Informação vinculativa n.º 12979

FICHA DOUTRINÁRIA Diploma: CIVA Artigo: n.º 7 do art. 52.°; Portaria n.º 321-A/2007 Assunto: Arquivo em suporte eletrónico/digital - Faturas emitidas e processadas por computador, em substituição do respetivo arquivo em suporte de papel Processo: nº 12979, por despacho de 2018-05-16, da Diretora de Serviços do IVA, (por subdelegação) Conteúdo: Tendo por referência o pedido de informação vinculativa solicitada ao abrigo do artigo 68.º da Lei Geral Tributária (LGT), cumpre prestar a seguinte informação: I - PEDIDO 1. O presente pedido de informação centra-se em saber qual a forma e legalidade do procedimento a adotar pela requerente relativamente à criação de um arquivo documental em formato digital, atento os seguintes pressupostos: (i) A requerente tem como atividade principal o comércio a retalho de mobiliário e artigos de iluminação, estabelecimento especializado, correspondente ao CAE n.º 47591; (ii) Neste momento, detêm dezanove estabelecimentos comerciais em Portugal; (iii) Por se tratar de comércio a retalho, a maioria dos seus clientes são particulares; (iv) Todos os meses é enviado o ficheiro SAF-T para a administração fiscal; (v) A requerente processa diariamente inúmeros documentos elaborados em computador e com recurso a software de faturação elaborado por uma empresa, devidamente certificado com o n.º …../AT; (vi) São elaborados nestes termos os seguintes documentos: a) Fatura; b) Fatura simplificada; c) Fatura recibo; d) Fatura adiantamento; e) Recibo; f) Recibo de devolução de valores; g) Nota de crédito de fatura; h) Nota de crédito de fatura recibo; i) Nota de crédito de devolução de adiantamentos; j) Guia de transporte; k) Guia de remessa; Processo: nº 12979 1  l) Transferência de armazém; m) Orçamento; n) Encomenda. (vii) Neste momento, os documentos elaborados em computador são impressos em duas ou três vias, dependendo da sua natureza ou função; (viii) A requerente elabora mais de 500.000 (meio milhão) documentos por ano, o que implica imprimir sempre mais de 1.000.000 (um milhão) de folhas A4 ou talões; (ix) Para além disso, com todo este processamento de documentos, a requerente tem vindo a efetuar o seu arquivo em papel, o que implica o consequente arquivamento de todos aqueles documentos em local próprio, na sede da empresa. (x) Assim, pretende substituir, no futuro, o arquivo em papel por um arquivo em suporte digital com ficheiro em formato PDF, simples ou assinado com certificado digital. (xi) Neste caso, o ficheiro em PDF a arquivar, seria aquele que é gerado pelo programa de faturação, aquando da emissão do documento original. (xii) Os ficheiros gerados seriam arquivados no atual Data Center contratado e gerido pela …… (com backups automáticos), e com cópia em outro formato digital (Disco Rígido, Disco Externo, Pendrive) guardada na sede da empresa. 2. Face ao supra exposto, a requerente vem solicitar esclarecimentos quanto à viabilidade do procedimento a adotar e implementação do arquivo digital. II - ENQUADRAMENTO JURÍDICO-TRIBUTÁRIO 3. De harmonia com a alínea b) do n.º 1 do artigo 29.º do Código do IVA (CIVA), os sujeitos passivos encontram-se obrigados a emitir uma fatura, por cada transmissão de bens ou prestação de serviços, tal como vêm definidas nos artigos 3.º e 4.º do mesmo código, independentemente da qualidade do adquirente do bens ou destinatário dos serviços, ainda que estes não a solicitem, bem como pelos pagamentos que lhes sejam efetuados antes da data da transmissão de bens ou da prestação de serviços. 4. Note-se que, com as alterações ao CIVA introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 197/2012, de 24 de agosto, em matéria de faturação, foi derrogada a expressão "documento equivalente", passando, a partir de 1 de janeiro de 2013, a admitir-se que apenas a "fatura" ou "fatura-recibo" e a "fatura simplificada" cumprem a obrigação de faturação, na medida em que contenham os requisitos do n.º 5 do artigo 36.º ou do n.º 2 do artigo 40.º, ambos do CIVA. 5. Por seu turno, são apenas admitidos como documentos retificativos da fatura, nos termos do n.º 7 do artigo 29.º e n.º 6 do artigo 36.º, ambos do CIVA, as guias ou notas de devolução, as notas de crédito e as notas de débito. 6. No que respeita ao arquivo de faturas, documentos de transporte e demais documentos com valor contabilístico, estabelece o n.° 1 do artigo 52.° do CIVA que "os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa Processo: nº 12979 2  ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos". 7. Com a publicação do Decreto-Lei n.º 238/2006, de 20 de dezembro, foram introduzidas alterações, nomeadamente ao CIVA, no sentido de simplificar e racionalizar obrigações e procedimentos com vista à diminuição dos custos por parte dos sujeitos passivos. 8. Entre outras alterações, o referido diploma aditou ao artigo 52.º do CIVA o n.° 7 que veio permitir, a partir de 2007.01.01, "(...) o arquivamento em suporte eletrónico das faturas ou documentos equivalentes, dos talões de venda ou de quaisquer outros documentos com relevância fiscal desde que processados por computador, nos termos definidos por portaria do Ministro das Finanças". 9. Neste sentido, a Portaria n.° 1370/2007, de 19 de outubro, vem estabelecer as condições que devem ser observadas para o arquivo eletrónico daqueles documentos, referindo o seu artigo 1.° que "as facturas ou documentos equivalentes e os talões de venda, exigíveis pelo Código do IVA e emitidos de acordo com o disposto no art.° 5.° do Decreto-Lei n.° 198/90, de 19 de Junho, com as alterações nele introduzidas, podem ser arquivados em suporte electrónico". 10. De acordo com a alínea b), do n.° 2, do artigo 3.° da mesma Portaria, os ficheiros devem, entre outros condicionalismos, "ter o mesmo formato e estrutura de dados e seguir as regras definidas para o preenchimento do ficheiro de auditoria informática, definido por portaria do Ministro das Finanças" (vide Portaria n.° 321-A/2007, de 26 de março). 11. Por último, faz-se notar que a redação do n.º 7 do artigo 52.º do CIVA, foi alterada pelo Decreto-Lei n.º 197/2012, de 24 de agosto, com entrada em vigor a 1 de janeiro de 2013, o qual, como já foi referido, veio derrogar todas a referências a "fatura ou documento equivalente", constantes da legislação em vigor, as quais devem entender-se como sendo feitas, apenas, à fatura. III - ANÁLISE E CONCLUSÃO 12. Verifica-se por consulta ao Sistema de Gestão e Registo de Contribuintes que a requerente se encontra enquadrada no regime normal, com periodicidade mensal, desde 1989-01-01, pela atividade principal de "Com. Ret. Mobiliário e Artigos Iluminação, Estab. Espec.", CAE 47591, e pelas atividades secundárias "Com. Grosso Eletrodomésticos, Aparelhos Rádio e Televisão", CAE 046430 e "Arrendamento de Bens Imobiliários", CAE 068200. 13. Tendo em conta o disposto no n.º 7 do artigo 52.° do CIVA e observadas que sejam as condições estabelecidas na Portaria n.º 1370/2007, de 19 de outubro, e na Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, pode a requerente proceder ao arquivo em suporte eletrónico das faturas por si emitidas e processadas por computador, em substituição do respetivo arquivo em papel. 14. De referir que o arquivo em suporte eletrónico (suportes e respetivas cópias), deve ser conservado no prazo e nos termos previstos no n.º 1 do artigo 52.° do CIVA. Processo: nº 12979 3 Processo: nº 12979 4