Informação vinculativa n.º 1806

FI CHA DOUTRI N ÁRI A Diploma: CIVA Artigo: 52°, nº 1 Assunto: Arquivamento e conservação de documentos Processo: O029 2005137 – despacho do SDG dos Impostos, substituto legal do Director­ Geral, em 23­09­2008 Conteúdo: O sujeito passivo A, exercendo a actividade de "Edição de outros programas informáticos" – CAE 58290, vem solicitar parecer vinculativo nos termos do art.° 68.° da Lei Geral Tributária, relativamente à interpretação do n.° 1 do art.° 52.° do CIVA. EXPOSIÇÃO DO SUJEITO PASSIVO 1. Refere na presente exposição que no âmbito da sua actividade procede à configuração de "documentos financeiros de negócio", tais como a factura e o talão de venda, pelo que, pretendendo clarificar a interpretação a dar ao n.° 1 do art.° 52.° do CIVA, coloca as seguintes questões: ­"O arquivamento e a conservação a que se refere o artigo deverá ser necessariamente num formato de papel ou poderá ser um formato electrónico do tipo disco duro, CD, memória, etc.?" ­"Podemos considerar que os documentos facturas e talões de venda estão incluídos ou são considerados no grupo dos documentos – "livros, registos e respectivos documentos de suporte?" ­"Os livros, registos e respectivos documentos de suporte" deverão incluir obrigatoriamente uma cópia unitária de todas as facturas emitidas por meios electrónicos do tipo máquina registadora /ou computador pessoal (PC) utilizando um software específico de facturação ou o artigo refere­se apenas ao documento folha de caixa que apura o total diário de facturas emitidas?" ENQUADRAMENTO LEGAL DA SITUAÇÃO 2. Estabelece o n.° 1 do art.° 52.° do CIVA que "os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos". 3. Relativamente aos sujeitos passivos que estão dispensados da obrigação de facturação, mas obrigados a emitir talão de venda nos termos do n.° 2 do art.° 40.° do CIVA (art.° 39.° antes da renumeração e publicação do Código, pelo D.L. n.° 102/2008, de 20 de Junho), determina o n.° 2 do art.° 46.° do mesmo diploma, que o registo diário das operações efectuadas por esses sujeitos passivos, deverá ser apoiado em documentos adequados, tais como "fitas de máquinas registadoras, talões de venda, talão recapitulativo diário ou folhas de caixa". Processo: O029 2005137 1  4. Estes documentos que servem de suporte ou constituem o registo a que se refere o art.° 46.° do CIVA, sem prejuízo da possibilidade de opção pela elaboração de folhas de caixa, devem de igual modo, ser conservados no prazo determinado no art.° 52.° do mesmo diploma (n.° 5 do art.° 46.° do CIVA). ANÁLISE E CONCLUSÃO 5. Pelo exposto, conclui­se que: ­ Deverão ser arquivados e conservados em boa ordem, pelo prazo estabelecido no n.° 1 do art.° 52.° do CIVA, todos os elementos, nomeadamente os referidos nesse normativo, necessários ao correcto apuramento do imposto. ­ O arquivo desses documentos será em formato de papel, sem prejuízo de, quando a contabilidade é efectuada por meios informatizados, os elementos "relativos à análise, programação e execução dos tratamentos", serem arquivados nos próprios meios informáticos que suportam a referida contabilidade. 6. Mais se informa, relativamente ao arquivo de documentos (facturas ou documentos equivalentes, talões de venda ou outros documentos fiscalmente relevantes), a possibilidade dos mesmos serem arquivados electronicamente, nos termos do n.° 4 e n.° 7, ambos do art.° 52.° do CIVA, que se transcrevem: "4 – É permitido o arquivamento em suporte electrónico das facturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrónica desde que se encontre garantido o acesso completo e em linha aos dados e assegurada a integridade da origem e do seu conteúdo (redacção dada pelo art.° 3.° do DL 238/2006, de 20/12). "7 – É ainda permitido o arquivamento em suporte electrónico das facturas ou documentos equivalentes, dos talões de venda ou de quaisquer outros documentos com relevância fiscal desde que processados por computador, nos termos definidos por portaria do Ministro das Finanças"(aditado pelo art.° 3.° do DL 238/2006, de 20/12). 7. Relativamente ao arquivo previsto no n.° 4 do art.° 52.° do CIVA, refere­se que o Decreto­Lei n.° 196/2007, de 15 de Maio regula as condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das facturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrónica e que a Portaria n.° 1370/2007, de 19 de Outubro, estabelece as condições que devem ser observadas para o arquivo electrónico dos documentos previstos no n.° 7 do mesmo diploma. 8. Refira­se ainda que o arquivo em suporte electrónico deve ser conservado no prazo e nos termos previstos no n.° 1 do art.° 52.° do CIVA. Processo: O029 2005137 2