Decreto n.º 16/2009

Decreto n.º 16/2009 estrutura temática aprovada para o sistema de gestão electró- de 3 de Julho nica de documentos e optimização de processos do Ministério das Finanças e da Administração Pública (MFAP). Considerando que o mandato dos titulares dos órgãos Seguidamente, desenvolveu os trabalhos necessários das autarquias locais é de quatro anos, tal como resulta do para determinação do valor dos documentos, para efeitos disposto no n.º 2 do artigo 75.º da Lei n.º 169/99, de 18 de da respectiva avaliação, fixação dos prazos de conservação Setembro, na redacção dada pela Lei n.º 5-A/2002, de 11 e procedimentos de eliminação criteriosa de documentos 4286 Diário da República, 1.ª série — N.º 127 — 3 de Julho de 2009 ou a sua salvaguarda, caso lhes seja reconhecido interesse 5 — Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante de- histórico e informativo. signado por DGARQ, a determinação do destino final dos Nestes termos, ao abrigo da alínea a) do artigo 1.º do documentos, sob proposta da DGITA. Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro: Manda o Governo, pelos Ministros de Estado e das Artigo 4.º Finanças e da Cultura, o seguinte: 1.º É aprovado o regulamento arquivístico da DGITA, Selecção o qual consta em anexo à presente portaria, dela fazendo 1 — A selecção dos documentos a conservar perma- parte integrante. nentemente em arquivo histórico é efectuada pela DGITA, 2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de ao da sua publicação. selecção. Em 12 de Janeiro de 2009. 2 — Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no su- O Ministro de Estado e das Finanças, Fernando Teixeira porte original, excepto nos casos cuja substituição seja dos Santos. — O Ministro da Cultura, José António de previamente autorizada nos termos do n.º 10 do artigo 11. Melo Pinto Ribeiro. º deste Regulamento. Artigo 5.º ANEXO Tabela de selecção REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA DIRECÇÃO-GERAL 1 — A tabela de selecção, anexo I do presente Regu- DE INFORMÁTICA E APOIO lamento, consigna e sintetiza as disposições relativas à AOS SERVIÇOS TRIBUTÁRIOS E ADUANEIROS avaliação documental. 2 — A tabela de selecção será submetida a revisões Artigo 1.º com vista à sua adequação às alterações da produção do- cumental. Âmbito de aplicação 3 — Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a DGITA O presente Regulamento é aplicável à documentação obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo produzida e recebida no âmbito das atribuições e compe- coordenador da política arquivística nacional, mediante tências pela Direcção-Geral de Informática e Apoio aos proposta devidamente fundamentada. Serviços Tributários e Aduaneiros, adiante designada por DGITA. Artigo 6.º Artigo 2.º Remessas para arquivo intermédio Sistema de arquivos da DGITA 1 — Findos os prazos de conservação em fase activa, O arquivo da DGITA constitui um sistema integrado de a documentação com reduzidas taxas de utilização admi- arquivos correntes, intermédio e definitivo. nistrativa deve, de acordo com o estipulado na tabela de Os arquivos correntes são geradores e responsáveis por selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo toda a produção documental do organismo, cumprindo as intermédio dos serviços. regras definidas para a organização, utilização e conser- 2 — As remessas dos documentos para arquivo intermé- vação dos documentos em fase activa. dio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade O arquivo intermédio guarda os documentos em fase que a DGITA vier a determinar. semiactiva, executando as tarefas que lhe estão cometidas no âmbito da recolha, conservação, disponibilização, se- Artigo 7.º lecção, eliminação e transferência. Os documentos com valor secundário ou histórico serão Remessas para arquivo definitivo periodicamente entregues à guarda do Arquivo Contem- 1 — Os documentos e ou a informação contida em porâneo do Ministério das Finanças. suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela Artigo 3.º de selecção, deverão ser remetidos para arquivo defi- Avaliação nitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação. 1 — O processo de avaliação dos documentos do ar- 2 — As remessas não podem pôr em causa a integridade quivo da DGITA tem por objectivo a determinação do seu dos conjuntos documentais. valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação Artigo 8.º em fase activa e semiactiva. 2 — É da responsabilidade da DGITA a atribuição dos Formalidades das remessas prazos de conservação em fase activa e semiactiva. 1 — As remessas dos documentos mencionados nos 3 — Os prazos de conservação são os que constam da artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades: tabela de selecção, anexo I do presente Regulamento. 4 — Os referidos prazos de conservação são contados a a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título partir do momento em que os processos, colecções, registos de prova; ou dossiers encerram em termos administrativos e não há b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de qualquer possibilidade de serem reabertos. remessa destinada à identificação e controlo da documen- Diário da República, 1.ª série — N.º 127 — 3 de Julho de 2009 4287 tação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada 2 — A microfilmagem é feita na observância das normas pelas partes envolvidas no processo; técnicas definidas pela ISO (International Organization c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o for Standardization), de forma a garantir a integridade, original no serviço destinatário, sendo o duplicado devol- autenticidade, segurança e durabilidade da informação vido ao serviço de origem; no novo suporte. d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo 3 — Das séries de conservação permanente é feita uma intermédio ou definitivo como instrumento de descrição docu- matriz (negativa de sais de prata — 1.ª geração, com valor mental, após ter sido conferido e completado com as referên- de original), um duplicado de trabalho realizado a partir cias topográficas e demais informação pertinente, só podendo da matriz (positivo em sais de prata — 2.ª geração) e uma ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário. cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eli- 2 — Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os minação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia que constam do anexo II da presente portaria. de consulta. 4 — Os microfilmes não podem sofrer cortes ou Artigo 9.º emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras Eliminação alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade. 1 — A eliminação dos documentos aos quais não for 5 — Os microfilmes deverão conter termos de abertura reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do conservação permanente, deve ser efectuada logo após responsável da instituição detentora da documentação e da o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, entidade responsável pela execução da transferência de contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos suportes. Estes deverão conter a descrição dos documentos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de com as disposições do artigo 11.º qualidade definidos pela ISO. 2 — Sem embargo da definição dos prazos mínimos 6 — De todos os rolos deverá ser elaborada uma ficha de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e descritiva com vista à avaliação dos pressupostos técni- selecção, as instituições podem conservar por prazos mais cos que antecedem a eliminação. Esta ficha deverá conter dilatados, a título permanente ou temporário, global ou a identificação da documentação microfilmada, o controlo parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico de novo que não prejudique o bom funcionamento dos serviços. suporte produzido. 3 — A eliminação dos documentos que não estejam 7 — As matrizes em sais de prata das séries de conserva- mencionados na tabela de selecção carece de autorização ção permanente, deverão ser acondicionadas em materiais expressa da DGARQ. adequados e armazenadas em espaços próprios, com tem- 4 — A eliminação dos documentos aos quais tenha sido peratura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam mi- conservação permanente. crofilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 8 — Os procedimentos da microfilmagem deverão ser 5 — A decisão sobre o processo de eliminação deve definidos em regulamento próprio da DGITA tendo em atender a critérios de confidencialidade e racionalidade consideração os pontos acima referidos. de meios e custos. 9 — As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no Artigo 10.º artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro. Formalidades da eliminação 10 — Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de docu- 1 — As eliminações dos documentos mencionados no mentação de conservação permanente apenas será possível artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades: mediante autorização expressa do organismo coordenador a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que da política arquivística, a quem competirá a definição dos fará prova do abate patrimonial; seus pressupostos técnicos. b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo diri- 11 — A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se gente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo o direito de realizar testes aos filmes executados. responsável do arquivo; c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o Artigo 12.º original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ para conhecimento. Acessibilidade e comunicabilidade O acesso e comunicabilidade do arquivo da DGITA, 2 — O modelo consta do anexo III da presente portaria. atenderá a critérios de confidencialidade da informação, de- finidos internamente, em conformidade com a lei geral. Artigo 11.º Substituição do suporte Artigo 13.º Fiscalização 1 — A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por microfilme, deverá ser realizada quando Compete à DGARQ a inspecção sobre a execução do funcionalmente justificável. disposto na presente portaria. 4288 Diário da República, 1.ª série — N.º 127 — 3 de Julho de 2009 ANEXO I Tabela de selecção de documentos Diário da República, 1.ª série — N.º 127 — 3 de Julho de 2009 4289 4290 Diário da República, 1.ª série — N.º 127 — 3 de Julho de 2009 Diário da República, 1.ª série — N.º 127 — 3 de Julho de 2009 4291 4292 Diário da República, 1.ª série — N.º 127 — 3 de Julho de 2009 Diário da República, 1.ª série — N.º 127 — 3 de Julho de 2009 4293 4294 Diário da República, 1.ª série — N.º 127 — 3 de Julho de 2009 Notas (13) Após conclusão do concurso. (14) Conservar apenas o aviso, actas do júri, listas de classificação, Observações das séries documentais reclamações, recursos hierárquicos e contencioso. (15) Toda a documentação é de conservação permanente no Processo (1) Enquanto em vigor. Individual [série 064]. (2) Conservar apenas o manual. (16) Enquanto o funcionário estiver no activo. (3) Conservar apenas as actas, documentos técnicos e macroestru- (17) Até à revogação ou substituição. tura. (18) Conservar apenas o regulamento de horário de trabalho. (4) Conservar apenas o relatório final. (19) Eliminar os documentos de trabalho. (5) Conservar apenas o relatório final e ou estudos. (20) Conservar apenas os documentos probatórios que permitam a (6) Conservar apenas a portaria, os autos de eliminação, guias de re- emissão de segundas vias, os relatórios e os estudos. messa, autos de entrega e os levantamentos das séries documentais devem (21) Conservar apenas a folha de vencimento. ser conservados até que sejam substituídos por novo levantamento. (22) Conservar apenas a folha manual de abonos e descontos. (7) Caso a informação seja recuperável no processo respectivo. (23) Conservar apenas a relação de sócios a descontar para a CGA. (8) Conservar apenas os documentos técnicos, manuais, actas e re- (24) Conservar apenas a reestruturação de carreiras. latórios. (25) Eliminam-se apenas os documentos de trabalho. (9) Conservar apenas as artes finais e artigos publicados. (26) Após termo do contrato. (10) Conservar apenas os recortes e comunicados de imprensa. (27) Conservar apenas o contrato (no caso das aquisições com con- (11) Conservar apenas os comprovativos e diplomas. trato) e a requisição e proposta do adjudicatário (no caso das aquisições (12) Porque esta informação é recuperável no Relatório de Activi- sem contrato). dades [sério 050]. (28) Enquanto utilizados ou susceptíveis de utilização. Diário da República, 1.ª série — N.º 127 — 3 de Julho de 2009 4295 (29) Inicia após abate ou termo do contrato. BDAP — Base de Dados da Administração Pública. (30) Após a conclusão do projecto. BEP — Bolsa de Emprego Público. (31) Após o termo da validade. (32) Recuperável na série 083. CEAGP — Curso de Estudos Avançados em Gestão Pública. (33) Conservar apenas os documentos relativos a políticas, planos de EPM — Enterprise Project Management. segurança, normas e procedimentos e arquitectura de segurança. FET — Fundo de Estabilização Tributária. (34) Conservar apenas o macromodelo de processos e actas. MFAP — Ministério das Finanças e da Administração Pública. (35) Até ao termo do processo. OE — Orçamento do Estado. (36) Conservar apenas os documentos síntese. PIDDAC — Programa de Investimentos e Despesas de Desenvol- (37) Eliminar os projectos de orçamento. vimento da Administração Central. (38) Enquanto existir relacionamento comercial. PLC — Pedidos de Libertação de Créditos. (39) Durante a vigência do contrato. SCOI — Sistema de Controlo de Objectivos e Indicadores. SGA — Sistema de Gestão de Assiduidade. Siglas SGQ — Sistema de Gestão da Qualidade. ADSE — Direcção-Geral de Protecção Social aos Funcionários e SIADAP — Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho na Agentes da Administração Pública. Administração Pública. ANEXO II Auto de entrega 4296 Diário da República, 1.ª série — N.º 127 — 3 de Julho de 2009 ANEXO III Guia de remessa ANEXO IV Auto de eliminação Diário da República, 1.ª série — N.º 127 — 3 de Julho de 2009 4297 MINISTÉRIO DAS OBRAS PÚBLICAS, disposições do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 360/85, de 3 de Setembro, que a data de entrada em circulação da TRANSPORTES E COMUNICAÇÕES emissão alusiva aos 900 anos do nascimento de D. Afonso Henriques, constante da Portaria n.º 543/2009, de 19 de Portaria n.º 701/2009 Maio, seja rectificada de 14 de Julho de 2009 para 24 de Junho de 2009. de 3 de Julho O Secretário de Estado Adjunto, das Obras Públicas Manda o Governo, pelo Secretário de Estado Adjunto, e das Comunicações, Paulo Jorge Oliveira Ribeiro de das Obras Públicas e das Comunicações, ao abrigo das Campos, em 24 de Junho de 2009. 4298 Diário da República, 1.ª série — N.º 127 — 3 de Julho de 2009 I SÉRIE Preço deste número (IVA incluído 5 %) € 2,40 Diário da República Electrónico: Endereço Internet: http://dre.pt Depósito legal n.º 8814/85 ISSN 0870-9963 Correio electrónico: dre@incm.pt • Tel.: 21 781 0870 • Fax: 21 394 5750 Toda a correspondência sobre assinaturas deverá ser dirigida para a Imprensa Nacional-Casa da Moeda, S. A. Departamento Comercial, Sector de Publicações Oficiais, Rua de D. Francisco Manuel de Melo, 5, 1099-002 Lisboa