicidade que o ISS, I. P., riais necessários e recursos humanos especializados. vier a determinar, nos termos do manual de procedimentos de gestão documental. Artigo 4.º 2 — Nas remessas devem ser assegurados os pressu- postos técnicos de conservação dos documentos das etapas Avaliação subsequentes. 1 — O processo de avaliação dos documentos do ar- Artigo 8.º quivo do ISS, I. P., tem por objectivo a determinação do seu valor arquivístico, com vista à fixação do seu destino Formalidades das remessas final: conservação permanente ou eliminação. 2 — É da responsabilidade do ISS, I. P., a atribuição 1 — A remessa dos documentos para arquivo, mencio- dos prazos de conservação dos documentos em arquivo nada nos artigos 5.º e 7.º, obedece às seguintes formalidades: corrente e intermédio. a) Ser acompanhada de um auto de entrega, a título de 3 — Os prazos de conservação a que se refere o número prova; no caso de o arquivo central se encontrar em regime anterior são os previstos na tabela de selecção, constante de externalização; 8334 Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 b) Ser acompanhada, em todas as situações, de uma fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e guia de remessa destinada à identificação e controlo da acessibilidade. documentação remetida, de acordo com as orientações do 3 — Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei manual de procedimentos interno do ISS, I. P. n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de do- cumentação de conservação permanente apenas é possível 2 — Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os mediante autorização expressa do organismo coordenador que constam do anexo II à presente portaria. da política arquivística, a quem compete a definição dos seus pressupostos técnicos. Artigo 9.º Eliminação Artigo 12.º 1 — A eliminação dos documentos aos quais não for Microfilme para substituição de suporte reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua 1 — A microfilmagem é realizada na observância das conservação permanente, deve ser efectuada logo após normas técnicas definidas pela Internacional Organization o cumprimento dos respectivos prazos de conservação for Standardization (ISO), de forma a garantir a integri- administrativa fixados na tabela de selecção. dade, autenticidade, segurança e durabilidade da informa- 2 — Em casos justificados, os organismos podem con- ção no novo suporte. servar os documentos por prazos mais dilatados, desde que 2 — Os procedimentos da microfilmagem, conservação não prejudique o bom funcionamento dos serviços. e consulta dos microfilmes estão definidos em manual de 3 — A eliminação de documentos poderá, contudo, ser procedimentos interno do ISS, I. P. feita antes de decorridos os referidos prazos, desde que os 3 — A DGARQ, na qualidade de entidade fiscalizadora, documentos sejam microfilmados de acordo com as regras reserva-se o direito de realizar testes de qualidade aos do manual de procedimentos de gestão documental. filmes executados. 4 — A eliminação dos documentos que estejam omissos 4 — As cópias obtidas a partir de microcópia auten- na tabela de selecção carece de autorização expressa da ticada têm a força probatória do original, nos termos do DGARQ. 5 — A decisão sobre o processo de eliminação deve disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de atender a critérios de confidencialidade e racionalidade Dezembro. de meios e custos. 6 — À eliminação não obsta o facto de os documentos Artigo 13.º se encontrarem reproduzidos por microformas ou por outro Documentação electrónica suporte de substituição, conquanto o presente Regulamento lhes não confira dignidade de conservação permanente. 1 — Os documentos gerados em meio electrónico aos quais for reconhecido valor arquivístico, definido na tabela de selecção, serão conservados nesse meio, desde que seja Artigo 10.º expressa e inequivocamente assegurada a sua preservação, Formalidades da eliminação fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade. 1 — A eliminação dos documentos mencionados no 2 — No cumprimento do disposto no número anterior, artigo anterior deve obedecer às seguintes formalidades: deve o ISS, I. P., obter, mediante um plano de preservação a) Ser acompanhada de um auto de eliminação que fará digital elaborado de acordo com as recomendações para prova do abate patrimonial; a gestão de arquivos electrónicos da DGARQ, o parecer b) Os autos de eliminação devem ser assinados pelo favorável desta Direcção-Geral. respectivo dirigente máximo do serviço de âmbito nacional ou territorialmente desconcentrado, e, no caso dos Serviços Artigo 14.º Centrais do ISS, I. P., pelo responsável do Departamento de Administração e Património, bem como, em todos os Acessibilidade e comunicabilidade casos, pelo responsável do arquivo; O acesso e comunicabilidade dos arquivos do ISS, I. c) Os referidos autos devem ser feitos em duplicado, P., atende a critérios de confidencialidade da informação, ficando o original no serviço que procede à eliminação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral. sendo o duplicado remetido à DARQ 2 — O modelo consta do anexo III à presente portaria. Artigo 15.º Fiscalização Artigo 11.º Compete à DGARQ a inspecção técnica sobre a execu- Substituição do suporte ção do disposto na presente portaria. 1 — A substituição de documentos originais em suporte de papel, por microfilme ou por digitalização, deve ser Artigo 16.º realizada quando funcionalmente justificável. Norma revogatória 2 — A selecção do suporte de substituição é da respon- sabilidade do ISS, I. P., devendo ter em consideração o São revogadas as Portarias n.ºs 235/2004, de 3 de Março, valor probatório do suporte e as garantias de preservação, e 95/2006, de 30 de Janeiro.  ANEXO I Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 Tabela de selecção — Instituto da Segurança Social, I. P. Prazos de conservação administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio 000 PLANEAMENTO E ESTRATÉGIA 000.01 Planeamento organizacional 000.01.01 1 Planos de Acção (PAISS) 3 _ C 000.01.02 2 Planos sectoriais de actividades 3 _ E (1) Conservar relatório final de execução física e 000.01.03 3 Processos de orçamento-programa e PIDDAC 1 2 CPP (1) financeira do PIDDAC 000.05 Gestão de Projectos 000.05.01 4 Processos de gestão de projectos internos 2 3 CPP (1) (1) Conservar relatório final de cada projecto Avaliação de Desempenho 000.10 Organizacional 000.10.01 5 Processos de avaliação e responsabilização organizacional - QUAR 3 _ C 000.10.02 6 Relatório anual de actividades 3 2 C 000.10.03 7 Relatórios sectoriais de actividades 2 _ E 000.10.04 8 Relatórios/mapas de indicadores de gestão 2 _ CPP (1) (1) Conservar apenas o relatório e mapas síntese 000.10.05 9 Estatísticas 2 _ CPP (1) (1) Conservar apenas os registos anuais ORGANIZAÇÃO E 010 FUNCIONAMENTO 010.01 Actos de Direcção 8335  Prazos de conservação 8336 administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio (1) Após cessação da comissão de serviço do órgão 010.01.01 10 Actas de reuniões 1 (1) _ C gestor/produtor 010.01.02 11 Processos de reuniões 1 _ E 010.01.03 12 Protocolos com organismos e entidades diversas 1 (1) _ C (1) Após deixar de vigorar Actividades Normativa e de 010.05 Orientação Técnica (1) Conservar documentação de suporte que originou 010.05.01 13 Propostas de leis orgânicas e diplomas complementares 1 _ CPP (1) a produção legislativa Processos de elaboração e alteração de regulamentos internos da 010.05.02 14 1 (1) _ E (1) Após alteração do regulamento a que deu origem organização Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 (1) Conservar uma colecção de cada espécie no 010.05.02.01 15 Regulamentos internos 1 _ C (1) serviço emissor 010.05.03 16 Processos de integração/fusão de organismos 1 _ C 010.05.04 17 Estudos no âmbito da missão 5 _ E 010.05.05 18 Despachos normativos/instruções de orientação técnica 2 3 C (1) (1) Conservar uma colecção no serviço emissor (1) Para documentação de origem externa, conservar um exemplar no serviço central. Documentação de 010.05.06 19 Manuais de procedimentos e guiões técnicos 1 _ C (1) origem interna, conservar apenas um exemplar no serviço emissor 010.05.07 20 Processos de concepção e normalização de suportes de informação 1 (1) 2 E (1) Após início da vigência do suporte GESTÃO DA INFORMAÇÃO E 020. DO CONHECIMENTO Necessidades e Requisitos 020.01 Técnicos e de Negócio  Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 Prazos de conservação administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio Processos de desenvolvimento, gestão ou actualização de aplicações (1)Conservar cadernos de especificação de 020.01.01 21 1 _ CPP (1) informáticas requisitos, análise funcional e manual de utilizador 020.01.02 22 Fichas de preparação de trabalhos 2 1 E Implementação de Sistemas de 020.05 Informação 020.05.01 23 Avaliação e implementação de processos de trabalho 5 _ C 020.05.02 24 Modelos de dados lógico e físico de base de dados 1 (1) _ C (1) Após desactivação do sistema 020.05.03 25 Projectos e manutenção de redes e comunicações 1 9 CPP (1) (1) Conservar projectos, plantas e traçados 020.10 Qualidade e Segurança de Dados 020.10.01 26 Processos de qualidade de dados (business intelligence) 1 _ CPP (1) (1) Conservar relatório final 020.10.02 27 Processos de interconexão de dados 1 _ CPP (1) (1) Conservar relatório final 020.10.03 28 Processo de definição de regras de acesso às aplicações 1 _ E 020.10.04 29 Pedidos e registos de acessos/perfis atribuídos aos utilizadores 1 9 E Estudos que suportam projectos de acesso a bases de dados ou partilha 020.10.05 30 1 _ CPP (1) (1) Conservar relatório, proposta e decisão de aplicações de entidades terceiras 030 GESTÃO DA QUALIDADE 8337 030.01 Referenciais de modelos  Prazos de conservação 8338 administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio 030.01.01 31 Referenciais de gestão da qualidade 2 _ E 030.05 Desenvolvimento Organizacional 030.05.01 32 Processos de modernização administrativa e reengenharia de processos 2 2 CPP (1) (1) Conservar relatório final 030.05.02 33 Processos de avaliação de sistema de gestão da qualidade 2 5 E 030.05.03 34 Processos de auto-avaliação CAF -(common assessment framework) 2 5 E Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 040 GESTÃO DE AUDITORIA 040.01 Actividades de Controlo 040.01.01 35 Processos de auditorias 2 3 CPP (1) (1) Conservar relatório final 040.05 Auditorias Externas Relatórios de auditoria e de inspecção, designadamente do TC e 040.05.01 36 2 _ C IGMTSS ASSESSORIA TÉCNICA, 050 JURÍDICA E CONTENCIOSO 050.01 Assessoria técnica (1) Após recepção provisória da obra. No caso de equipamentos lucrativos, após concessão de alvará Emissão de pareceres técnicos no âmbito de processos de engenharia e 050.01.01 37 1 (1) 5 CPP (2) de funcionamento. (2) Conservar apenas os arquitectura pareceres e versões finais dos projectos de arquitectura e engenharia das IPSS e equiparadas.  Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 Prazos de conservação administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio (1) Após recepção provisória da obra. No caso de equipamentos lucrativos, após concessão de alvará Processos de acompanhamento, fiscalização de obras de construção de funcionamento. (2) Conservar apenas o relatório 050.01.02 38 1 (1) 5 CPP (2) (equipamentos sociais e património do ISS, IP) final (auto final de conta da obra), bem como comprovativos de libertação de garantias quando aplicável. 050.05 Assessoria Jurídica 050.05.01 39 Informações e pareceres 5 _ E (1) Processos cuja decisão não seja arquivamento 050.05.02 40 Processos de inquérito, de sindicância e de meras averiguações 1 (1) _ CPP (2) transitam para as séries referências 41 e 44, conforme os casos. (2) Conservar o relatório final (1) Após decurso dos prazos de interposição de 050.05.03 41 Processos disciplinares 1 (1) 1 CPP (2) recurso. (2)Conservar o relatório final e decisão Contra-Ordenações e Protecção 050.10 Jurídica 050.10.01 42 Processos de contra-ordenação 1 (1) _ E (1) Após decisão com trânsito em julgado 050.10.02 43 Processos de protecção jurídica 1 2 E 050.15 Contencioso (1) Após decisão com trânsito em julgado. (2) Processos de contencioso administrativo e outras acções de jurisdição 050.15.01 44 1 (1) 1 CPP (2) Conservar a Sentença ou Acordão com trânsito em administrativa, fiscal e laboral julgado Processos contenciosos de reposição de prestações indevidas e de (1) Após decisão com trânsito em julgado. (2) 050.15.02 45 reembolso do pagamento de prestações de responsabilidade de 1 (1) 2 CPP (2) Conservar a Sentença ou Acordão com trânsito em terceiros julgado 8339 050.15.03 46 Processos crime por emissão de cheque sem provisão 1 (1) _ E (1) Após decisão com trânsito em julgado  Prazos de conservação 8340 administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio (1) Conservar a Sentença ou Acordão com trânsito 050.15.04 47 Processos de acompanhamento de ilícitos criminais 1 10 CPP (1) em julgado GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E 060 DAS RELAÇÕES INSTITUCIONAIS Plano Informativo e de 060.01 Divulgação 060.01.01 48 Documentação informativa e de divulgação 1 _ E Colecções de circulares informativas e orientações de organismos do 060.01.02 49 1 _ E ministério Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 Colecções de oficios-circulares/ordens e notas de serviço/comunicações (1) Conservar um exemplar de cada espécie apenas 060.01.03 50 1 _ C (1) internas no serviço emissor (1) A eliminação processa-se através da inserção 060.01.04 51 Carta social 2 _ E (1) /substituição de dados Relações Públicas e 060.05 Institucionais 060.05.01 52 Notas e comunicados à imprensa 2 _ E Processos de relacionamento institucional no âmbito de celebração de 060.05.02 53 1 (1) 1 E (1) Após celebração do protocolo protocolos 060.05.03 54 Processos de relacionamento sindical 2 2 E 060.05.04 55 Processos de relacionamento com os centros de cultura e desporto 2 2 E 060.10 Eventos e Cerimónias Oficiais 060.10.01 56 Processos de organização e participação em eventos 2 _ E 060.10.02 57 Processos temáticos de informação e de divulgação 1 _ E  Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 Prazos de conservação administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio Colecção de fotografias e suportes audio visuais com participação do 060.10.03 58 5 _ C organismo Gestão de conteúdos e da 060.15 Imagem Corporativa 060.15.01 59 Processos de definição de linhas editoriais e normas gráficas 1 _ E 060.15.02 60 Processos de gestão de conteúdos na intranet e internet 1 _ E GESTÃO DE FUNDOS E 070 PROGRAMAS Projectos com Financiamento 070.01 externo Processos de pedidos de financiamento a fundos estruturais ou 070.01.01 61 1 9 E programas comunitários Gestão de programas, sendo o 070.05 ISS órgão Gestor Processos de avaliação e acompanhamento de projectos no âmbito de 070.05.01 62 1 9 E programas e medidas especiais de financiamento GESTÃO DE RECURSOS 080 HUMANOS Planeamento e Desenvolvimento 080.01 de Carreiras 080.01.01 63 Balanço social 2 _ C 080.01.02 64 Processos de planeamento e gestão de efectivos 3 2 E 8341  Prazos de conservação 8342 administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio 080.01.03 65 Processos de reestruturação/alteração de quadros/mapas de pessoal 2 1 E 080.01.04 66 Processos de reclassificação e reconversão de pessoal 2 1 E 080.01.05 67 Processos de mobilidade 1 _ E 080.01.06 68 Colecções de quadros/mapas de pessoal 1 _ C 080.05 Recrutamento e Progressão 080.05.01 69 Processos de concursos de pessoal 1 1 CPP (1) (1) Conservar lista de ordenação final Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 080.05.02 70 Termos e registos de posse/aceitação 1 _ C 080.05.03 71 Candidaturas espontâneas 1 _ E 080.05.04 72 Programas de estágios e actividades ocupacionais 1 _ E Processos, Registos e Meios de 080.10 Identificação (1) Após a desvinculação. (2) Conservar: 080.10.01 73 Processos individuais de pessoal 1 (1) 9 CPP (2) identificação, registo disciplinar, tempo de serviço Processos individuais dos ex-apontadores de obras do ex-gabinete de 080.10.02 74 1 (1) _ E (1) Após falecimento do titular gestão do fundo de desemprego (1) Após cessação de funções que justifiquem a 080.10.03 75 Registos de cartões de identificação e livre trânsito emitidos 1(1) _ E utilização do cartão 080.10.04 76 Processos de trabalhador-estudante 3 1 E  Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 Prazos de conservação administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio Prestação, Suspensão e 080.15 Cessação do Trabalho (1) Contado a partir de Janeiro do ano seguinte, para 080.15.01 77 Registos de assiduidade 1 (1) _ E efeito de cômputo de férias 080.15.02 78 Processos de marcação de férias 1 _ E 080.15.03 79 Colecções de justificação de faltas 1 1 E 080.15.04 80 Colecções de listas de antiguidade 2 1 E Colecções de pedidos de verificação de doença / pedidos de verificação 080.15.05 81 2 1 E domiciliária de doença Remunerações, Abonos e 080.20 Descontos 080.20.01 82 Processos de vencimentos 2 1 E 080.20.02 83 Colecções de boletins itinerários (ajudas de custo) 2 1 E 080.20.03 84 Colecções de boletins de trabalho extraordinário 2 3 E Colecções de listas de complementos de subsídios, remetidas e 080.20.04 85 2 1 E recebidas dos Serv. Sociais da Adm. Pública 080.20.05 86 Processos relativos a comparticipações da ADSE Ϯ ͺ E 080.25 Avaliação de Desempenho 080.25.01 87 Processos do conselho coordenador de avaliação (CCA) 3 2 E 080.25.02 88 Processos de avaliação do pessoal 2 _ E 080.25.03 89 Processos de comissão paritária 2 _ E 080.30 Formação 8343  Prazos de conservação 8344 administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio Processos de levantamento de necessidades de formação e respectivo 080.30.01 90 2 1 E planeamento 080.30.02 91 Processos de acções de formação 2 1 CPP Conservar dossiês técnico-pedagógicos 080.30.03 92 Registos de bolsa de formadores 1 1 E 080.35 Acidentes em Serviço (1) Finda a fase activa, arquivar a participação e 080.35.01 93 Processos de acidentes em serviço 1 (1) _ E relatórios médicos no processo individual, referência 73 080.40 Desenvolvimento Pessoal Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 (1) Finda a fase activa, arquivar o relatório final no 080.40.01 94 Processos de apoio psicossocial 2 (1) _ E processo individual, referência 73 (1) Finda a fase activa, arquivar o respectivo 080.40.02 95 Processos de reconhecimento de competências 1 (1) _ E certificado no processo individual, referência 73 Segurança, Higiene e Saúde no 080.45 Trabalho 080.45.01 96 Processos de segurança, higiene e saúde no trabalho 2 _ E 090 GESTÃO FINANCEIRA 090.01 Orçamento Processos de elaboração e alteração do orçamento (Inclui orçamento de 090.01.01 97 2 _ C administração, acção social e PIDDAC) Alterações Orçamentais e Outros 090.05 Actos de Gestão Orçamental  Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 Prazos de conservação administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio 090.05.01 98 Colecções de autorizações de pagamento (AP) 1 9 E 090.05.02 99 Balancetes 2 8 E Registos contabilísticos diversos 090.05.03 100 2 8 E 090.05.04 101 Processos de constituição e reintegração de fundo de maneio 2 8 E 090.05.05 102 Processos de reconciliação e controlo do movimento bancário 1 9 E 090.05.06 103 Colecções de documentos de receita 1 9 E 090.05.07 104 Colecções de duplicados de orçamentos e contas de gerência das IPSS 3 (1) 7 E (1) Após a fase activa eliminar os orçamentos Colecções de comprovativos de retenção de valores a entidades com a 090.05.08 105 1 9 E situação não regularizada na Segurança Social Acompanhamento e Controlo da 090.10 Execução Orçamental 090.10.01 106 Colecções de mapas de controlo da execução dos orçamentos 2 8 E 090.10.02 107 Resumos de movimentos de tesouraria 1 9 E 090.10.03 108 Fundos de compensação financeira e sócio-económica do pré-escolar 1 9 E 090.10.04 109 Processos de devolução de cheques sem provisão 1 (1) 0 E (1) Após pagamento do valor correspondente 090.15 Contas Públicas 090.15.01 110 Conta de gerência 2 _ C 090.15.02 111 Colecções de mapas e documentos de despesa 2 8 E 8345  Prazos de conservação 8346 administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio Colecções de recibos de remunerações de avençados e prestação de 090.15.03 112 1 9 E serviços Processos de relacionamento com a Direcção Geral de Contribuições e 090.15.04 113 2 8 E Impostos GESTÃO DE COMPRAS E 100 PATRIMÓNIO 100.01 Gestão de compras (1) Caso se trate de aquisição de material não inventariável, deverá eliminar-se no fim da fase activa. 100.01.01 114 Processos de aquisição de bens e serviços 1 (1) 4 E Havendo contrato escrito, estes devem transitar para a série de processos de Acordos Quadro, referência 116 Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 100.01.02 115 Colecções de contratos 2 (1) _ E (1) Após cumprimento do respectivo contrato 100.01.03 116 Processos de gestão de acordos quadro 2 (1) _ E 100.05 Gestão de stocks Colecções de guias de movimentação de material (entradas, saídas e 100.05.01 117 1 _ E devoluções) 100.05.02 118 Requisições internas 2 _ E 100.10 Gestão de bens móveis 100.10.01 119 Processos de inventário e cedência de bens móveis 2 (1) _ E (1) Após abate 100.10.02 120 Processos de abate, transferência e alienação de bens móveis 1 _ E 100.10.02.01 121 Autos 1 C Colecções de documentos relativos a assistência técnica dos materiais e 100.10.03 122 1 (1) _ E (1) Após abate equipamentos  Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 Prazos de conservação administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio (1) A eliminação processa-se à medida que se obtém 100.10.04 123 Colecções de documentos de calibragem de sonómetros 1 _ E (1) a certificação mais recente 100.15 Gestão do parque de veículos 100.15.01 124 Processos de gestão de viaturas 1 (1) _ E (1) Após abate das viaturas 100.15.01.01 125 Colecções de folhas de reparação/manutenção e cópias de facturas 2 (1) _ E (1) Após o arquivamento no processo 100.15.02 126 Colecções de boletins diários de viaturas 1 _ E 100.20 Gestão de bens imóveis 100.20.01 127 Processos de inventariação e transferência de propriedade de imóveis 1 _ C 100.20.02 128 Colecções de plantas de instalações 1 _ C Processos de arrendamento de imóveis: quer na qualidade de 100.20.03 129 1 (1) _ E (1) Após cessção do contrato de arrendamento proprietário, quer na de arrendatário 100.20.04 130 Processos de aquisição e alienação de bens imóveis 2 1 E Processos de celebração de acordos para utilização de património de 100.20.05 131 1 (1) _ E (1) Após cessação do Acordo terceiros (1) Conservar apenas os títulos e as certidões de 100.20.06 132 Processos de titularidade de bens imóveis 1 _ CPP (1) registo predial Manutenção e conservação de 100.25 Imóveis e instalações (1) Após a emissão do auto de recepção provisória. 100.25.01 133 Processos de obras e empreitadas 1 (1) 4 CPP (2) (2) Conservar os estudos técnicos, as memórias descritivas, plantas e auto de recepção provisória. 8347  Prazos de conservação 8348 administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio GESTÃO DOCUMENTAL E 110 ARQUIVO 110.01 Expediente Geral 110.01.01 134 Copiador geral de correspondência. 1 1 E Protocolos de recepção/entrega/distribuição de correspondência e de 110.01.02 135 2 _ E material 110.01.03 136 Registos de correspondência 1 _ E 110.01.04 137 Registos de entradas e saídas de processos 5 _ E 110.01.05 138 Correspondência com clientes 2 1 E Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 110.01.06 139 Duplicados de informações/comunicações inter-serviços 1 _ E Processos de gestão 110.05 documental e arquivo 110.05.01 140 Instrumentos de gestão de arquivo 1 _ E 110.05.01.01 141 Autos de eliminação e guias de entrega 1 _ C 110.05.02 142 Instrumentos de descrição documental 1 _ C 110.05.03 143 Processos de substituição e/ou transferência de suportes 1 _ C 110.05.04 144 Registo de monografias e publicações períodicas 1 _ E 120 GESTÃO DO ATENDIMENTO 120.01 Gestão de Reclamações  Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 Prazos de conservação administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio (1) A contar da conclusão do relatório de exposições do Livro de Reclamações ou da resposta ao reclamante nos casos em que a reclamação não 120.01.01 145 Processos de reclamações 1 (1) _ E (2) tenha sido efectuada naquele livro. (2) Excluem-se da eliminação os casos em que, pela sua procedência e sequência processual, sejam enquadráveis noutras séries documentais (1) A contar da avaliação da sugestão. (2) Excluem-se da eliminação os casos em que, pela sua procedência 120.01.02 146 Processos de tratamento de sugestões 1 (1) _ E (2) e sequência processual, sejam enquadráveis noutras séries documentais IDENTIFICAÇÃO, QUALIFICAÇÃO E 130 CONTRIBUIÇÕES/QUOTIZAÇÕE S Gestão da Relação de 130.01 Enquadramento e Vinculação Processos individuais de identificação, inscrição, enquadramento e 130.01.01 147 1 2 C vinculação Processos de identificação, inscrição, enquadramento e vinculação de 130.01.02 148 1 1 C entidades empregadoras (1) Finda a fase activa, arquivar, no processo Pedidos de alteração de elementos de identificação, alteração de individual do pensionista, referência 195, os 130.01.03 149 moradas e modo de pagamento/pedidos de inclusão ou rectificação de 1 (1) 1 E documentos comprovativos de residência fiscal de conta bancária/pedidos de designação de procurador pensionistas não residentes 130.05 Gestão da Relação Contributiva 130.05.01 150 Declarações de remunerações e documentos equivalentes 1 _ C 8349 130.05.02 151 Folhas-guias de pagamento de contribuições 1 _ C  Prazos de conservação 8350 administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio 130.05.03 152 Fichas/Livros de registo de quotas de sócios (efectivos e contribuintes) de _ _ C (1) Finda a fase activa, arquivar no processo individual, referência 147: o requerimento, os documentos comprovativos dos períodos de 130.05.04 153 Processos de reconhecimento de períodos contributivos 2 (1) _ E contribuições nas ex-províncias ultramarinas e a decisão; eventual sentença judicial de condenação e provas de pagamento (1) Finda a fase activa, arquivar no processo individual, referência 147: requerimento, provas de 130.05.05 154 Processos de pagamento de contribuições com efeitos retroactivos 1 (1) _ E exercício de actividade e decisão; eventual sentença judicial de condenação e provas de pagamento Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 (1) Finda a fase activa, arquivar no processo 130.05.06 155 Processos de redução de taxa contributiva de trabalhadores deficientes 1 (1) 1 E individual, referência 147: requerimento, contrato de trabalho, provas de incapacidade e decisão (1) Finda a fase activa, arquivar no processo Processos de dispensa e redução temporária de pagamento de individual, referência 147: requerimento, provas e 130.05.07 156 1 (1) 1 E contribuições decisão, se se tratar de trabalhador independente conservar também início de actividade. (1) Finda a fase activa, arquivar no processo 130.05.08 157 Processos de restituição e/ou anulação de contribuições 1 (1) 1 E individual, referência 147: informação e proposta fundamentada, provas e decisão Processos de emissão de declarações comprovativas de situação 130.05.09 158 1 _ E contributiva Fichas do histórico mensal e anual de remunerações do 130.05.10 159 _ _ C trabalhador/beneficiário (1) Após identificação/ligação dos beneficiários e 130.05.11 160 Fichas de beneficiários e contribuintes não identificados (N.I.) 1 (1) _ E contribuintes 130.05.12 161 Fichas de ligação/posição _ _ C 130.05.13 162 Listas de números de beneficiários e contribuintes não identificados (NI) 1 (1) _ E (1) Após identificação  Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 Prazos de conservação administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio 130.05.14 163 Processos de aquisição de certificados de reforma 1 _ C (1) Após decisão judicial que recair sobre o processo principal, transitada em julgado. (2) Toda a documentação que integra este processo é Processos administrativos de pagamento de créditos emergentes do recuperável no processo judicial de subrogação de 130.05.15 164 2 (1) 3 E (2) contrato de trabalho: Fundo de Garantia Salarial créditos que corre apenso aos processos de insolvência e/ou recuperação de empresas, referência 166 . O IGFSS, que tutela o Fundo de Garantia Salarial, possui o processo integral Gestão da Cobrança de 130.10 Contribuições (1) Após cessãção do acordo. (2) Em caso de dação, Processos de acordo extrajudicial de regularização de dívidas à 130.10.01 165 1 (1) _ CPP (2) conservar relação da dívida coberta pela dação e Segurança Social escritura dos bens entregues, se imóveis (1) Após decisão com trânsito em julgado. (2) 130.10.02 166 Processos de insolvência e/ou recuperação de empresas 1 (1) 1 CPP (2) Conservar sentença ou acórdão Processos de constituição, redução, substituição e 130.10.03 167 2 (1) 1 E (1) Após extinção da dívida garantida cancelamento/distrate de garantias Processos de emissão de certidão de dívida para fins executivos e 130.10.04 168 1 _ E outros APLICAÇÃO E EXECUÇÃO DOS INSTRUMENTOS 140 INTERNACIONAIS DE SEGURANÇA SOCIAL 140.01 Atestados Internacionais (1) Finda a fase activa, arquivar no processo individual, referência 147, a documentação relevante 140.01.01 169 Colecções de atestados internacionais 1 (1) 5 E para a carreira contributiva de beneficiário da Segurança Social Portuguesa. 8351 Processos de Relacionamento 140.05 Internacional  Prazos de conservação 8352 administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio Formulário/requerimento de pensão no âmbito de instrumentos 140.05.01 170 1 5 E internacionais de Segurança Social Processos de destacamento de trabalhadores a exercer actividade 140.05.02 171 noutros estados-membros e países com os quais Portugal possui 2 3 E convenções bilaterais de segurança social Processos de concessão, renovação, cancelamento, levantamento de 140.05.03 172 cancelamento e reembolso de prestações em espécie a familiares de 1 2 C trabalhadores e pensionistas de outros países a residir em Portugal Processos de concessão, cancelamento e renovação, do direito à 140.05.04 173 assistência médica aos pensionistas e familiares dos beneficiários da 2 (1) 3 E (1) Contado após cessação do direito segurança social portuguesa a residir noutros estados-membros Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 Processos relativos à concessão de prestações a migrantes dentro e (1) Contado após cessação do direito. (2) Conservar 140.05.05 174 2 (1) 3 CPP (2) fora do espaço da União Europeia apenas as provas de incapacidade Processos de reembolso de despesas no âmbito de instrumentos 140.05.06 175 1 (1) 9 E (1) Após a confirmação do reembolso internacionais de segurança social VERIFICAÇÃO DE APTIDÃO E 150 INCAPACIDADE PARA O TRABALHO Avaliação e Certificação de 150.01 Aptidão para o trabalho (1) Finda a fase activa, o relatório médico e certificação/não certificação da aptidão para o 150.01.01 176 Processos de verificação da aptidão para o trabalho 1 (1) _ E trabalho transita para a série referência 147, Processos individuais de identificação, inscrição, enquadramento e vinculação. Avaliação e Certificação de 150.05 Incapacidades 150.05.01 177 Processos de verificação / reavaliação de incapacidade temporária 1 _ E  Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 Prazos de conservação administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio (1) Eliminar processos arquivados por insuficiência 150.05.02 178 Processos de verificação de incapacidade permanente 2 (1) 3 CPP (2) de elementos. (2) Conservar pedido, pareceres e deliberações. (1) Eliminar processos arquivados por insuficiência Processos de avaliação e certificação do grau de incapacidade 150.05.03 179 2 (1) 3 CPP (2) de elementos (2) Conservar pedido, pareceres e decorrente dos riscos profissionais deliberações. 150.10 Gestão de Riscos Profissionais (1) Finda a fase activa, eliminar a documentação de 150.10.01 180 Processos de avaliação de riscos profissionais por postos de trabalho 1 (1) _ CPP (2) suporte aos relatórios síntese. (2) Conservar apenas os relatórios síntese GESTÃO DA RELAÇÃO 160 PRESTACIONAL Atribuição de Prestações 160.01 Familiares Processos de concessão de abono de família e outros complementos 160.01.01 181 1 4 E relacionados (1) Finda a fase activa, a certidão de óbito deve transitar para o processo de inscrição, vinculação e 160.01.02 182 Processos de concessão de subsídio de funeral 1 (1) _ E enquadramento de beneficiário, referência 147, ou para o processo de pensionista, referência 195, quando exista. Processos de concessão de subsídios familiares resultantes de (1) Após atingir 24 anos. (2) Conservar provas de 160.01.03 183 1 (1) _ CPP (2) incapacidades incapacidade 160.01.04 184 Processos de concessão de subsidio de renda de casa 1 _ E 160.01.05 185 Processos de concessão de subsidio de lar dos profissionais de seguros 1 _ E 160.01.06 186 Colecções de meios de prova no âmbito das prestações familiares 1 _ E Atribuição de Prestações no 8353 160.05 Desemprego  Prazos de conservação 8354 administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio 160.05.01 187 Processos de concessão de subsidio de desemprego 1 4 E Atribuição de Prestações na 160.10 Doença, Maternidade, Paternidade e Adopção 160.10.01 188 Processos de protecção na doença 1 1 E 160.10.01.01 189 CIT (certificado de incapacidade temporária) 1 1 E Processos de concessão de prestações imediatas decorrentes de riscos 160.10.02 190 2 2 E profissionais Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 Processos de concessão de subsídios de maternidade, paternidade e (1) Fase activa 4 anos:subsídio para assistência a 160.10.03 191 4(1) 1 E outros de natureza parental deficientes profundos e doentes crónicos Processos de concessão de comparticipação na compra de (1) Finda a fase activa, arquivar o requerimento no 160.10.04 192 1 (1) 9 E medicamentos dos profissionais da indústria vidreira processo individual de identificação, referência 147 Atribuição de Rendimento Social 160.15 de Inserção (1) Finda a fase activa, arquivar no processo de 160.15.01 193 Processos de atribuição de rendimento social de inserção 1 (1) 4 E atendimento e acompanhamento social, referência 210, o(s) respectivo(s) programa(s) de inserção 160.20 Prestações Diferidas Processos de atribuição/revisão de pensões de 160.20.01 194 sobrevivência/viuvez/orfandade, de subsídio por morte e de reembolso 1 _ C de despesas de funeral 160.20.02 195 Processos de atribuição/revisão de pensão de invalidez/velhice 1 _ C 160.20.03 196 Processos de complemento por dependência 1 _ C i 20 d 23  Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 Prazos de conservação administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio 160.20.04 197 Processo de atribuição/revisão de complemento por cônjuge a cargo 1 _ C 160.20.05 198 Processos de comparticipação à Caixa Marconi e à CGA 1 5 E 160.20.06 199 Processos de cálculo provável de pensão 1 1 E 160.20.07 200 Transferência do direito à pensão dos funcionários comunitários 1 _ C 160.20.08 201 Reembolso de contribuições 1 _ C Processos de atribuição de prestações diferidas do fundo especial dos 160.20.09 202 1 _ C profissionais de banca dos casinos 160.20.10 203 Processos de complemento solidário para idosos 1 _ E 170 DESENVOLVIMENTO SOCIAL 170.01 Apoio a Crianças e Jovens 170.01.01 204 Processo de promoção e protecção 1 (1) _ E (1) Após a maioridade 170.01.02 205 Processo tutelar cível 1 (1) _ E (1) Após a maioridade (1) Após a notificação: da decisão do Tribunal, no 170.01.03 206 Processos de adopção 1 (1) _ C caso de adopção nacional; da Autoridade Central Portuguesa na adopção internacional 170.01.04 207 Processos de acolhimento familiar 1 (1) _ E (1) Após a maioridade 170.01.05 208 Processos de crianças em amas 1 (1) _ E (1) Após cessação do acolhimento em ama 170.01.06 209 Processo individual de amas 1 _ CPP (1) (1) Conservar apenas cópia da licença de actividade 8355 170.05 Famílias e Territórios  Prazos de conservação 8356 administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio (1) Após cessação do acompanhamento social. (2) 170.05.01 210 Processos de atendimento e acompanhamento social 3 (1) _ CPP (2) Conservar caracterização individual e familiar do agregado Colecções de documentos justificativos da atribuição de subsídios de 170.05.01.01 211 1 9 E precariedade económica e de ajudas técnicas 170.05.02 212 Processos de candidatura a colónia de férias 1 2 E Processos de fundo especial de segurança social dos profissionais de 170.05.03 213 1 1 E seguros, e respectivos mapas de controlo de pagamento de subsídios Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 Processos de acompanhamento e controlo de programas comunitários 170.05.04 214 1 9 E de ajuda alimentar carenciados (PCAAC) 170.10 Respostas Sociais Processos de instituições particulares de solidariedade social (IPSS) e 170.10.01 215 1 (1) _ C (1) Após cessação de actividade de natureza social outras entidades equiparadas (1) Após encerramento voluntário ou compulsivo. (2) 170.10.02 216 Processos de licenciamento de estabelecimentos lucrativos 1 (1) _ CPP (2) Conservar cópia do alvará e informação síntese (1) Após extinção/encerramento. (2) Conservar 170.10.03 217 Processos de estabelecimentos integrados 2 (1) 1 CPP (2) registo de utentes e Regulamento Interno (1) Finda a fase activa, arquivar no processo das IPSS e equiparadas, referência 215: o documento de 170.10.04 218 Processos de acordos de gestão 2 (1) 1 E Acordo de Gestão, suas alterações, bem como os documentos que suportem e justifiquem a eventual cessação do acordo Processos individuais de utentes (não residentes) de estabelecimentos 170.10.05 219 2 (1) _ E (1) Após ter deixado o estabelecimento integrados  Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009 Prazos de conservação administrativa (em anos) Nº de Código de classificação Área Funcional Séries Documentais Destino final Observações referência Arquivo Arquivo corrente intermédio (1) Após ter deixado o estabelecimento integrado, ou, sendo menor, após a maioridade. Os documentos pessoais (originais) de identificação civil, fiscal e Processos individuais de utentes (residentes) de estabelecimentos 170.10.06 220 2 (1) _ E outros análogos, devem ser entregues à família, integrados quando exista ou seja conhecida. Não existindo ou não sendo conhecida, estes documentos devem integrar o processo individual de beneficiário 170.15 Promoção da Autonomia Processos de acolhimento familiar para idosos e pessoas adultas com 170.15.01 221 1 (1) _ E (1) Após cessação do acolhimento familiar deficiência Processos relativos a candidaturas a prémios, que visem distinguir (1) Conservar relatório final com proposta de 170.15.02 222 1 _ CPP (1) feitos/serviços, no âmbito do desenvolvimento social atribuição do prémio 180 FISCALIZAÇÃO Fiscalização de Beneficiários e 180.01 Contribuintes e equipamentos sociais (1) Processos cuja decisão não seja o arquivamento Processos de fiscalização contribuintes, beneficiários e equipamentos transitam para a série respectiva (após a conclusão 180.01.01 223 2 (1) 1 E sociais da acção de fiscalização): referência 40, referência 42 e referência 47 Processos de averiguação de 180.05 crimes contra a Segurança Social 180.05.01 224 Processos de averiguação de crimes contra a Segurança Social 1 _ E 180.05.01.01 225 Relatório final 1 _ C 8357 8358 Diário da República, 1.ª série — N.º 214 — 4 de Novembro de 2009  ANEXO II  Guia de Remessa  Entidade Remetente Entidade Destinatária  Remessa de Saída nº: Data:  - - Data:  - - Auto de Entrega Responsável: Responsável: Identificação global Fundo e/ou Sub-fundo Arquivístico: Número e Tipo de Unidades de Instalação Suporte Documental Electrónico Electrónico Pastas Caixas Livros Maços Rolos Outros Papel Microfilme Outro digitalizado nativo (1) (2) Aos ........ dias do mês de ....................... de .............. , no ............................ perante Dimensão N.º registo Localização (3) (4) (5) Referên Data de Data de ....................... e ............................. , dando cumprimento ............................. , procedeu-se à cia Série/Subsérie N.º Tipo Datas Extremas (metros lineares) inventário Origina Actual l Eliminação Transferência (6) (7)  -  - ............................ da documentação proveniente de ........................... conforme consta na  -  -  -  - Guia de Remessa em anexo que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer  -  -  -  -  -  - parte integrante deste auto.  -  -  -  -  -  - (8)  -  - O identificado conjunto documental ficará sob a custódia de .......................... e a sua  - utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação. Da entrega lavra-se o presente auto, que vai assinado pelos representantes das duas entidades. ANEXO III (9) (10) .............................. , ......... de .............................. de ................ Auto de Eliminação    (1) (2) (3) Aos ........ dias do mês de .............. de .......... , no(a) .................... , em ............... , na presença dos abaixo assinados, procedeu-se à  venda / inutilização por .................... (4) (5) , de acordo com o(s) artigo(s) .......... da Portaria n.º ......../..... de ................... , e disposições da Tabela de Selecção, dos documentos a seguir identificados: O representante de O representante de   Identificação global (11) (12)  Fundo e/ou Sub-fundo  Arquivístico:  Número e Tipo de Unidades de Instalação Suporte Documental Electrónico Electrónico Pastas Caixas Livros Maços Rolos Outros Papel Microfilme Outro digitalizado nativo Assinatura Assinatura Unidades Referência Série/Subsérie documentais Suporte documental Datas Extremas Dimensão (metros lineares) N.º Tipo          -               -      (1) - Data.       -  (2)       - Designação da entidade destinatária.  - (3)       - Nome e cargo do responsável da entidade remetente.     -     (4)          -      - Nome e cargo do responsável da entidade destinatária. (5)  - Diploma legal ou despacho que autoriza o acto. 25HVSRQViYHOSHOR$UTXLYR  25HVSRQViYHOSHOD,QVWLWXLomR (6)  - Natureza do acto: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc.   (7)  - Designação da entidade remetente.  (8) $VVLQDWXUD  $VVLQDWXUD - Designação da entidade destinatária. (9) - Local.  'DWD (10)  'HVLJQDomRGRVHUYLoRUHVSRQViYHOSHODFXVWyGLDGDGRFXPHQWDomR²DUTXLYR - Data.  /RFDO (11)  - Designação da entidade remetente.  )RUPDGHLQXWLOL]DomRXWLOL]DGDWULWXUDomRPDFHUDomRLQFLQHUDomRUHFLFODJHP (12) 'LSORPDOHJDOTXHDXWRUL]DRDFWR - Designação da entidade destinatária.  I SÉRIE Preço deste número (IVA incluído 5 %) € 2,80 Diário da República Electrónico: Endereço Internet: http://dre.pt Depósito legal n.º 8814/85 ISSN 0870-9963 Correio electrónico: dre@incm.pt • Tel.: 21 781 0870 • Fax: 21 394 5750 Toda a correspondência sobre assinaturas deverá ser dirigida para a Imprensa Nacional-Casa da Moeda, S. A. 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