Aviso n.º 42/2011

Aviso n.º 42/2011 de matérias respeitantes ao exercício da tutela financeira Por ordem superior se torna público que, por notificação do sector público administrativo e empresarial e da fun- de 14 de Dezembro de 2010, o Ministério dos Negócios ção accionista, produz documentos que carecem de uma Estrangeiros do Reino dos Países Baixos notificou ter a apropriada gestão arquivística. República da Arménia modificado a sua autoridade em Face ao crescimento da produção documental, cum- conformidade com o artigo 45.º da Convenção sobre os pre implementar uma adequada política de gestão de do- Aspectos Civis do Rapto Internacional de Crianças, adop- cumentos de arquivo, nos seus diversos tipos de suportes e tada na Haia em 25 de Outubro de 1980. formatos, que com eficácia garanta a criação, organização, Autoridade central utilização, conservação, avaliação, selecção e elimina- ção de documentos, bem como o direito à informação, de Arménia, 3 de Setembro de 2010. acordo com o princípio da administração aberta. (modificação) Assim: Tendo em vista racionalizar a organização e a acumu- (tradução) lação futura de documentos de arquivo produzidos pela Ministério da Justiça da República da Arménia, Agên- Direcção-Geral do Tesouro e Finanças, procedeu-se à ela- cia dos Actos de Registo do Estado Civil, Halabyan 41/a, boração do presente Regulamento de Conservação Arqui- Yérévan 0078, República da Arménia. vística para melhor avaliar, atribuir prazos de conservação e Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 1673 eliminar, criteriosamente, os documentos, salvaguardando 6 — Cabe à DGARQ a determinação do destino final os de interesse histórico e informativo. dos documentos, sob proposta da DGTF. Nestes termos, ao abrigo da alínea a) do n.º 1 do ar- tigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, Artigo 3.º do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Selecção Julho, e da alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, ouvida a Direcção-Geral de Arquivos: 1 — A selecção dos documentos a conservar perma- Manda o Governo, pelo Ministro de Estado e das Fi- nentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela nanças e pela Ministra da Cultura, o seguinte: DGTF, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção. Artigo 1.º 2 — Os documentos aos quais for reconhecido valor Objecto arquivístico devem ser conservados em arquivo, no su- porte original, excepto nos casos cuja substituição seja É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivís- previamente autorizada nos termos do n.º 3 do artigo 10.º tica da Direcção-Geral do Tesouro e Finanças, constante deste Regulamento. do anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante. Artigo 4.º Artigo 2.º Tabela de selecção Entrada em vigor 1 — A tabela de selecção, anexo I do presente Regu- lamento, consigna e sintetiza as disposições relativas à A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao avaliação documental. da sua publicação. 2 — A tabela de selecção deve ser submetida a revisões Em 2 de Março de 2011. periódicas com vista à sua adequação às alterações da produção documental. Pelo Ministro de Estado e das Finanças, Carlos Ma- 3 — Para efeitos do disposto no número anterior, deve nuel Costa Pina, Secretário de Estado do Tesouro e a DGTF obter o parecer favorável da DGARQ enquanto Finanças. — A Ministra da Cultura, Maria Gabriela da organismo coordenador da política arquivística nacional, Silveira Ferreira Canavilhas. mediante proposta devidamente fundamentada. ANEXO Artigo 5.º REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA Remessas para arquivo intermédio DA DIRECÇÃO-GERAL DO TESOURO E FINANÇAS 1 — Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deve, Artigo 1.º de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser Âmbito de aplicação remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio. 2 — As remessas de documentos para o arquivo inter- 1 — O presente Regulamento é aplicável à documenta- médio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade ção produzida e recebida em qualquer forma ou suporte ma- que a DGTF vier a determinar. terial no âmbito das atribuições e competências da Direcção- -Geral do Tesouro e Finanças, adiante designada por DGTF. Artigo 6.º 2 — O presente Regulamento não é aplicável à do- cumentação acumulada existente na DGTF, nem a arquivos Remessas para arquivo definitivo que receba de outras entidades. 1 — Os documentos cujo valor arquivístico justifique a 3 — A avaliação dessa documentação deve ser efectuada sua conservação permanente, de acordo com a tabela de se- mediante relatório de avaliação aprovado pela Direcção- lecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após -Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ. o cumprimento dos respectivos prazos de conservação. 2 — As remessas não podem pôr em causa a integridade Artigo 2.º dos conjuntos documentais. Avaliação Artigo 7.º 1 — O processo de avaliação dos documentos do ar- quivo da DGTF tem por objectivo a determinação do seu Formalidades das remessas valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou 1 — As remessas dos documentos mencionados nos eliminação, findos os prazos de conservação administrativa. artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades: 2 — É da responsabilidade da DGTF a atribuição dos prazos de conservação administrativa. a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título 3 — Os prazos de conservação são os que constam da tabela de prova; de selecção, que constitui o anexo I do presente Regulamento. b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de 4 — Os referidos prazos de conservação são contados a remessa destinada à identificação e controlo da documen- partir da data do final dos processos, dos documentos integra- tação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada dos em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers. pelas partes envolvidas no processo; 5 — Os casos específicos de aplicação são indicados no c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o campo «Prazo de conservação administrativa» da tabela original no serviço destinatário, sendo o duplicado devol- de selecção. vido ao serviço de origem; 1674 Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo 2 — A selecção do suporte de substituição é da res- intermédio ou definitivo como instrumento de descrição ponsabilidade da DGTF, devendo ter em consideração o documental, após ter sido conferido e completado com as valor probatório do suporte e as garantias de preservação, referências topográficas e demais informação pertinente, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo acessibilidade. inventário. 3 — Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de 2 — Os formulários referidos nas alíneas anteriores são documentação de conservação permanente apenas será os que constam dos anexos II e III do presente Regulamento. possível mediante autorização expressa da DGARQ, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos. Artigo 8.º 4 — A substituição de suporte é feita na observância Eliminação das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization), de forma a garantir a 1 — A eliminação dos documentos aos quais não for integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua informação no novo suporte. conservação permanente, deve ser efectuada logo após 5 — Os procedimentos de microfilmagem ou de digitali- o cumprimento dos respectivos prazos de conservação zação para substituição de suporte, com vista à conservação e fixados na tabela de selecção. consulta dos documentos, deverão ser definidos em Regula- 2 — A eliminação dos documentos que não estejam mento de Microfilmagem e ou no Plano de Preservação Digi- mencionados na tabela de selecção carece de autorização tal próprio da DGTF, que deverá ser aprovado pela DGARQ. expressa da DGARQ. 6 — A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva- 3 — A eliminação dos documentos de conservação per- -se o direito de receber as fichas técnicas de controlo de manente pode ser efectuada após a sua reprodução por qualidade dos documentos nos novos suportes produzidos outro tipo de suporte, nos termos do artigo 10.º, mediante relativos a séries de conservação permanente, e realizar parecer da DGARQ. testes por amostragem aos mesmos, após o que emitirá o 4 — A decisão sobre o processo de eliminação deve respectivo parecer. atender a critérios de confidencialidade e racionalidade 7 — As cópias obtidas a partir de microcópia auten- de meios e custos, de forma a garantir a impossibilidade ticada têm a força probatória do original, nos termos do de reconstituição da informação. disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro. Artigo 9.º Artigo 11.º Formalidades da eliminação Acessibilidade e comunicabilidade 1 — As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades: O acesso e a comunicabilidade do arquivo da DGTF atenderão a critérios de confidencialidade da informa- a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que ção, definidos internamente em conformidade com a lei fará prova do abate patrimonial; geral. b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo diri- gente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo Artigo 12.º responsável do arquivo; Garantias do sistema de arquivo c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o 1 — A DGTF deve garantir a integridade, autenticidade, duplicado remetido à DGARQ. segurança, durabilidade e acesso continuado à informação constante do seu sistema de arquivo. 2 — O modelo de auto de eliminação consta do anexo IV 2 — No cumprimento do disposto no número anterior, do presente Regulamento. deve a DGTF manter um plano de preservação digital aprovado pela DGARQ. Artigo 10.º Artigo 13.º Substituição do suporte Fiscalização 1 — A substituição de documentos originais em suporte de papel por outro suporte deverá ser realizada quando Compete à DGARQ a inspecção técnica sobre o disposto funcionalmente justificável. no presente Regulamento. ANEXO I Tabela de selecção Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 000 Organização e funciona- Este nível compreende as directrizes e regulamentação da mento. estrutura do organismo a fim de assegurar o exercício das suas funções. Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 1675 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 000.01 Estrutura orgânica e fun- Este nível refere-se à elaboração das determinações que defi- cional. nam e alterem, de forma regulamentar, a estrutura da orga- nização bem como o seu funcionamento, a gestão do ciclo de vida dos serviços públicos (concepção e especificação da organização, criação, fusão, reestruturação e extinção dos serviços, da administração directa e indirecta do Estado). 000.01.01 1 Leis e regulamentação Leis orgânicas e diplomas complementares aprovados, no âm- (a) 5 C orgânico-funcional. bito da criação, reestruturação ou extinção de unidades orgâ- nicas ou de actividades e competências. Exclui: 110.01.01. 000.01.02 2 Delegações de compe- Incumbência de actividades ou competências em inferiores (a) 5 C tências. hierárquicos, adjuntos ou substitutos, nomeadamente des- pachos de delegação e subdelegação de competências e correspondência trocada entre as várias instâncias e/ou unidades orgânicas. 000.05 Desenvolvimento organi- Este nível refere-se ao desenho/redefinição dos modelos zacional. de desenvolvimento organizacional e metodologias de organização, modernização e gestão pública — orien- tações, acompanhamento e implementação de modelos e metodologias. 000.05.01 3 Projectos de manuais de Preparação e elaboração de instrumentos de regulação e 5 E procedimentos. normalização de procedimentos administrativos internos da organização, incluindo contributos sectoriais e outra documentação de suporte. 000.05.02 4 Manuais de procedimen- Instrumentos aprovados de regulação e normalização de 5 C tos. procedimentos administrativos internos da DGTF. 000.10 Actos de direcção. . . . . . Este nível refere-se a toda a actividade relacionada com a direcção, gestão da organização, reuniões do conselho de administração e outras reuniões de dirigentes. 000.10.01 5 Processos de reuniões Preparação das reuniões, no âmbito da organização interna, 5 E integra convocatórias, confirmações de presença e agen- das. Exclui: 000.10.02. 000.10.02 6 Actas . . . . . . . . . . . . . . . Registo de resoluções e deliberações tomadas em reuniões 5 C de direcção. Exclui: 000.10.01. 010 Planeamento. . . . . . . . . . Este nível compreende o conjunto de modelos e metodologias necessários à preparação, execução e controlo de planos estratégicos, em conformidade com as grandes linhas de orientação do Governo. 010.01 Planos, programas e pro- Este nível compreende as funções de gestão estratégica ba- jectos. seadas na análise do ambiente interno/externo, que visem a formulação, desenvolvimento e execução de políticas nacionais e do planeamento estratégico e operacional. 010.01.01 7 Candidaturas a financia- Candidaturas apresentadas pela DGTF a programas e pro- (b) 11 E mentos comunitários. jectos (ex.: QCA III; QREN; POAP). Documentação para verificação do cumprimento das condições específicas de admissibilidade e aceitabilidade da candidatura de natureza económico-financeira, esclarecimentos adicio- nais e contratos. 010.05 Planeamento de activi- Este nível refere-se ao planeamento das actividades do or- dades. ganismo numa base anual e plurianual. 010.05.01 8 Preparação dos planos de Elaboração dos planos anuais de actividades da DGTF, 5 E actividades. nomeadamente contributos sectoriais e planos. 010.05.02 9 Planos de actividades Planos, aprovados superiormente, que se inserem no âmbito 5 C da definição dos objectivos a atingir, dos programas a realizar e dos recursos a utilizar pela DGTF. 010.10 Controlo interno de acti- Este nível refere-se ao acompanhamento e controlo do grau vidades. de execução dos planos de actividades bem como dos respectivos relatórios de actividades. 010.10.01 10 Preparação e acompanha- Preparação e acompanhamento dos relatórios anuais de 5 E mento dos relatórios de actividades da DGTF, nomeadamente contributos sec- actividades. toriais. 010.10.02 11 Relatórios de activida- Instrumentos que reportam o grau de realização dos objecti- 5 C des. vos e dos recursos utilizados no cumprimento das estraté- gias traçadas pela DGTF, aprovados superiormente. 1676 Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 010.15 Estatísticas . . . . . . . . . . . Este nível refere-se à realização de estudos e obtenção de dados estatísticos de suporte à elaboração dos relató- rios de actividades, bem como a comunicação de dados ao INE e outras entidades nacionais ou internacionais congéneres. 010.15.01 12 Relatórios estatísticos Elaboração e desenvolvimentos de relatórios estatís- 5 C ticos, internos e externos, sobre a organização e serviços prestados pela DGTF, composto por con- tributos sectoriais, mapas estatísticos e relatórios. 010.15.02 13 Balanços sociais . . . . . . . Instrumentos que reportam os principais indicadores de ges- 5 E tão dos recursos no cumprimento dos objectivos definidos e das estratégias traçadas. Compostos por circulares in- ternas, sobre procedimentos e a importância do balanço social consolidado, mapas dos movimentos de pessoal, de relações profissionais, de trabalho extraordinário, mo- dalidade de horários, acções e custos de formação, níveis de qualificação, encargos com pessoal, prestações sociais, férias e ausências ao trabalho, promoções/progressões, saídas temporárias e definitivas. 020 Consultadoria, assessoria Este nível compreende todo o tipo de consultado- técnica e contencioso. ria — interna/externa, jurídica, técnica e de gestão. 020.01 Assessoria jurídica . . . . . Este nível refere-se ao acompanhamento de questões jurídicas no âmbito de intervenção da organização. 020.01.01 14 Informações e parece- Documentação de natureza técnico-jurídica relativa à gestão 5 E res técnico-jurídicos. da organização, no qual se dá parecer ou conhecimento de um assunto/situação, submetendo-o à consideração supe- rior para tomada de decisão, nomeadamente informações e pareceres técnico-jurídicos quando não incluídos em processo gracioso ou contencioso. 020.01.02 15 Pareceres sobre projectos Documentação de natureza opinativa, expressa sobre pro- 5 E de diplomas legais. jectos de diplomas legais em que a organização é inter- veniente. Exclui: 110.01.01. 020.10 Contencioso administra- Este nível compreende todas as intervenções em sede de tivo. processos judiciais previstos na lei, designadamente nos termos do Código de Processo nos Tribunais Adminis- trativos. 020.10.01 16 Processos de conten- Instauração e acompanhamento de processos de contencioso (c) 5 C cioso administrativo. administrativo, referente a acções interpostas no tribunal administrativo, petições, pedidos de resposta a recursos, pareceres jurídicos, credenciais/procurações do advogado, alegações e notificações dos acórdãos produzidos. 020.25 Contencioso judicial Este nível compreende todas as intervenções em sede de processos judiciais previstos na lei, designadamente nos termos do Código de Processo nos Tribunais Judiciais. 020.25.01 17 Processos de contencioso Instauração e acompanhamento de processos de contencioso (c) 5 C judicial. judicial, nomeadamente autos (ex.: de careação, de in- quirição de testemunhas, de declarações, de diligência), termos de autuação e alegações. 030 Actividades de controlo Este nível compreende o conjunto de actividades vocaciona- das para o controlo da legalidade, da regular avaliação da eficiência e eficácia dos serviços dentro das instituições em que se exerce. 030.01 Auditorias. . . . . . . . . . . . Este nível refere-se a toda a avaliação da organização (sis- tema, processo, projecto ou produto) com o objectivo de averiguar se as actividades desenvolvidas no orga- nismo estão de acordo com as disposições previamente planeadas. 030.01.01 18 Processos de auditorias Auditorias realizadas por entidades externas à DGTF, in- (d) 10 C externas. cluindo relatórios de auditorias da DGO, do TC e de auditores externos, assim como os pedidos de esclare- cimentos e respectivas prestações de informação, seja a nível interno como externo. 030.05 Inspecções . . . . . . . . . . . Este nível refere-se a toda a acção inspectiva, por ordem ministerial ou superiormente determinada, destinada a verificar a conformidade de situações ou procedimen- tos com a legislação aplicável ou com as regras de boas práticas. Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 1677 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 030.05.01 19 Acções de fiscalização/ Acções de fiscalização e de inspecção realizadas no (d) 10 C inspecção. âmbito da avaliação e controlo estratégico da ad- ministração financeira do Estado, por meio de ins- pecções específicas (temáticas) e ordinárias às ac- tividades financeiras, contendo relatórios da IGF. 030.15 Acção disciplinar . . . . . . Este nível refere-se a todo o procedimento disciplinar. 030.15.01 20 Processos disciplinares Instrução, desenvolvimento e conclusão dos processos (e) 1 C disciplinares, nomeadamente notas internas, informa- ções, relatórios finais, notas acusatórias, certidões de notificação, despachos publicados, certidões e pedidos de notificação. 030.20 Acompanhamento e mo- Este nível refere-se a todas as actividades de controlo e nitorização. monitorização a determinadas áreas funcionais e ou ao organismo, bem como as actividades desenvolvidas pelos observatórios. 030.20.01 21 Relatórios de acompanha- Instrumentos resultantes das acções de acompanhamento 5 E mento/monitorização. interno da DGTF, produzidos no âmbito da monitoriza- ção do desenvolvimento/implementação de projectos, planos e programas, ou no âmbito de indicadores de desempenho. 030.25 Avaliações . . . . . . . . . . . Este nível refere-se a trabalhos de investigação sistemática, planeada e dirigida que permita a identificação e obten- ção de informação válida, fiável e pertinente, por forma a efectuar uma valorização de uma intervenção pública ou de um serviço, traduzida pela emissão de um juízo, efectuado com base em determinados critérios. 030.25.01 22 Relatórios de avaliação Avaliação dos indicadores de desempenho da DGTF, in- 5 C de desempenho. cluindo pareceres e despachos, nos termos do disposto na legislação em vigor. Inclui, ainda, a carta de missão do dirigente máximo. 040 Relações institucionais Este nível compreende o conjunto de actividades re- ferentes ao relacionamento externo do organismo. 040.01 Relação Estado/cidadão Este nível refere-se ao relacionamento do organismo com o cidadão individual de acordo com o estabe- lecido no Código do Procedimento Administrativo. 040.01.01 23 Participações e denúncias Recepção e tratamento de participações e denúncias apre- 5 E de cidadãos. sentadas por pessoas individuais através, designadamente, do portal institucional e do Livro Amarelo. 040.01.02 24 Pedidos de informação Recepção e tratamento de pedidos de informação e esclareci- (f) 3 E e esclarecimentos de mentos remetidos pelos cidadãos, assim como os pedidos cidadãos. de acesso aos documentos administrativos, nomeadamente requerimentos. 040.05 Relação com outros or- Este nível refere-se ao relacionamento da instituição com ou- ganismos e pessoas tras entidades públicas ou privadas (direcções-gerais, câ- colectivas. maras municipais, empresas, instituições particulares). 040.05.01 25 Protocolos e acordos Celebração de protocolos e acordos com outras entidades, (a) 5 C com vista à implementação/desenvolvimento de acções, nomeadamente contributos sectoriais, correspondência e comunicações internas, propostas, actas de reuniões de trabalho, documentos finais e adendas. 040.05.02 26 Participações e denún- Recepção e tratamento de participações e denúncias respei- 5 E cias. tantes ou apresentadas por organismos, nomeadamente através de portais institucionais e outros. 040.05.03 27 Pedidos de informação e Recepção e tratamento de pedidos e ou prestação de informa- 3 E esclarecimentos. ções de ou a organismos, nomeadamente requerimentos e perguntas de grupos parlamentares, assim como prestação de informação de índole financeira. 040.05.04 28 Processos de acesso aos Recepção e tratamento de pedidos de acesso a documentação 3 E documentos adminis- administrativa, remetidos por pessoas colectivas (ex.: câ- trativos. maras municipais, tribunais, etc.), através de requerimento com a indicação dos elementos essenciais de identificação, assim como a resposta aos mesmos. 040.05.05 29 Convites e agradecimen- Convites remetidos por diversos sectores do tecido 2 E tos. económico-financeiro nacional e estrangeiro, assim como agradecimentos pelo convite e participação. 1678 Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 040.10 Assuntos da União Eu- Este nível refere-se ao relacionamento com órgãos ou insti- ropeia. tuições no âmbito da União Europeia, através de acções de informação, representação ou cooperação. 040.10.01 30 Relatórios e inquéritos da Documentação referente à participação portuguesa nos as- 5 C União Europeia. suntos relacionados com a União Europeia, nas áreas eco- nómica e financeira, constituída por inquéritos, relatórios e informações remetidos pela União Europeia; exclui os organismos internacionais. 040.15 Relações internacionais. Este nível refere-se ao relacionamento com organizações e organismos internacionais (ex.: OCDE, ONU, UNESCO, CPLP), através de acções de informação, representação ou cooperação. 040.15.01 31 Protocolos, acordos e par- Celebração de protocolos, acordos e parcerias entre o Estado (a) 5 C cerias. Português e outros países, nomeadamente projectos de acordo, contributos, correspondência e comunicações internas, propostas, actas de reuniões de trabalho, docu- mentos finais e adendas. 040.15.02 32 Estudos e projectos . . . . . Elaboração de estudos e ou projectos realizados no âmbito 5 C das relações internacionais (ex.: participação em estudos de risco de seguros de investimento), nomeadamente contributos sectoriais e documentos finais. 040.15.03 33 Relatórios e inquéritos de Documentação produzida e ou recebida no âmbito das rela- 5 C organismos internacio- ções da DGTF com organismos internacionais, excluindo nais. a União Europeia, constituída por informações, relatórios e inquéritos remetidos por organizações internacionais (ex.: FMI) e comentários/contributos das entidades na- cionais competentes. 050 Comunicação, marketing Este nível compreende todas as actividades que trabalham e relações públícas. a imagem pública do organismo. 050.01 Eventos e cerimónias ofi- Este nível refere-se à organização de eventos, tais como ciais. reuniões, encontros, seminários, bem como cerimónias e recepções oficiais. 050.01.01 34 Participação em eventos e Participação da DGTF em eventos e cerimónias oficiais, 2 E cerimónias oficiais. contendo nomeadamente programas, objectivos gerais e específicos, contactos, listas de representantes, documen- tação de apoio, convites e as respostas aos mesmos. 050.01.02 35 Relatórios de visitas ofi- Produto resultante da participação da DGTF em eventos 2 C ciais. e cerimónias oficiais, com o registo e relato dos acon- tecimentos. 050.05 Comunicação e imagem Este nível refere-se a toda a comunicação com a imprensa e institucional. produção/divulgação da imagem institucional. 050.05.01 36 Notas e comunicados à Relação da DGTF com os órgãos de comunicação social, 5 C comunicação social. integrando notas, comunicados e declarações de imprensa. 060 Informação e documen- Este nível compreende todas as actividades relativas à gestão tação. da informação e documentação. 060.01 Gestão de conteúdos Este nível compreende as actividades relativas à gestão da produção editorial, edição e manutenção de conteúdos institucionais, qualquer que seja o suporte escolhido para os veicular. Compreende igualmente a produção de conteúdos para o sítio web e sua disponibilização na Internet e Intranet. 060.01.01 37 Tratamento de dados de Recolha e tratamento de dados de imprensa sobre a activi- 5 C imprensa. dade desenvolvida pela DGTF, assim como de áreas ou de acontecimentos do seu interesse, nomeadamente recortes de imprensa e sinopses informativas. 060.01.02 38 Processos de elaboração Documentação produzida no âmbito da elaboração e desen- 2 E de traduções e retro- volvimento de traduções e ou retroversões. Contém cópia versões. do documento final traduzido ou retrovertido. 060.01.03 39 Divulgação de informação Inserção de conteúdos no sítio web institucional com o intuito (g) 3 meses E no sítio web. da divulgação de informação. 060.05 Gestão de documentos de Este nível compreende as actividades relacionadas com a arquivo. gestão de documentos de arquivo: gestão e manutenção do sistema de arquivo corrente e intermédio da instituição, bem como os assuntos relativos ao expediente. Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 1679 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 060.05.01 40 Copiadores de correspon- Cópias de toda a correspondência expedida e recebida na 5 E dência. DGTF. 060.05.02 41 Registo e controlo de do- Dados relativos ao registo e controlo dos documentos da 3 C cumentos. DGTF. Incluem-se os dados descritivos, técnicos e ad- ministrativos. 060.05.03 42 Manuais e regulamentos Documentação relativa à elaboração/actualização de planos (h) 1 C de gestão de arquivo. de classificação, regulamentos de arquivo, manuais de arquivo e outros. Contém versões definitivas. 060.05.04 43 Registo de movimentos de Registo feito pelos serviços no âmbito do controlo do mo- 2 E processos. vimento dos processos. 060.05.05 44 Protocolos de correspon- Registos, para efeitos de controlo, da circulação dos docu- 2 E dência. mentos entre os vários serviços, nomeadamente guias de entrega de correspondência, guias multiprodutos e livros de protocolo. 060.05.06 45 Instrumentos de gestão e Documentação produzida relativa à gestão do arquivo da (h) 3 C descrição documental. DGTF, constituída por roteiros de localização dos de- pósitos, plantas das instalações, mapas síntese de infor- mação, guias de fundos, inventários, listas e catálogos e estatísticas. 060.05.07 46 Processos de elaboração Documentação produzida no âmbito da avaliação documental 5 C de portarias de ges- tendo em vista a elaboração e publicação de portarias tão de documentos. de gestão de documentos, de acordo com a legislação em vigor. Contém folhas de recolha de dados e demais documentação preparatória. 060.05.08 47 Processos de avaliação de Documentação produzida no âmbito da avaliação de do- 5 C documentação acumu- cumentação acumulada ou de arquivos recebidos pela lada. DGTF. Contém folhas de recolha de dados e demais documentação suporte, bem como o relatório final e a decisão sobre o mesmo. 060.05.09 48 Autos de eliminação Prova jurídica da eliminação da documentação sem qualquer 5 C valor arquivístico. 060.05.10 49 Processos de transferência Transferência, incorporação e outras aquisições de fundos 2 C e incorporação. documentais, ao abrigo dos regimes legais — específicos da DGTF e geral de incorporações — nos arquivos pú- blicos. Contém correspondência relativa ao transporte, relatórios de transferência de fundos, pareceres, des- pachos, contratos, guias de transporte e listagens da documentação. 060.05.10.01 49.1 Autos de entrega e guias Prova jurídica das transferências documentais para arquivos 5 C de remessa. intermédio e definitivo. 060.05.11 50 Requisições de documen- Colecção de formulários próprios utilizados na requisição 5 E tos. de documentos. 060.05.12 51 Processos de substitui- Transferência e ou substituição de suporte de documentação 3 C ção/transferência de de arquivo, por exemplo através de digitalização, tendo suporte. em vista o controlo dos documentos e a recuperação da informação. 070 Sistemas e tecnologias de Este nível compreende todas as actividades relativas aos informação e comuni- sistemas electrónicos utilizados para recolher, processar cação. e disseminar informação, abrangendo equipamentos e métodos. 070.05 Desenvolvimento de sis- Identificação de soluções, concepção, desenvolvimento, temas. manutenção e implementação de sistemas de informação e sua ordenação por SI. 070.05.01 52 Processos de desenvol- Desenvolvimento e implementação de sistemas de infor- 5 C vimento de sistemas e mação integrando, nomeadamente, caderno com apre- aplicações. sentação de versão de especificação de requisitos assim como relatório de progresso, actas, propostas de melhorias da base de dados, correspondência recebida e expedida relativa a alterações, entrada e produção de novas fun- cionalidades no sistema, reporte de funcionalidades do sistema e modelos de mapas. 070.10 Gestão de infra- Administração e exploração de sistemas e bases de da- -estruturas. dos, bem como as comunicações e sistemas locais. 1680 Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 070.10.01 53 Comunicações de dados Gestão das comunicações de dados em banda larga, composto 5 C em banda larga. por formulários de alimentação de dados cuja informação reside nos sistemas de recolha de informação económico- -financeira e de imóveis do Estado. 070.15 Suporte ao serviço . . . . . Actividades que permitem a disponibilização efectiva de serviços de TI. 070.15.01 54 Apoio ao utilizador Apresentação de problemas e respectiva resolução ao nível 5 E dos sistemas e tecnologias da informação e comunicação existentes nos serviços. Contém participação de ocorrên- cias, relatórios de avaliação, respostas a dúvidas informá- ticas e ou operacionais, entre outros. 070.20 Disponibilidade do ser- Gestão da disponibilidade de dados, de sistemas aplica- viço. cionais e gestão da continuidade e da capacidade. 070.20.01 55 Pedidos de acesso Permissão de acesso a sistemas e bases de dados para o 2 E a serviços partilhados desempenho de actividades, nomeadamente pedidos, o respectivo tratamento e atribuição dos mesmos. 080 Recursos humanos . . . . . Este nível compreende as actividades relacionadas com a gestão e administração dos recursos humanos, dentro das suas hierarquias funcionais e no enquadramento dos regimes jurídicos a que se submetem. 080.01 Recrutamento, selecção, Este nível refere-se à organização e instrução dos proces- progressão e mobili- sos referentes à situação profissional dos funcionários, dade. nomeadamente no que se refere aos procedimentos de recrutamento, selecção e progressão na carreira, bem como os procedimentos concursais para cargos de di- recção intermédia. 080.01.01 56 Procedimentos concursais Documentação relativa à abertura de procedimentos con- (j) 5 E cursais pela DGTF. Engloba propostas de abertura e des- pachos de autorização, cabimentação de verbas, avisos de abertura, listas de candidatos, enunciados de provas, declarações para efeitos de concurso, assim como docu- mentos de candidatura. Exclui: 080.01.02. 080.01.02 57 Documentos de síntese Documentação que sintetiza nas suas diversas fases os pro- (j) 5 E dos concursos. cedimentos concursais, nomeadamente avisos de abertura, actas do júri e listas homologadas. Exclui: 080.01.01. 080.01.03 58 Processos de mobilidade Documentação produzida no âmbito da mobilidade interna (l) 1 E ou cedência de interesse público, nomeadamente infor- mações, despachos e correspondência trocada com as instituições. 080.01.04 59 Nomeações de dirigen- Procedimentos concursais de dirigentes e outros cargos de 5 E tes. chefia pela tutela, nomeadamente documentação de candi- datura, despachos de nomeação e termos de aceitação. 080.01.05 60 Contratos de trabalho Documentação produzida no âmbito da contratação de traba- (m) 1 E lhadores pela DGTF. Contém, designadamente, contratos, elementos de identificação, habilitações e curricula vitae. 080.01.06 61 Mapas de pessoal . . . . . . Documentação síntese das existências e movimentação 10 E do pessoal, incluindo designadamente mapas, listas de movimentação de pessoal e listas de admissões e apo- sentações. 080.05 Avaliação de desempe- Este nível refere-se às normas, procedimentos e etapas nho. para a avaliação do desempenho dos funcionários. 080.05.01 62 Conselho Coordenador de Actividade do CCA no âmbito da coordenação e di- 5 C Avaliação. namização da cooperação dos serviços de plane- amento, estratégia e avaliação, da divulgação de boas práticas nos domínios da avaliação. Contém, designadamente, regulamentos, convocatórias, ac- tas, listas de avaliadores e avaliados e reclamações. 080.05.02 63 Processos de avaliação Avaliação de desempenho individual, incluindo formulários 5 E de desempenho indi- de definição de objectivos, assinados pelo avaliado e pelo vidual. avaliador, eventuais alterações, bem como relatórios de demonstração de resultados, auto-avaliações e outra. 080.05.03 64 Processos de reclamação Apresentação de reclamação e recurso pelo avaliado, (n) 1 E e recurso da avaliação. sob o acto de homologação do avaliador. Compre- ende pedidos de apreciação, alegações das partes, bem como relatórios da comissão paritária ou do Conselho Coordenador da Avaliação e despachos. Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 1681 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 080.10 Processos, registos e meios Este nível refere-se à recolha e registo de todos os elementos de identificação. que dizem respeito à vida do funcionário enquanto ligado à instituição. 080.10.01 65 Processos individuais Processos de cada um dos trabalhadores, onde se reúnem (o) 10 C elementos biográficos sobre a sua situação pessoal, fa- miliar e profissional, mantida actualizada pela entidade empregadora, nomeadamente dados pessoais, situação profissional, situação remuneratória, licenças, fichas de avaliação de desempenho e de formação, bem como do- cumentação relativa a acidentes. 080.10.02 66 Cartões de identificação Documentação relativa à emissão e registo de cartões do (m) 1 E trabalhador, incluindo pedidos de emissão e correspon- dência para o envio dos mesmos. 080.15 Prestação, suspensão e Este nível refere-se ao conjunto de actividades que implicam cessação do trabalho. o registo e controlo de todas as situações que se relacio- nam com a assiduidade e com a suspensão e extinção da relação jurídica de emprego. 080.15.01 67 Controlo da assiduidade Documentação relativa ao controlo da assiduidade, abran- 5 E gendo justificações de ausências e documentos compro- vativos, listas mensais, registos de assiduidade e pontu- alidade e mapas anuais. 080.15.02 68 Mapas de férias . . . . . . . Documentação síntese referente ao gozo das férias pelos 5 E trabalhadores, contendo, nomeadamente, mapas de férias com as marcações, alterações e acumulações. 080.15.03 69 Listas de antiguidade Listas anuais de antiguidade dos trabalhadores, com a in- 5 C dicação da data da aceitação, da posse ou do início do exercício de funções na categoria, número de dias descon- tados nos termos da lei, tempo contado para antiguidade na categoria, assim como a sua divulgação. 080.25 Desenvolvimento de car- Este nível refere-se ao conjunto de actividades que garante reiras. a previsão de efectivos, gestão e adequação dos recursos humanos aos conteúdos funcionais necessários para o bom desempenho da organização. 080.25.01 70 Gestão previsional de Gestão previsional dos recursos humanos da DGTF, no- 5 E efectivos. meadamente levantamentos de necessidades de pessoal, tendo em vista a concretização dos objectivos traçados para a instituição. 080.30 Formação . . . . . . . . . . . . Este nível refere-se às actividades relacionadas com o au- mento das competências profissionais dos funcionários, nomeadamente através da formação profissional. 080.30.01 71 Planos de formação . . . . . Documentação que antecede a execução do plano anual de 2 E formação e que contempla o diagnóstico das necessida- des de formação dos trabalhadores, com os contributos sectoriais e a versão final. 080.30.02 72 Acções de formação in- Participação dos trabalhadores em acções de formação 2 E ternas. internas, contendo fichas de inscrição, convocatórias, conteúdos programáticos, manuais, listas de participan- tes, folhas de sumários, listas de entrega de certificados entre outra. 080.30.03 73 Acções de formação ex- Participação dos trabalhadores em acções de formação exter- 2 E ternas. nas, nomeadamente pedidos de inscrição e respectivas auto- rizações, correspondência com entidades formadoras e do- cumentação de acompanhamento da frequência dos cursos. 080.30.04 74 Avaliação do impacto da Avaliação de desempenho do formador e do impacto nos 2 E formação. formados, tendo em vista a aferição dos resultados ob- tidos, designadamente através de inquéritos e relatórios das acções de formação realizadas. 080.30.05 75 Estágios . . . . . . . . . . . . . Documentação produzida no âmbito da selecção e aprovação (p) 2 C de candidatos a estágios, contempla fichas de candidatura, cartas de apresentação com curricula vitae, despachos de constituição do júri e respectivas actas com as delibera- ções, listas de candidatos homologadas e as participações da DGTF aos interessados. 080.35 Relações laborais . . . . . . Este nível refere-se às relações da instituição com os orga- nismos representativos dos trabalhadores e pela gestão dos conflitos de trabalho. 1682 Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 080.35.01 76 Relações com sindicatos Documentação produzida no âmbito das relações entre a 5 E DGTF e as associações sindicais dos trabalhadores, nome- adamente comunicados sindicais, listas dos corpos geren- tes, reuniões de negociação com sindicatos, incluindo as negociações colectivas, assim como pedidos de dispensa ao serviço dos trabalhadores sindicalizados, pareceres e despachos de autorização. 080.35.02 77 Greves, concentrações e Registos de ocorrência de greves, concentrações e manifes- 5 E manifestações. tações. Contém mapas de adesão às greves e despachos para apuramento dos números de adesão. 080.35.03 78 Processos de reclamações Instrução de processos em reclamações e recursos hierár- (n) 5 C e recursos hierárqui- quicos interpostos pelos interessados, nomeadamente cos. alegações, pareceres e despachos. Exclui: 020.10.01. 080.40 Remunerações, abonos e Este nível refere-se à actividade relacionada com o paga- descontos. mento das remunerações aos trabalhadores, tendo em conta toda a documentação respeitante a abonos e des- contos. 080.40.01 79 Processamento de venci- Processamento de vencimentos e respectivas alterações, 10 C mentos. nomeadamente alteração do posicionamento remunera- tório, alteração do NIB, notas de abono, de desconto e de dívidas de desconto, alteração da situação profissional e das fichas de afectação orçamental. 080.40.02 80 Folhas de vencimentos Documentação de apoio ao processamento dos vencimen- 20 E mensais. tos mensais dos trabalhadores, nomeadamente as folhas de vencimentos mensais com a indicação dos tipos de pessoal, códigos de abonos, classificações económicas, importâncias líquidas/ilíquidas, assim como mapas de distribuição de verbas por actividade/unidade orgânica com a indicação da classificação económica, actividade, alínea, subalínea, valor a pagar, dotação orçamental e mapas de despesas com pessoal. 080.40.03 81 Processamento de des- Processamento de descontos dos trabalhadores, por exemplo, 10 C contos. para a ADSE, CGA, segurança social, IRS, sindicatos, seguradoras e para outras entidades, nomeadamente ex- pediente trocado entre as entidades envolvidas e listagens de importâncias a vencer no âmbito de acordo de cobrança colectiva. 080.40.04 82 Penhoras e execuções Penhoras de vencimentos, com origem judicial ou fiscal, 10 C abrangendo expediente trocado com o IGCP, serviços de finanças, tribunais e ou agentes de execução, assim como guias de depósito e comprovativos de depósitos enviados pelas entidades bancárias. 080.40.05 83 Recuperação de venci- Documentação produzida no âmbito da recuperação de ven- 10 E mento de exercício cimentos de exercício perdido, incluindo requerimentos perdido. dos trabalhadores, bem como pareceres e despachos. 080.40.06 84 Horas extraordinárias . . . Documentação produzida no âmbito do processamento de 10 E abonos relativos à realização de trabalho extraordinário. Inclui mapas de montantes pagos, assim como boletins mensais de horas extraordinárias. 080.40.07 85 Guias de reposição. . . . . Regularização dos abonos indevidos, com indicação do valor 10 E referente, designadamente, a vencimentos indevidamente pagos. 080.40.08 86 Despesas com deslocações Documentação produzida no âmbito do pagamento e regu- 5 E e ajudas de custo. larização das despesas de deslocação e ajudas de custo, englobando boletins de itinerários, mapas de montantes pagos em ajudas de custo e subsídios de transporte, fac- turas, recibos e bilhetes de transporte. 080.40.09 87 Declarações de rendimen- Emissão das declarações de rendimentos para efeitos de 2 E tos. IRS, assim como declarações modelo 10 e listagens das declarações de IRS. 080.40.10 88 Controlo de abonos de Acompanhamento e controlo de abonos de família e de 2 E família e outras presta- outras prestações complementares, nomeadamente co- ções complementares. municações internas, listas de abonos e reposições aos trabalhadores. 080.45 Segurança, higiene e saúde Este nível refere-se à verificação de condições objectivas no trabalho. de salubridade, físicas etc. que garantam as melhores condições de trabalho em ambiente controlado. Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 1683 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 080.45.01 89 Processos de segurança e Documentação relativa aos processos de segurança e higiene (q) 40 C higiene no trabalho. no trabalho, no âmbito do controlo e monitorização das condições e ambiente de trabalho com relatórios e mapas de resultados. 080.45.02 90 Processos de saúde no Documentação relativa aos processos de saúde no trabalho, (q) 40 C trabalho. no âmbito da aplicação do regime jurídico de saúde no trabalho, para a Administração Pública. Inclui, designa- damente, convocatórias para exames, fichas clínicas dos trabalhadores, entre outra. 080.55 Protecção na saúde. . . . . Este nível refere-se a toda a actividade destinada a garantir e salvaguardar os direitos obtidos pelos funcionários no que respeita aos regimes de protecção e apoio na doença. 080.55.01 91 Comunicação e correspon- Documentação produzida no âmbito das relações entre a 5 E dência com a ADSE e DGTF, a ADSE e a segurança social. Contém correspon- segurança social. dência, protocolos, fichas de inscrição, alteração de dados, envio de cartões de beneficiários, listas de pessoal afecto e outra documentação relativa a cuidados de saúde. 080.60 Acção social . . . . . . . . . . Este nível refere-se a toda a actividade destinada a garantir e salvaguardar os direitos obtidos pelos funcionários no que respeita aos apoios a prestar para efeitos de ordem social, assim como assegurar a acção social complemen- tar da generalidade dos trabalhadores da Administração Pública com excepção daqueles que se encontrem abran- gidos por outros serviços específicos de idêntica natureza. 080.60.01 92 Comunicações e cor- Documentação produzida no âmbito das relações entre a 1 E respondência com DGTF e os Serviços Sociais da Administração Pública os serviços sociais. (SSAP), tendo em vista a atribuição de apoio social e a publicitação das actividades promovidas pelos serviços sociais. 090 Património, instalações, Este nível corresponde à administração de bens móveis e recursos materiais e imóveis do Estado e compreende a respectiva aquisi- animais. ção, controlo, uso, alienação e inutilização, bem como a contratação e administração de serviços previstos na legislação. 090.01 Aprovisionamento . . . . . Este nível refere-se ao conjunto de operações de ordem técnica e comercial, que concorrem para assegurar aos utilizadores de uma organização o fornecimento de bens, serviços ou obras, adquiridos no exterior. 090.01.01 93 Processos de aquisição Processos de aquisição de bens e serviços ao abrigo do Có- 10 E de bens e serviços. digo dos Contratos Públicos, contendo, nomeadamente, convites para apresentação de propostas, cadernos de en- cargos, propostas, orçamentos, pareceres e despachos. 090.01.02 94 Contratos . . . . . . . . . . . . Documentação produzida no âmbito da celebração de contra- (r) 10 E tos (ex.: de prestação de serviços, de aquisição de bens, de manutenção e assistência técnica, etc.) com fornecedores, notificações das minutas do contrato, documentos de ha- bilitação, contratos, relatórios de contratação, alterações contratuais, renovações de contratos, adendas, bem como cauções e garantias bancárias. 090.01.03 95 Divulgação de bens e ser- Divulgação de bens e serviços por empresas prestadoras 1 E viços. de serviços à DGTF. Contempla cartas de apresentação remetendo prospectos, brochuras, catálogos, pedidos de inscrição como fornecedor e informações sobre mudanças de endereços. 090.01.04 96 Ficheiro de fornecedores Registo de dados referentes aos fornecedores, no âmbito do (g) 6 meses E aprovisionamento de bens e serviços pela DGTF. Inclui fichas de fornecedor, com informação relativa a contactos e pagamentos. 090.01.05 97 Comunicações móveis Gestão das comunicações móveis, nomeadamente solici- 5 E tação de telemóveis, subscrição de serviços, cedências de números, pedidos de reparação de equipamentos e relatórios. 090.05 Compras públicas trans- Este nível refere-se ao conjunto de operações de natureza versais. estratégica e operacional relacionadas com as compras pú- blicas, conjugando a função organizacional de compras e a componente de tecnologias de informação e comunicação (estratégias de sourcing, negociação, gestão transaccio- nal de compras, monitorização e gestão de catálogos). 1684 Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 090.05.01 98 Levantamento de neces- Documentação produzida no âmbito do levantamento de (s) 2 E sidades. necessidades de aquisição, de natureza estratégica e ope- racional pela DGTF, incluindo, nomeadamente mapas, através do Sistema Integrado para a Nova Gestão da Ad- ministração Pública (SINGAP). 090.05.02 99 Processos de compras Compras públicas transversais, nomeadamente correspon- 5 E electrónicas. dência trocada com a Unidade Ministerial de Compras (UMC), assim como a validação, adjudicação e requisi- ções electrónicas. 090.10 Gestão de bens móveis Este nível refere-se à administração das diferentes modalida- des de aquisição de bens consumíveis e bens duradouros. 090.10.01 100 Processos de alienações de Venda de bens móveis pelo Estado. Contém pareceres e 10 C bens móveis. despachos de autorização, autos de venda provisórios, assim como correspondência entre a DGTF, leiloeiras e outros interessados com disponibilização/participação dos bens para venda, avaliação do espólio, propostas de compra ao Estado e cópia das notas de receita com auto de venda. 090.10.02 101 Bens culturais móveis Operações realizadas, no âmbito da gestão de bens cultuais 10 C móveis. Contempla pedidos de certidões dos bens identifi- cados nos autos de entrega ou cessão da Igreja ao Estado, autos de arrolamento dos bens móveis, inventário adicio- nal dos bens mobiliários entre outra documentação. 090.10.03 102 Cedência de bens mó- Disponibilização de bens móveis a outros organismos, nomea- 5 E veis. damente pedidos de cedência e ou empréstimo e guias de remessa. 090.10.04 103 Autos de cedência de bens Prova jurídica da disponibilização (por cedência e ou em- 5 C móveis. préstimo) de bens móveis a outros organismos, constituída por autos. 090.10.05 104 Aquisições por extinção de Aquisição de bens móveis, devido à extinção de serviços e (t) 10 C serviços e empresas. empresas, nomeadamente termos de entrega assinados entre as partes e correspondência de procedimentos. 090.10.06 105 Aquisições por heranças, Aquisição de bens móveis por heranças — jacentes ou va- (t) 10 C legados e doações. gas – legados e doações de bens móveis. Integra a partici- pação da existência do bem, correspondência de procedi- mentos, autos de herança entre outra documentação. 090.10.07 106 Cadastro e inventário de Registo com a descrição de todos os bens móveis, excluindo (s) 2 E bens móveis. os bens não duradouros ou de consumo imediato, em regra, com uma duração útil estimada inferior a um ano, através do Sistema Integrado para a Nova Gestão da Ad- ministração Pública (SINGAP). 090.10.08 107 Pedidos de abate de bens Abate de bens móveis (cedência, reutilização e reforma (u) 1 E móveis. do equipamento), nomeadamente pedidos de au- torização de abate, pareceres e despachos de auto- rização, guias de remessa, relações do material a abater e outra correspondência do procedimento. 090.10.09 108 Autos de abate de bens Prova jurídica do abate de bens móveis, por cedência, reu- (u) 1 E móveis. tilização e reforma do equipamento. 090.10.10 109 Processos de bens móveis Aquisição de bens móveis, devido ao seu abandono a favor (t) 1 C abandonados a favor do do Estado, nomeadamente correspondência remetida Estado. pelo tribunal judicial informando da existência de bens abandonados a favor do Estado, acórdão com a sentença proferida, relação dos bens móveis declarados perdidos a favor do Estado e termos de entrega e de recebimento. 090.15 Gestão do parque de veí- Este nível refere-se a toda a administração dos culos. veículos do Estado, no que respeita à sua aqui- sição, alienação, seguros, acidentes, repara- ções, consumos de combustíveis e parqueamento. 090.15.01 110 Processos de viaturas Documentação referente às viaturas da DGTF, onde se reú- (u) 2 E nem os elementos que registam o seu historial, incluindo declarações amigáveis de acidente automóvel, boletins diários do veículo, folhas de registos de intervenções, recibos do pagamento do dístico do imposto municipal e seguros, títulos de registo de propriedade, inspecções técnicas periódicas, despachos para reparação da viatura, recibos da seguradora sobre pagamento de apólice e pré- mios de seguro automóvel. Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 1685 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 090.15.02 111 Pedidos de autorização de Documentação relativa à autorização de condução de veícu- (a) 1 E condução de veículos. los da DGTF, contendo pedidos, em formulário próprio e respectivas autorizações. 090.15.03 112 Consumos de viaturas Gestão de consumos das viaturas (portagens e combustíveis), 5 E nomeadamente talões e mapas de consumos. 090.20 Concepção, construção Este nível refere-se à concepção, construção, acompanha- e gestão de imóveis. mento das empreitadas, remodelação/ampliação de edi- fícios e outras infra-estruturas, bem como a aquisição de bens imóveis nas mais diversas modalidades: compras, expropriação, permuta, doação, arrendamento, afectação, alienação, bem como cadastro, locação e administração. 090.20.01 113 Inventário geral dos bens Inventariação e cadastro dos bens imóveis dos domínios 10 C imóveis do Estado e dos públicos do Estado, Regiões Autónomas e das autarquias institutos públicos. locais, do domínio privado do Estado, incluindo institutos públicos e os direitos a eles inerentes. Integra as respec- tivas inscrições matriciais. 090.20.02 114 Plataforma de imóveis Registo de bens imóveis feitos pelos seus ocupantes, no 10 C do Estado e institutos âmbito do Programa de Gestão Patrimonial do Estado, públicos. em plataforma electrónica própria, tendo em vista a re- alização do inventário de imóveis para apoio à decisão, contendo relatórios, assim como desenhos técnicos e outra informação relativa à situação da ocupação. 090.20.03 115 Mapas de gestão de imó- Documentação resultante do registo e controlo da administra- 10 E veis. ção patrimonial dos bens imóveis do Estado, assim como compilação de mapas anuais enviados à Assembleia da República e ao Tribunal de Contas. 090.20.04 116 Processos de elaboração Listas provisórias de imóveis, com a identificação dos imó- (v) 5 E de listas provisórias/ veis do domínio privado do Estado e listas definitivas definitivas. publicadas em jornais de grande tiragem e sítio da Internet de acesso público, expirados os prazos de reclamação. 090.20.05 117 Processos de imóveis Documentação relativa às aquisições onerosas do direito (t) 10 C de propriedade ou de outros direitos reais de gozo sobre bens imóveis, precedidas de consulta prévia à DGTF e consultas ao mercado imobiliário, aquisições gratuitas por heranças, legados e doações, dações em cumprimento, expropriações, bens abandonados a favor do Estado, alie- nações de imóveis do Estado e dos institutos públicos por hasta pública, negociação com publicação prévia de anúncio, ou por ajuste directo, arrendamento de imóveis do domínio privado do Estado, por negociação, com pu- blicação prévia de anúncio ou ajuste directo e atribuição/ restituição de casas de função a funcionários, agentes e demais servidores do Estado e dos institutos públicos. 090.20.06 118 Registo de interessados Registo dos dados referentes aos interessados em hastas 1 E em imóveis. públicas, com a indicação das formas de contacto. 090.20.07 119 Anúncios de vendas/arren- Documentação produzida no âmbito de anúncios de arren- 10 E damentos de imóveis. damentos e alienações de imóveis do Estado e institutos públicos através do sítio da DGTF ou em jornais, in- cluindo correspondência de procedimentos e anúncios de venda. 090.20.08 120 Bens imóveis classifica- Documentação relativa a operações realizadas no âmbito da (w) 10 C dos. gestão do património classificado, nomeadamente visto- rias e intenções de aquisições com os respectivos despa- chos de autorização. Inclui correspondência da DGTF para os serviços de finanças participando a aquisição do imóvel, as minutas do contrato, as credenciais designando o outorgante por parte do Estado, assim como as certidões do registo predial e as escrituras de aquisição. 090.20.09 121 Bens cultuais imóveis Gestão de bens cultuais imóveis, contendo despachos de (w) 10 C autorização, autos de cedência e aceitação e relatórios de avaliação. 090.20.10 122 Processos de arrenda- Tomada de arrendamento de imóveis pelo Estado e institutos (q) 5 E mento de imóveis pelo públicos a entidades colectivas privadas ou pessoas singu- Estado. lares, nomeadamente consultas ao mercado, avaliações, pareceres e despachos e outra documentação constitutiva do processo. 090.20.11 123 Ofertas de imóveis ao Documentação decorrente da oferta de imóveis por particula- 1 E Estado. res ao Estado, para efeitos de arrendamento ou aquisição, indicando as suas características. 1686 Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 090.20.12 124 Registo de imóveis dispo- Registo dos imóveis do Estado disponíveis para alienação, 1 E níveis. indicando, nomeadamente, a caracterização, matriz, a utilização actual do bem, valor e restrições de avaliação, licenças de utilização, hastas e acções a desenvolver. 090.20.13 125 Relatórios a enviar à Relatórios a apresentar anualmente à Assembleia da Re- 10 C Assembleia da Repú- pública sobre aquisição, oneração e alienação de bens blica. imóveis do domínio privado do Estado e dos institutos públicos, valores da avaliação e da transacção, dos contratantes, dos imóveis arrendados, assim como relatórios e mapas semestrais de vendas de imóveis em hasta pública. Inclui também a versão definitiva dos mesmos. 090.20.14 126 Bolsa de avaliadores Registo de informação em bolsa de peritos avaliadores, (h) 3 E observando o regime da contratação pública relativo à aquisição de serviços, com a indicação do nome do ava- liador, gabinete, contacto, localidade, área de actuação e colaboradores. 090.20.15 127 Pedidos de avaliações de Promoção de avaliações imobiliárias, nomeadamente 15 E imóveis. pedidos de avaliações de imóveis por pessoas singu- lares ou colectivas, externas à administração directa do Estado e à administração indirecta do Estado, com ou sem participação pública (exclui: Estado ou ins- titutos públicos) e a respectiva avaliação e relatório de avaliação. 090.25 Manutenção e conserva- Este nível refere-se à protecção, reparação e segurança ção de imóveis e insta- de pessoas e instalações bem como consumos (água e lações. energia). 090.25.01 128 Processos de obras de Documentação produzida no âmbito de obras de con- (w) 10 C conservação, modifi- servação, modificação, reintegração e restauro de cação, reintegração e imóveis, incluindo, designadamente, requisições de restauro. obras, participação da ocorrência às entidades compe- tentes, pedidos de vistoria e avaliação e os respectivos relatórios. 090.25.02 129 Reparação e manutenção Documentação produzida no âmbito do conserto e conserva- 5 E das infra-estruturas. ção das infra-estruturas (ex.: água, energia, comunicações fixas, etc.), nomeadamente participações de ocorrência às entidades competentes, pedidos de vistoria e avaliação e os respectivos relatórios. 090.25.03 130 Encargos com as instala- Gestão dos encargos com as instalações afectas/arrendadas, 2 E ções. nomeadamente documentos de despesa com condomí- nios, água, luz, telefone, serviços de limpeza e desin- festações. 090.25.04 131 Contratos de arrenda- Contratações realizadas no âmbito do arrendamento de imó- 5 C mento. veis nomeadamente, contratos e certidões anexas aos mesmos. 090.25.05 132 Comunicações fixas Gestão de comunicações fixas, incluindo designadamente, 5 E contratos, facturas e recibos. 090.30 Gestão de stocks. . . . . . . Este nível refere-se à arrumação de materiais existentes em armazém de modo a facilitar a sua identificação, acesso e utilização. 090.30.01 133 Movimento de stocks Gestão do material em stock, designadamente requisições (s) 2 E de material, guias de recepção e guias de devolução. Inclui, também, a gestão através de sistema de gestão informático. 090.30.02 134 Inventário . . . . . . . . . . . . Registo, controlo e gestão dos bens, com a denominação (s) 2 E e número de exemplares existentes, integrando mapas e listagens com o registo dos artigos existentes em ar- mazém, com a indicação do código, artigo, unidades, existências, preço e valor total. Inclui, também, a gestão electrónica dos bens e serviços em stock/armazém através do Sistema Integrado para a Nova Gestão da Adminis- tração Pública. 100 Gestão orçamental e con- Este nível corresponde à utilização dos recursos financeiros tabilística. com respeito pelas normas da contabilidade pública e do regime da administração financeira do Estado. 100.01 Orçamento do Estado Este nível compreende toda a previsão das receitas e despesas anuais do Estado — preparação e elaboração do OE. Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 1687 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 100.01.01 135 Preparação e elaboração Preparação e elaboração do OE, integrando, nomeada- 5 E do Orçamento do Es- mente, mapas de execução orçamental, de previsões de tado. pagamentos, de actividades em curso, de dotações de capital, de dividendos, saldos do capítulo 60, capítulos 06 (orçamento de funcionamento), e 50 (PIDDAC), QUAR/programas operacionais, mapas de indemniza- ções compensatórias/subsídios, previsão do montante de capital e juros a arrecadar, estimativas das operações financeiras com o Estado, antecipações de duodécimos e informações sobre o OE. 100.01.02 136 Proposta de Orçamento do Documentação relativa à elaboração da proposta de Orça- 5 E Estado. mento do Estado, contendo, nomeadamente, mapas de regularizações de situações do passado, assim como fichas enviadas aos serviços para inscrição de actividades com as respectivas justificações, programas de investimento PIDDAC, mapas de previsão de receitas do Estado admi- nistradas pela DGTF e mapas de despesa e informações sobre o OE. 100.01.03 137 Previsões enviadas ao Prestação de informação ao IGCP dos valores aprovados 10 E IGCP. e dos pagamentos efectuados no âmbito das despesas excepcionais (capítulo 60), bem como mapas do OE aprovado. 100.05 Alterações orçamentais e Este nível compreende os mecanismos que permitem ajustar outros actos de gestão as dotações inscritas no OE às efectivas necessidades orçamental e contabi- aquando da sua execução: antecipação de duodécimos, lística. gestão flexível, créditos especiais, dotações provisionais, cativação/descativação de verbas, despesas de anos ante- riores, modificações das leis orgânicas, necessidades de financiamento, cabimentação de despesas. 100.05.01 138 Alterações orçamentais/ Documentação relativa à dotação provisional, cativação 10 E transferência de ver- ou descativação de verbas, despesas de anos anteriores, bas. necessidades de financiamento, bem como à atribuição de subsídios e indemnizações compensatórias, propostas de autorização de despesa, propostas de alterações orçamen- tais no âmbito dos capítulos 60 (despesas excepcionais), 06 (orçamento de funcionamento) e 50 (PIDDAC), mapas de alterações orçamentais e informações sobre o OE. 100.05.02 139 Cabimentos . . . . . . . . . . Documentação relativa aos procedimentos inerentes à 10 E cabimentação, incluindo informações com pedidos de autorização de despesas cabimentadas, autorizações, ca- bimentos prévios e registos. 100.05.03 140 Pedidos de autorização de Documentação produzida no âmbito da autorização de 10 E pagamentos. pagamentos pela DGTF, integrando nomeadamente, pedidos de autorizações, folhas de cabimento, notas de encomenda, pedidos de reembolso, facturas, recibos e pedidos de estorno. 100.05.04 141 Pedidos de libertação Documentação relativa à libertação de créditos, no- 10 E de créditos — PLC. meadamente informações e mapas de pedidos de li- bertação de créditos, bem como de remunerações. 100.05.05 142 Guias de reposição/guias Documentação produzida no âmbito da reposição de dinhei- 10 E de receita do Estado. ros públicos nos cofres do Estado por pagamentos, através de guias, balancetes de guias de reposição, cálculos de reposição, assim como da restituição de receitas indevi- das nos cofres do Estado, através de guias de receitas, numeradores de guias de receitas e mapas de receitas arrecadadas. 100.05.06 143 Custos de amoedação Documentação relativa à gestão do orçamento de despesa 10 C referente ao pagamento dos custos de amoedação, no- meadamente mapas de conciliação bancária, de encargos assumidos e não pagos, de execução orçamental (mapas de despesas de amoedação, receita geral e consignada, no âmbito do acompanhamento dos lucros de amoeda- ção), de formação do preço das moedas de colecção, de formação do preço de moedas correntes, das facturas, mapas para informação de crédito especial, de movi- mentos de moedas, previsões de moeda corrente e de colecção, mapas do capítulo 60 e informações sobre os custos de amoedação. 100.10 Acompanhamento, controlo Este nível consiste em elaborar a recolha de elementos sobre e execução orçamental. a evolução das despesas, detectar desvios à execução nor- mal do OE, permitindo que se tomem medidas atempadas de correcção desses desvios. 1688 Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 100.10.01 144 Controlo de execução or- Acompanhamento da execução orçamental, designadamente 10 E çamental. mapas, relatórios e ficheiros de alterações orçamentais, despesas excepcionais, encargos assumidos e não pagos, despesas executadas mensalmente, pedidos de autorização de pagamentos, contribuições para organizações interna- cionais, previsões, selecção de movimentos, notas com classificação da receita, balancetes e contas correntes. 100.10.02 145 Mapas de execução sema- Produto resultante do acompanhamento, controlo e execução 10 E nal, capítulo 60. orçamental semanal, no âmbito das despesas excepcionais, nomeadamente mapas. 100.10.03 146 Mapas de receitas do Es- Documentação produzida no âmbito do acompanhamento, 10 E tado administradas pela controlo e execução orçamental das receitas cobradas e DGTF. despesas excepcionais processadas pela DGTF, incluindo mapas de receitas do Estado administradas pela DGTF, de actualização semanal, com a indicação das receitas correntes, impostos indirectos, taxas, multas e outras penalidades, rendimentos da propriedade, transferências correntes, venda de bens e serviços correntes e outras receitas correntes. 100.10.04 147 Controlo de execução dos Documentação produzida no âmbito do controlo e acompa- 10 E orçamentos de investi- nhamento dos orçamentos de investimento (PIDDAC), mento (PIDDAC). nomeadamente QUAR/PO, mapas de execução física e financeira, relatórios de execução orçamental, relatórios de execução anual e resumo de alterações. 100.10.05 148 Controlo de execução do Documentação relativa ao controlo da execução do or- 5 E orçamento de funcio- çamento de funcionamento da DGTF, nomeadamente namento. análises de execuções orçamentais e mapas de despesa mensais (pessoal, bens e serviços e investimentos), assim como mapas de orçamentos de funcionamento, mapas e inquéritos de bens e serviços remetidos anualmente à Agência Nacional de Compras Públicas (ANCP). 100.10.06 149 Correspondência com as Envio regular de informação às entidades competentes, 10 E delegações da DGO, nomeadamente alterações orçamentais, mapas diversos Secretaria-Geral da tu- e balancetes para conferência da DGO, assim como in- tela, Tribunal de Contas formações acerca dos valores aprovados, no âmbito dos e IGCP. capítulos 06, 50 e 60 ao IGCP, tal como cabimentos de concurso de pessoal ao Tribunal de Contas e informações de natureza do acompanhamento e execução orçamental à Secretaria-Geral da tutela. 100.10.07 150 Fundo de maneio . . . . . . Documentação relativa a despesas correntes cuja cobertura 10 E financeira é assegurada pelo fundo de maneio, incluindo nomeadamente mapas e balancetes, requisições, facturas, recibos, informação anual de criação do respectivo fundo e autorizações bancárias. 100.10.08 151 Programas de investi- Programas de investimento PIDDAC para a construção, 10 E mento em instalações. remodelação e apetrechamento das instalações, incluindo nomeadamente pareceres e normas sobre alterações or- çamentais, avaliação financeira e material e mapas de alterações orçamentais. 100.15 Contas públicas . . . . . . . Este nível refere-se às contas que traduzem o orçamento das entidades públicas (Estado na sua visão global, serviços integrados, autónomos e empresas públicas). 100.15.01 152 Contas de gerência. . . . . Documentação relativa à elaboração da conta de gerência 10 C anual (capítulos 06, 50, 60), designadamente documentos de prestação de contas organizados de acordo com as instruções do Tribunal de Contas, mapas da conta de ge- rência, de remunerações do DG, da reconciliação bancária e da relação dos descontos dos vencimentos e salários (IRS, CGA, ADSE), certidões de descontos e de saldos de contas bancárias, balancetes, mapas justificativos de despesas e receitas, mapas do fundo de maneio, despachos de competências, relação de bens inventariáveis adquiri- dos durante a gerência e mapas dos contratos. 100.15.02 153 Mapas enviados ao Tribu- Documentação síntese enviada anualmente ao Tribu- (dd) 10 E nal de Contas. nal de Contas para a elaboração da Conta Geral do Estado, nomeadamente mapas de despesas do OE, de receitas de venda de imóveis, de alienações de vendas, de estorno de receitas, de aquisições one- rosas e quadros de valores arrecadados de imóveis. 110 Processo legislativo e re- Este nível refere-se a todos os trabalhos preparatórios gulamentação. de um diploma/acto conducente à sua aprovação. Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 1689 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 110.01 Projecto/iniciativa . . . . . Este nível refere-se a todos os trabalhos preparatórios de um diploma/acto conducente à sua aprovação. 110.01.01 154 Projectos de diplomas Documentação produzida no âmbito da preparação, elabora- 10 C ção e desenvolvimento de diplomas que poderão ou não virem a ser aprovados. 110.10 Publicitação . . . . . . . . . . Este nível refere-se à publicidade, notificação ou divulgação dos diplomas/actos para assegurar a sua eficácia ou por conveniência. 110.10.01 155 Publicação no Diário da Documentação produzida no âmbito dos procedimentos (x) 1 E República. administrativos necessários à remissão dos diplomas para publicação, nomeadamente ofícios remetendo à INCM a documentação para publicação no Diário da República, assim como confirmações de recepção. 200 Tesouro e finanças . . . . . Este nível compreende as actividades relativas à gestão da dívida pública e da Tesouraria do Estado, bem como às operações de intervenção financeira do Estado. 200.10 Regularizações e recu- Este nível refere-se à assunção de passivos de entidades perações financeiras. públicas e à regularização de responsabilidades finan- ceiras do Estado, bem como à gestão e recuperação dos créditos do Tesouro. 200.10.01 156 Recuperações de créditos Recuperação de créditos resultantes da execução de garan- (y) 10 E resultantes de fiança ou tias prestadas pelo Estado, directamente ou através de aval do Estado. outras entidades, designadamente planos de pagamento e pedidos de alteração, participações e verificação técnica dos incumprimentos, estudos sobre a viabilidade das empresas devedoras, pedidos de execução das garantias prestadas pelo Estado e expediente com os serviços de finanças, do Ministério Público e entidades bancárias, entre outros. 200.10.02 157 Recuperações de créditos Recuperação de créditos transmitidos de organismos ex- (y) 10 E transferidos de organis- tintos (ex.: FFH, IPE, CIFRE, EPAC, etc.), incluindo mos extintos. nomeadamente, emissão de certidões e constituição de hipotecas legais e correspondência trocada com os devedores, serviços de finanças, tribunais, instituições de crédito, solicitadores de execução, administrado- res de insolvência, segurança social, conservatórias e notários. 200.10.03 158 Recuperações de créditos Recuperação de créditos constituídos no âmbito do Programa (y) 10 E do Programa CAE. do Crédito Agrícola de Emergência (CAE), contendo nomeadamente emissão de certidões de dívida e expe- diente trocado com os devedores, serviços de finanças, tribunais, entre outros. 200.10.04 159 Recuperações de créditos Recuperação de créditos provenientes da concessão de (y) 10 E resultantes da conces- incentivos financeiros atribuídos, no âmbito do Sis- são de incentivos finan- tema Integrado de Incentivos ao Investimento (SIII), ceiros. incluindo, nomeadamente, despachos, certidões de dí- vida e expediente trocado com os devedores e os serviços de finanças. 200.10.05 160 Recuperações de cré- Recuperação de créditos que resultam de empréstimos di- (y) 10 E ditos resultantes de rectos do Estado e outras operações activas, constituída, empréstimos directos designadamente, por contratos de reescalonamento de do Estado e outras dívidas com países em desenvolvimento, planos de amor- operações activas. tização, notas sobre juros de mora e correspondência trocada com a COSEC. 200.10.06 161 Recuperações de créditos Recuperação dos créditos transferidos para a titularidade da (y) 10 E adquiridos à segurança DGTF, resultante da cessão de créditos pela segurança social. social, incluindo contratos, relações das dívidas cedidas ao Estado, certidões da segurança social sobre a dívida das empresas, pedidos de regularização da dívida, no- tificações dos planos prestacionais da dívida, guias de pagamento e expediente com os devedores, serviços de finanças, tribunais, segurança social e administradores de insolvência. 200.10.07 162 Recuperações de outros Recuperação de créditos transferidos para o Estado, desig- (y) 10 E créditos transmitidos nadamente através de operações de dação em pagamento, para o Estado. constituída, entre outros, por contratos e correspondência trocada com os devedores e com os tribunais. 1690 Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 200.10.08 163 Processos de cessão ou Cessão ou alienação de créditos do Estado a favor de tercei- (z) 10 C alienação de créditos. ros, constituída designadamente por actas da comissão de avaliação das propostas, contratos de cessão ou alienação, documentação sobre a nomeação de representantes do Estado e a posição de voto nas assembleias de credores e expediente trocado com os proponentes. 200.10.09 164 Acompanhamento de Acompanhamento e controlo do exercício dos mandatos de (z) 5 E mandatos de gestão de gestão de créditos atribuídos a outros organismos (ex.: créditos. CGD e IHRU sobre os créditos do ex-FFH, IFAP e da PL 480), constituídos por relações dos créditos envolvidos e expediente trocado com as entidades gestoras. 200.10.10 165 Processos de assunção Assunção de responsabilidades pelo Estado para com organis- (aa) 15 E de responsabilidades. mos públicos e empresas públicas e participadas no con- texto, por exemplo, de processos de saneamento económico- -financeiro de sociedades anónimas de capitais públicos, de empresas em liquidação, composta, entre outra, por ele- mentos sobre a situação financeira das entidades objecto da regularização de passivos, propostas de regularização de dívidas e expediente trocado com as entidades envolvidas. 200.10.11 166 Processos de regulari- Regularização de situações do passado do Estado, tal como o (aa) 10 E zações de responsa- pagamento à segurança social de encargos com os pensio- bilidades do Estado. nistas e reformados das ex-províncias ultramarinas, bem como de outras responsabilidades que lhe foram transmi- tidas, composta designadamente por pareceres, despachos e expediente trocado com as entidades envolvidas. 200.10.12 167 Acompanhamento dos Documentação produzida no âmbito das actividades ine- (bb) 10 C processos de liquida- rentes ao processo de liquidação e posterior extinção de ção. sociedades participadas pelo Estado, empresas públicas e organismos públicos, constituída, entre outras, por corres- pondência trocada com as entidades em liquidação, relató- rios de prestação de contas anuais, contas finais de liqui- dação e partilha, certificações de contas e autos de entrega e recepção do património residual das entidades extintas. 200.10.13 168 Processos de aquisição Aquisição de activos pelo Estado a terceiras entidades, de acordo 10 E de créditos. com norma específica na lei orçamental, constituída por do- cumentos comprovativos dos créditos, contratos de aquisi- ção e correspondência trocada com as entidades envolvidas. 200.10.14 169 Sistema de Informação Informação, relativa à administração pela DGTF da recupe- (y) 10 C e de Recuperação de ração de créditos, em sistema electrónico próprio, com Créditos (SIRC). a indicação do crédito, número de devedor, assim como mapas de posição dos créditos, fichas de identificação dos devedores (contacto, NIF, repartição de finanças, singular/colectivo, património), mapas do estado dos planos de pagamento. 200.10.15 170 Sistema de Informação Informação, relativa à administração dos créditos resultantes (y) 10 C do Crédito Agrícola de do Programa Crédito Agrícola de Emergência, em sistema Emergência (CAE). electrónico próprio, com identificação dos devedores, da dívida, da entidade intermediária e da instituição de crédito, do processo de execução fiscal e do respectivo serviço de finanças. 200.15 Tesouraria do Estado Este nível compreende toda a actividade relacionada com a movimentação de fundos públicos, quer em execução do Orçamento do Estado, quer através de operações espe- cíficas do Tesouro (OET), a contabilização e o controlo das movimentações e operações bancárias. 200.15.01 171 Contabilização e controlo Contabilização e controlo das movimentações e operações 10 E das movimentações e bancárias, designadamente em contas especiais (Conven- operações bancárias. ção de Lomé) e fundos públicos, constituída, entre outra, por folhas de selecção de movimentos, pareceres e despa- chos ministeriais, respeitantes a transferências de parte do saldo de contas especiais, folhas de saldo, comprovativos de depósitos efectuados na conta do Tesouro, folhas de reposição não abatida nos pagamentos e avisos de crédito. 200.15.02 172 Fundos autónomos. . . . . Gestão financeira de património autónomo que esteja (cc) 10 C cometida à DGTF, nos termos da legislação em vigor (ex.: Fundo Português do Carbono, Fundo da Língua Portuguesa, Fundo da Reabilitação e Conservação Pa- trimonial, Fundo de Apoio ao Sistema de Pagamentos do SNS, Fundo dos Direitos do Consumidor), composta, designadamente, por mapas de aplicações CEDIC, de resumos de fundos, de pagamentos, de adiantamentos e subscrições e de juros dos adiantamentos. Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 1691 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 200.15.03 173 Sistema de Informação de Informação, relativa à gestão das operações financeiras re- (cc) 10 C Gestão de Fundos do alizadas pelo Fundo do Sistema Nacional de Saúde, em SNS (SIGFSNS). sistema electrónico próprio, indicando, entre outras, a remuneração das unidades de participação, cobrança de juros resultantes da concessão de antecipação de fundos, regularização dos adiantamentos, assim como a criação/ eliminação de entidades, lista dos hospitais, ficheiros de envio de pagamentos para o sistema de homebanking com a indicação da data do pagamento, número sequencial, conta de origem, estorno de dinheiro pelo Estado e em- préstimos contraídos pelo Fundo. 200.20 Intervenção financeira Este nível compreende a concessão de garantias e apoios financeiros do Estado; o estudo, o acompanhamento e a in- tervenção nas matérias respeitantes ao exercício da tutela financeira do sector público e da função accionista do Es- tado; o controlo da emissão e circulação da moeda metálica. 200.20.01 174 Acompanhamento e moni- Documentação produzida no âmbito do acompanhamento, (r) 10 C torização das parcerias controlo e análise pelo parceiro público dos contratos público-privadas. de gestão, de concessão, de prestação de serviços e de colaboração celebrados, no âmbito das parcerias público- -privadas com o sector privado, tendo em vista a aferição da partilha de riscos e da valência financeira das mesmas. Contém, também, propostas de contratos de concessão, protocolos a celebrar com entidades com interesse no projecto, minutas das bases de concessão, modelos de contratos de financiamento, projecções e estudos de via- bilidade económico-financeira e propostas de reequilíbrio dos contratos de concessão. 200.20.02 175 Relatórios das parcerias Documentação relativa à elaboração dos relatórios anuais e 20 C público-privadas e trimestrais sobre parcerias público-privadas e poncessões, concessões. no âmbito do acompanhamento e análise, contendo nomea- damente mapas síntese dos encargos e relatórios do OE relativos às PPP rodoviárias, águas, energias, barragens, saneamento entre outros. 200.20.03 176 Fichas de identificação Informação síntese produzida no âmbito do acompanhamento 1 C das parcerias público- das parcerias público-privadas celebradas pelo Estado, -privadas. contendo fichas sintéticas de identificação das parcerias público-privadas compostas pela identificação da conces- são, investimentos, síntese de acompanhamento na fase de exploração, fluxos financeiros com o concedente, inter- venções/orientações do concedente, situação económico- -financeira da concessionária, acompanhamento periódico da concessão e do exercício da função do concedente e registo documental da concessão. 200.20.04 177 Função accionista do Es- Documentação relativa ao acompanhamento e reporte da 20 C tado (S. A.). actividade e situação das empresas do sector empresarial do Estado (S. A.), contendo, nomeadamente, despachos de nomeação dos órgãos sociais, confirmação de depósitos de títulos passados a terceiros, acordos/planos de reestrutura- ção financeira, propostas de alterações de estatutos, pedi- dos de acumulação de funções, projectos de despacho de nomeação do representante do Estado e do sentido de voto, deliberações unânimes por escrito, definições de objecti- vos e contratos de gestão, assim como documentação sobre alienação/aquisição de participações sociais e informações sobre o cumprimento dos princípios do bom governo. 200.20.05 178 Documentos de acompa- Documentação relativa ao acompanhamento e reporte da 20 E nhamento da situação actividade e situação das empresas do sector empresa- e actividade das empre- rial do Estado (S. A.), incluindo designadamente planos sas (S. A.). de actividades e orçamentos, planos de investimento e financiamento, propostas de investimento e de contrata- ção de empréstimos, fixação de remunerações de órgãos sociais, convocatórias das assembleias gerais e ordens de trabalho. 200.20.06 179 Função tutelar do Estado Documentação relativa ao acompanhamento e reporte da 20 C (E. P. E.). actividade e situação das entidades públicas empresariais (E. P. E.), incluindo nomeadamente propostas de altera- ções de estatutos, pedidos de acumulação de funções, projectos de despachos de nomeação do representante do Estado e de eleição/nomeação, definição de orientações e de objectivos de gestão, contratos de gestão, despachos de nomeação de órgãos sociais, acordos/planos de rees- truturação financeira, despachos de aprovação de contas, informações sobre o cumprimento dos princípios do bom governo, assim documentação sobre alienação/aquisição de participações sociais. 1692 Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 200.20.07 180 Documentos de acompa- Documentação relativa ao acompanhamento e reporte da 20 E nhamento da situação actividade e situação das empresas do sector empresarial e actividade das empre- do Estado (E. P. E.) contendo nomeadamente planos de sas (E. P. E). actividades e orçamentos, planos de investimento e fi- nanciamento, propostas de investimento e de contratação de empréstimos e fixação de remunerações de órgãos sociais. 200.20.08 181 Sistema de recolha de in- Informação para o acompanhamento da gestão e performance (cc) 10 C formação económico- das empresas do sector empresarial do Estado (SEE), no -financeira (SIRIEF). âmbito da intervenção económico-financeira do Estado. Constituída por balanços de controlo e validação, indica- dores, quadros adicionais, relatórios bancários, relatórios IFRS, relatórios POC e relatórios das seguradoras. 200.20.09 182 Contratação da prestação Documentação relativa à celebração de contratos, no âmbito (r) 10 E do serviço público. de uma actividade de serviço público, constituída por minutas, informações e relatórios de análise. 200.20.10 183 Relatórios sobre o sector Documentação relativa à elaboração do relatório anual so- (dd) 10 C empresarial do Es- bre o cumprimento dos princípios do bom governo pelo tado. sector empresarial do Estado, assim como informações respeitantes ao investimento e financiamento do SEE, esforço financeiro do Estado e peso do SEE no Estado, dados relativos aos prazos médios de pagamentos das empresas públicas (PMP) entre outras. 200.20.11 184 Capitalização de empre- Documentação relativa à subscrição/realização de capital 20 C sas. nas empresas detidas ou participadas pelo Estado, esti- mativas de dados para efeitos de integração na proposta orçamental, propostas de autorização de pagamentos, pedidos de aumento de capital e informações/relatórios de análise sobre a situação. 200.20.12 185 Subvenções públicas Documentação produzida na sequência da atribuição a 20 C empresas públicas e privadas de subvenções públicas, que revestem a forma, designadamente, de indemniza- ções compensatórias pela prestação de serviço público, constituída por correspondência referente a pedidos de pagamentos das indemnizações compensatórias, informa- ções/relatórios de análise da situação e de dividendos. 200.20.13 186 Arrecadação de dividen- Documentação produzida no âmbito da gestão de remune- 20 C dos/lucros. rações provenientes das participações accionistas, no- meadamente estimativas para efeitos de orçamentação, análises da distribuição de resultados, arrecadação de receitas, constituída por relatórios e informações de aná- lise da situação e mapas de dividendos/remuneração do capital estatutário. 200.20.14 187 Concessão, gestão e exe- Concessão, gestão e execução de garantias pessoais a enti- (y) 10 C cução de garantias dades externas e internas, sob a forma de fiança ou aval, pessoais. no âmbito de empreendimentos ou projectos de interesse para a economia nacional, contendo, designadamente, pedidos de autorização/manutenção de garantia, minutas dos contratos de empréstimo ou da operação financeira, planos de utilização do financiamento e esquemas de reembolso, propostas de concessão de garantia, contratos com garantia do Estado e respectivos aditamentos, assim como mapas dos planos de amortização de capital, pa- gamentos de juros e comissões de garantia, programas, declarações de garantia e execuções/pagamentos. 200.20.15 188 Concessão e gestão de Concessão e gestão de garantias a operações de seguro do (y) 10 C garantias a operações risco de crédito ou de fabrico e investimento com a garan- de seguro do risco de tia do Estado, no contexto da exportação de bens ou ser- crédito ou fabrico e viços de origem portuguesa ou de investimento português investimento no es- no estrangeiro, integrando, designadamente, garantias de trangeiro. operações individuais de crédito ou de investimento, de apólices globais, de seguro-caução, de linhas de crédito com países da cooperação portuguesa, pedidos de posição de princípio sobre cobertura da exportação de bens e servi- ços de origem portuguesa, pareceres do CGFEI, despachos de autorização de garantia, prorrogações de prazos de utilização das operações seguras, cobranças de prémios, pedidos de indemnização e respectivos pagamentos. 200.20.16 189 Concessão, gestão e exe- Documentação produzida na sequência da concessão e ad- (y) 10 C cução de empréstimos. ministração de empréstimos a entidades internas e exter- nas e a respectiva execução, nomeadamente protocolos, programas, contratos e expediente relacionado com a gestão da operação. Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 1693 Número Prazo Cód. Destino Função/subfunção de Título da série/subsérie Âmbito e contéudo de conservação classif. final ref. administrativa 200.20.17 190 Concessão de bonifica- Documentação relativa à concessão de bonificações a en- (y) 10 E ções. tidades nacionais e estrangeiras, através de linhas de crédito bonificadas e criadas por diploma próprio, nos sectores do arrendamento urbano, eventos nacionais, in- tempéries, calamidades, subsídios sociais de mobilidade a particulares, crédito de ajuda, entre outros, contendo nomeadamente propostas de realização de despesa, pa- receres e despachos de autorização, valores a pagar por linha de crédito, protocolos, contratos, reclamações e execuções/pagamentos. 200.20.18 191 Sistema de crédito à habi- Informação produzida no âmbito do controlo do crédito à (y) 10 E tação (SCH). habitação bonificado (a custos controlados), contendo re- gistos, listagens e correspondência com os interessados. 200.20.19 192 Sistema de controlo de Documentação produzida no âmbito do registo, controlo e (cc) 10 C bonificações (PROG- processamento de pagamentos das bonificações de juros BONI). e incentivos, nomeadamente mapas de valores a pagar por classificação económica, reclamações conferidas e não conferidas, mapas de execução orçamental anual e lista de valores pagos por actividade. 200.20.20 193 Concessão de incentivos Concessões de incentivos e outros subsídios não reembolsá- (ee) 10 C e outros subsídios não veis, designadamente no contexto do programa de apoio reembolsáveis. ao arrendamento por jovens para residência permanente, da atribuição de um subsídio social de mobilidade aos cidadãos beneficiários, entre o continente e a Região Autó- noma da Madeira, designadamente protocolos, contratos, reclamações e execuções/pagamentos. 200.20.21 194 Controlo da emissão e Documentação produzida no âmbito do acompanhamento e 10 C circulação da moeda controlo da emissão e da circulação da moeda metálica, metálica. constituída por mapas de moedas (com o registo de to- das as moedas de colecção), mapas de emissões globais, correspondência com a INCM relativa a transferências de moedas de colecção, com o respectivo mapa, movimento de moedas (mapas com o registo do valor das facturas das moedas correntes e das moedas de colecção) e mapas de moedas da DGTF, armazenadas no Banco de Portugal. (a) Conservar até 31 de Dezembro de 2020 as candidaturas no âmbito do FSE e até 31 Março de 2014 no âmbito do QCA III. (b) Após o fim da vigência. (c) Após o trânsito em julgado. (d) A partir da data da infracção ou, não sendo possível determiná-la, desde o último dia da respectiva gerência. (e) Após a decisão. (f) Após a data da apresentação do requerimento. (g) Informação em actualização permanente, com uma regularidade semanal. (h) Após nova actualização. (i) Após revisão da portaria. (j) Após a cessação do procedimento concursal. (l) Após o fim da mobilidade. (m) Após a extinção da relação jurídica de emprego. (n) Após a decisão sobre a reclamação. (o) Após a aposentação. (p) Após a conclusão do estágio. (q) Após ter terminado a exposição do trabalhador a que respeita. (r) Após o termo do contrato. (s) A partir da data de abate do bem ou do consumo das existências. (t) Após a perda do direito de propriedade. (u) Após o abate ou cedência. (v) Após expirados os prazos de reclamação. (w) Após o encerramento do processo por alienação ou abate do registo do imóvel. (x) Após publicação no Diário da República. (y) Após a extinção do crédito. (z) Após a cessão/alienação do crédito. (aa) Após a regularização. (bb) Após a extinção da entidade. (cc) Desde a data do pagamento, devido a imperativo legal e razões administrativas. (dd) Após a publicação. (ee) Após o termo da concessão dos incentivos. 1694 Diário da República, 1.ª série — N.º 60 — 25 de Março de 2011 ANEXO II ANEXO IV Auto de entrega Auto de eliminação ANEXO III Guia de remessa MINISTÉRIO DA ECONOMIA, DA INOVAÇÃO E DO DESENVOLVIMENTO