Informação vinculativa n.º 1946

FICHA DOUTRINÁRIA Diploma: CIVA Artigo: 52º, nºs 1, 4 e 7 Assunto: Arquivo electrónico de facturas Processo: F061 2005182 - despacho do SDG dos Impostos, substituto legal do Director- Geral, em 07-11-2008 Conteúdo: O sujeito passivo A, exercendo a actividade de "Outras Instalações em construções" – CAE 43290, vem, solicitar parecer vinculativo ao abrigo da alínea e) do n.° 3 do art.° 59.° e do art.° 68.°, ambos da Lei Geral Tributária, relativamente à possibilidade de proceder ao arquivo electrónico das facturas por si emitidas. Sobre o assunto, cumpre informar: EXPOSIÇÃO DO SUJEITO PASSIVO 1. Na presente exposição, refere o sujeito passivo, que o seu objecto social consiste na "fabricação, montagem e assistência técnica a elevadores e escadas rolantes". 2. No âmbito da sua actividade e no cumprimento das suas obrigações fiscais, procede à emissão de facturas ou documentos equivalentes por cada transmissão de bens ou prestação de serviços efectuados, mantendo em arquivo os respectivos duplicados, nos termos do n.° 1 do art.° 52.° do CIVA. 3. Atendendo ao elevado número de facturas emitidas anualmente (entre 60.000 a 70.000), refere que o arquivo das mesmas, em suporte de papel, se traduz em elevados custos logísticos e administrativos, pelo que, entendendo que os custos para manter este tipo de arquivo se mostram desproporcionais face ao fim que se pretende atingir, vem solicitar informação sobre a possibilidade para proceder, através de um sistema informático, ao arquivamento electrónico dos duplicados das facturas por si emitidas, em substituição do seu arquivamento em suporte de papel. 4. Assim, e no sentido de apresentar as características operacionais do sistema de processamento e arquivamento que pretende implementar, refere o seguinte: - Possui, por todo o país, 26 Delegações que relativamente às transmissões de bens e prestações de serviços procedem à emissão das respectivas facturas ou documentos equivalentes, sendo utilizado nas mesmas, para efeitos de facturação, um software que se denomina "Sistema X", desenvolvido pelo Grupo a que pertence o sujeito passivo. - A informação que, no final de cada dia, consta no "Sistema X" é transmitida electronicamente para o sistema central, para ser integrada nas contas. - Quanto às facturas respeitantes a operações realizadas a partir da sede, são emitidas no "sistema central SAP". - O referido "sistema central SAP" gera, por cada factura emitida (quer pelas Delegações, quer pela sede), um sistema com toda a informação contabilística Processo: F061 2005182 1  e fiscal associada à factura, ou seja: - Identificação do adquirente, - descrição da operação, - base tributável, - imposto liquidado, e - valor total da operação. - O mesmo sistema gera ainda um ficheiro em formato PDF ("Portable Document Format) que, usualmente utilizado para o envio de informação por meios electrónicos, reproduz de forma fiel o aspecto visual do documento original. - O sistema informático possui diversos mecanismos de encriptação que impedem a alteração ou destruição da informação, garantindo, por um lado, a integridade da mesma e, por outro, que o utilizador possa proceder somente à sua leitura. - No que respeita ao preenchimento e controlo das declarações de IVA, o sistema produz mensalmente uma listagem com a indicação de todas as facturas emitidas. 5. Deste modo, e face às características deste sistema informático, o sujeito passivo pretende que as já referidas Delegações deixem de enviar para a sede, os duplicados das facturas emitidas localmente, em suporte de papel, bem como, deixar de imprimir os duplicados das facturas geradas no sistema central, passando os mesmos a estar arquivados, unicamente, em suporte informático. 6. Refere ainda, que este arquivo electrónico constituirá uma reprodução fiel e exacta de toda a informação constante nas facturas por si emitidas, permitindo a sua consulta e/ou impressão sempre que necessário. 7. Entende, assim, que o método proposto permitirá, por um lado, cumprir com todos os requisitos legais respeitantes ao arquivo da informação constante nos duplicados das facturas e, por outro, a redução de custos. ENQUADRAMENTO LEGAL DA SITUAÇAO 8. Estabelece o n.° 1 do art.° 52.° do CIVA que "os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos". 9. De referir que, com a publicação do Decreto-Lei n.° 256/2003, de 21 de Outubro, cuja entrada em vigor se verificou em 1 de Janeiro de 2004, foi transposta para a ordem jurídica interna a Directiva 2001/115/CE, do Conselho, de 20 de Dezembro, relativa ao sistema comum do imposto sobre o valor acrescentado, tendo em vista simplificar, modernizar e harmonizar, em matéria de IVA, vários aspectos e condicionalismos relacionados com a obrigação de facturação. 10. O referido Decreto-Lei veio estabelecer regras relativas à facturação, nomeadamente à sua elaboração, arquivamento e conservação, incluindo a respectiva transmissão e conservação por meios electrónicos. Processo: F061 2005182 2  11. Com a sua publicação também foi alterado o art.° 52.° do CIVA, nomeadamente pelo aditamento do seu n.° 4, referindo o mesmo que "salvo o disposto em legislação especial, só é permitido o arquivamento em suporte electrónico das facturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrónica, e desde que se encontre garantido o acesso completo e em linha aos dados e assegurada a integridade da origem e do seu conteúdo". 12. Posteriormente, com a publicação do Decreto-Lei n.° 238/2006, de 20 de Dezembro, foram introduzidas alterações, nomeadamente ao Código do IVA, no sentido de simplificar e racionalizar obrigações e procedimentos com vista à diminuição dos custos por parte dos sujeitos passivos. 13. O referido diploma alterou a redacção do n.° 4 do art.° 52.° do CIVA e aditou ao mesmo artigo, o n.° 7 que veio permitir, a partir de 2007.01.01, “(...) o arquivamento em suporte electrónico das facturas ou documentos equivalentes, dos talões de venda ou de quaisquer outros documentos com relevância fiscal desde que processados por computador, nos termos definidos por portaria do Ministro das Finanças". 14. Neste sentido, a Portaria n.° 1370/2007, de 19 de Outubro, vem estabelecer as condições que devem ser observadas para o arquivo electrónico daqueles documentos, referindo o seu art.° 1.° que "as facturas ou documentos equivalentes e os talões de venda, exigíveis pelo Código do IVA e emitidos de acordo com o disposto no art.° 5.° do Decreto-Lei n.° 198/90, de 19 de Junho, com as alterações nele introduzidas, podem ser arquivados em suporte electrónico". 15. De acordo com a alínea b), n.° 2 do art.° 3.° da mesma Portaria, os ficheiros devem, entre outros condicionalismos, "ter o mesmo formato e estrutura de dados e seguir as regras definidas para o preenchimento do ficheiro de auditoria informática, definido por portaria do Ministro das Finanças" (Portaria n.° 321-A/2007, de 26/03). ANÁLISE E CONCLUSÃO 16. Pelo exposto, considerando a que à data em que é solicitado o pedido de informação apenas era permitido o arquivamento em suporte electrónico das facturas e documentos equivalentes, desde que. emitidas por via electrónica (n.° 4 do art.° 52.° do CIVA com redacção dada pelo Decreto-Lei n.° 256/2003, de 21 de Outubro), a situação exposta, porque não tinha acolhimento em legislação especial, não poderia ser atendida. 17. Contudo, tendo em conta o aditamento do n.° 7 ao art.° 52.° do CIVA (Decreto-Lei n.° 238/2006, de 20 de Dezembro) e observadas que sejam as condições estabelecidas na Portaria n.° 1370/2007, de 19 de Outubro, pode o sujeito passivo (a partir do ano de 2007) proceder ao arquivo em suporte electrónico das facturas ou documentos equivalentes por si emitidas e processadas por computador, em substituição do respectivo arquivo em papel. 18. De referir que o arquivo em suporte electrónico (suportes e respectivas cópias), deve ser conservado no prazo e nos termos previstos no n.° 1 do art.° 52.° do CIVA. Processo: F061 2005182 3